Die Relevanz eines guten Projektteams im DMS-Projekt

Das Projektteam ist eine entscheidende Komponente im DMS-Projekt. Warum das so ist und was Sie beachten sollten, erfahren Sie hier.

Die Einführung eines DMS ist für viele Unternehmen der erste Schritt in Richtung Digitalisierung. Doch wie gelingt das „Projekt DMS“ und welche Rolle spielt das Projektteam bei der Einführung?

Mit diesen Themen wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher auseinandersetzen und aufzeigen, warum Sie Ihre Belegschaft möglichst früh in das Projekt miteinbeziehen sollten.

Inhaltsverzeichnis

• DMS-Software – Ein Überblick 
• Das DMS-Projekt: Struktur und Ablauf 
• Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches DMS-Projekt
• Die Rolle des Projektteams im DMS-Projekt 
• Fazit: Kein erfolgreiches DMS-Projekt ohne Projektteam

DMS-Software – Ein Überblick

Die drei Buchstaben „DMS“ sind die gängige Abkürzung für „Dokumentenmanagementsystem“. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. 

DMS-Prozesse optimieren

Dabei ist moderne DMS-Software weitaus mehr als ein digitales Ablagesystem. Sämtliche Prozesse des Dokumentenmanagements lassen sich mittels DMS-Software verwalte, steuern, optimieren und in vielen Fällen sogar automatisieren.

Auf diese Weise werden wertvolle Ressourcen eingespart, welche dann wiederum an anderer Stelle zielführender und gewinnbringender eingesetzt werden können. 

Ein Beispiel für eine solche Funktion ist die Volltextsuche, mittels derer binnen Sekunden alle wichtigen Dokumente zu einer Anfrage angezeigt werden können. 

Workflow-Kollaboration

Durch die zentrale Ausrichtung der DMS-Software arbeiten alle Mitarbeiter mit denselben Daten. Zudem verfügt moderne DMS-Software in der Regel über diverse Funktionen, die die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit im Unternehmen maßgeblich erleichtert. 

So hat die Nutzung einer DMS-Software zahlreiche Vorteile gegenüber einer analogen Dokumentenverwaltung. Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Unternehmen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Ist der Entschluss gefasst, beginnt das „Projekt DMS“. 

Das DMS-Projekt: Struktur und Ablauf

Ein unternehmerisches Projekt ist ein Vorhaben, welches sich vor allem durch die Einmaligkeit wesentlicher Rahmenbedingungen wie der Zielvorgabe auszeichnet.

Obwohl nach einer gewissen Zeit die Notwendigkeit einer Neuanschaffung besteht, handelt es sich bei der Einführung einer Unternehmenssoftware immer um ein eigenes Projekt, welches auch als solches betrachtet und behandelt werden sollte.

Schließlich ist Unternehmenssoftware in der Regel auf eine langfristige Nutzung ausgelegt. Aus diesem Grund ist sollten Unternehmen in jedem Fall einen strategisch-fundierten, strukturierten Ansatz verfolgen. 

Anforderungen definieren

Zu Beginn eines jeden Software-Projektes sollte daher eine ausführliche IST-Analyse stehen. Auf Grundlage der Analyseergebnisse können dann konkrete Ziele definiert werden, die mit der Einführung einer DMS-Software erreicht werden sollen. 

DMS-Markt sondieren

Erst nachdem sich Unternehmen ihrer individuellen Anforderungen bewusst sind, sollten sie mit der Sondierung des DMS-Marktes beginnen. Die Suche nach einem geeigneten System bzw. Anbieter stellt dabei für viele Unternehmen eine nicht zu unterschätzende Herausforderung dar.

Aufgrund der Vielfalt und Größe des DMS-Marktes sollten Unternehmen daher zunächst ein detailliertes Lastenheft erstellen, auf dessen Grundlage dann potenzielle DMS-Software identifiziert werden kann. 
Nach der Auswahl erfolgt die Implementierung der neuen Software und letztlich auch die Workflow-Adaptation im Tagesgeschäft. 

Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches DMS-Projekt

Jedes Unternehmen hat Interesse an einem möglichst erfolgreichen DMS-Projekt. Letztlich fließen sowohl Zeit als auch finanzielle Mittel in die Einführung der neuen DMS-Software, die daher bestenfalls reibungslos ablaufen und ein entsprechendes ROI erzielen sollte. Doch: 

Was ist überhaupt ein „erfolgreiches“ Projekt?

Grundsätzlich gilt ein Projekt als erfolgreich, wenn die zuvor gesetzten Ziele erreicht oder übertroffen wurde. Diese Ziele können sich auf 

• Das Ergebnis 
• Die Budgettreue
• Den zeitlichen Rahmen 

beziehen.  

Doch die Messung dieser Faktoren ist nicht immer so einfach, wie es zunächst den Anschein haben mag. Beispielsweise können aufgrund mangelnder Planung und Vorbereitung Folgekosten durch nachträgliche Anpassungen entstehen, die zunächst nicht ersichtlich waren.

Hinzu kommt, dass sich der wahre ROI erst bei langfristiger Nutzung zuverlässig feststellen lässt. Auch das gesamte Ergebnis des Projektes ist also noch nicht unmittelbar nach der Implementierung ersichtlich. 

Was können Unternehmen also tun, um bereits möglichst früh den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt zu legen? 

Maßnahmen für eine erfolgreiche DMS-Software-Einführung

Grundsätzlich gilt, dass sich durch eine ausführliche Planung und Vorbereitung viele Fehltritte und vermeiden lassen. Doch auch das Projektteam selbst spielt eine große Rolle, wenn es um den Erfolg der DMS-Software-Einführung geht. 

Die Rolle des Projektteams im DMS-Projekt

Das Projektteam ist die Keimzelle eines erfolgreichen DMS-Software-Projektes. Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen genau überlegen, wer Teil des Teams wird und welche Aufgabe einzelne Mitarbeiter übernehmen. 

Zusammenstellen des Projektteams

Vor dem Zusammenstellen des Projektteams sollten sich Unternehmen einige grundlegenden Fragen stellen. 
Welche Kernkompetenzen und Fähigkeiten sollten durch das Projektteam abgedeckt werden?
Wer wird zwingend benötigt?

Welche Kapazitäten müssen eingebracht werden? Wie lässt sich dies praktisch realisieren und mit den eigentlichen Aufgaben des jeweiligen Mitarbeiters vereinbaren? 

Kernteam und erweitertes Team

Zu unterscheiden ist grundsätzlich zwischen erweitertem Team und Kernteam, wobei es in manchen Fällen keine klaren Grenzen gibt, da beide Bereiche fließend ineinander übergehen.

Erfahrungswerten zu Folge sollte das Kernteam nach Möglichkeit nicht allzu groß sein – ganz nach dem Motto „Zu viele Köche verderben den Brei“. Den Mitgliedern des Kernteams sollten in jedem Fall entsprechende Kapazitäten für die Arbeit am Projekt eingeräumt werden. 

Dies gilt auch für das erweiterte Team. Mitglieder des erweiterten Teams stammen beispielsweise auch Fachbereichen, um ihren Geschäftsbereich oder ihre Abteilung im DMS-Projekt zu vertreten. Fachliche Spezialisten können jedoch auch als Teil des Kernteams eingesetzt werden. 

Projektleiter und Key User

Hierbei handelt es sich beispielsweise um sogenannte Key User. Key User sind Mitarbeiter, die im Rahmen des DMS-Projektes als erste praktische Erfahrungen in der Nutzung der neuen DMS-Software sammeln.

Sie vertreten im Rahmen des Projektes die Interessen ihrer Abteilung und sind aktiv an der Einführung der DMS-Software beteiligt. Ihnen überstellt ist der Projektverantwortliche. Sie bilden eine Art Schnittstelle zwischen Führungsebene und Belegschaft, wodurch Drop-down-Strukturen vermieden werden. 

Zudem sind sie in der Lage, durch ihre Expertise später interne weitere Mitarbeiter in der Nutzung der DMS-Software zu schulen. Auf diese Weise können Schulungskosten maßgeblich reduziert werden. 

Ablehnung vermeiden

Unabhängig von ihrer Rolle im DMS-Projekt sollten Unternehmen alle Mitarbeiter möglichst früh in die geplante DMS-Einführung miteinbeziehen.

Wichtig ist, dass die Belegschaft ausführlich über die Vorteile informiert wird, die ihr durch die Einführung einer DMS-Einführung im Tagesgeschäft entstehen sollen. So wird vermeiden, dass das neue System beispielsweise als Kontrollmaßnahme des Managements verstanden wird und die Mitarbeiter es ablehnen. 

Fazit: Kein erfolgreiches DMS-Projekt ohne Projektteam

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass auch die beste DMS-Software nur ihr volles Potenzial entfalten kann, wenn sie richtig bedient wird. Um dies zu gewährleisten, sollte die Belegschaft möglichst früh mit in das Projekt miteinbezogen werden. So beugen Unternehmen einer möglichen Ablehnung vor. 

Projektteam strategisch zusammenstellen

Ein gutes Projektteam ist Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches DMS-Projekt. Aus diesem Grund sollten Unternehmen bei der Zusammenstellung des Teams einen strategischen Ansatz wählen. Wichtig ist, dass jede Abteilung und jeder Fachbereich, der künftig mit der neuen DMS-Software arbeiten soll, repräsentiert wird.