Schnittstellen im Cloud-DMS

Welche Schnittstellen zu einem DMS in der Cloud gibt es und welche sind besonders wichtig und sinnvoll?

Das Potential eines Dokumentenmanagementsystems in der Cloud ist schon allein riesig. Durch die Integration in andere Systeme, beziehungsweise die Anbindung an andere, ergeben sich jedoch enorm viele weitere Vorteile, die ein Unternehmen unbedingt nutzen sollte. Was jedoch bedeutet Integration in diesem Kontext eigentlich?

Was sind Schnittstellen und wie funktioniert das ganze technisch? Wir wollen in diesem Artikel einmal genauer auf die diversen Möglichkeiten schauen die es gibt, ein DMS an andere Systeme anzubinden und wollen dabei die unzähligen Vorteile, die eine solche Anbindung mit sich bringen kann eingehen. Doch zunächst widmen wir uns einer allgemeinen Einordnung der Begrifflichkeiten. 

Was ist ein DMS? – Eine Definition

Ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem ist eine Unternehmenssoftwarelösung, die Unternehmen dabei hilft die vielen anfallenden Dokumente zu organisieren, zu verwalten und auch zu archivieren. Dadurch wird jedes, im Unternehmen umherlaufende Dokument, auf einer zentralen Datenbank gespeichert und in eine entsprechende Ordnerstruktur einsortiert. 

Dies sorgt dafür, dass immer nur eine, die aktuellste Version eines Dokumentes, zur Verfügung steht. So können alle Mitarbeiter direkt erkennen, wie es um den Status eines bestimmten Prozesses bestellt ist, welche Schritte noch zu tun sind und wer diese vorzunehmen hat. Das hat letztlich die Folge, dass Dokumente und damit verbunden Arbeitsprozesse deutlich schneller abgearbeitet werden können. 

Zudem versieht das System jedes Dokument mit sogenannten Metadaten, die die Suche nach diesem deutlich einfacher und schneller gestalten. Alle Mitarbeiter arbeiten fortan mit den gleichen Daten, was dazu führt, dass Fehlerquoten gesenkt werden können und Dubletten weitestgehend vom System ausgeschlossen werden können. 

Ein DMS-System hat zudem das Potential viele verschiedene Geschäftsprozesse zusammenzuführen, zu bündeln und an vielen verschiedenen Stellen zu automatisieren. Gerade durch die Anbindung an anderen Anwendungen, wird dieses Potential mehr und mehr ausgeschöpft. Doch wie genau geht eine solche Anbindung eigentlich technisch von Statten und welche Mehrwerte bietet diese genau?

Schnittstellen, Anbindungen, Integrationen – Was ist das? 

Die Voraussetzung für die Verbindung zweier Softwarelösungen sind entsprechende Schnittstellen beider Lösungen. Sogenannte Softwareschnittstellen sind letztlich also logische Berührungspunkte in einem Softwaresystem, bzw. zwischen diesen. Diese ermöglichen und regeln den Austausch von Befehlen und Daten zwischen den verschiedenen Prozessen und Komponenten. 

Unter dem Begriff Anbindung, auch oftmals Kopplung genannt, versteht man die Verknüpfung von verschiedenen Softwaremodulen oder ganzen Systemen. Dadurch wird die Kommunikation zweier Systeme untereinander ermöglicht, was auch den Datenfluss zwischen diesen beinhaltet. Voraussetzung hierfür sind die zuvor angesprochenen Schnittstellen dieser beider Systeme. So kann durch die Schnittstelle das eine System Daten vom anderen abgreifen und für seine Funktionen nutzbar machen. Wir werden an späterer Stelle genauer auf den Nutzen eingehen. 

Bei einer sogenannten Integration geht es eher um die Verknüpfung verschiedener Anwendungen. Im Unterschied zur Anbindung sollen Schnittstellen weitestgehend umgangen werden, vielmehr geht es um eine ganzheitliche Einbettung eines Systems in das andere, bzw. einer ganzheitlichen Verknüpfung. 

Welche Schnittstellen mit einem DMS sind nun denkbar? 

Grundsätzlich sind viele verschiedene Schnittstellen in einem DMS-System denkbar. So können beispielsweise E-Mailprogramme integriert werden, Verbindungen zu CRM-Systemen oder auch Buchhaltungssoftware hergestellt und in ERP-Systeme integriert werden. Doch der Reihe nach. 

Einbindungen von E-Mailprogrammen

Eine der wohl grundlegendsten Kopplungen ist jene von Dokumentenmanagementsystemen und E-Mailprogrammen. Täglich gehen in einem Unternehmen unzählige E-Mails ein und aus. Viele von diesen mit Anhängen aller Art. Durch die Anbindung an ein DMS-System können diese E-Mails entsprechend gespeichert und automatisch an die richtigen Stellen verteilt werden. Auch die Anhänge können hinsichtlich ihres Inhaltes erkannt und zugeordnet werden. 

So können diese direkt in entsprechende Workflows integriert werden, sodass jeder Mitarbeiter direkt sehen kann, was von wem wann bearbeitet werden muss. Prozesse werden somit deutlich schneller, transparenter und vor allem effizienter. Keine Mail wird mehr vergessen oder bleibt an einer Stelle länger als nötig liegen. Auch muss nicht mehr in der Timeline nach einer bestimmten Mail gesucht werden, vielmehr bietet die Suchfunktion im DMS eine Möglichkeit alles schnell zu finden. 

Verbindung von CRM und DMS

CRM-Systeme sammeln unzählige Daten zu den Kunden eines Unternehmens und speichern diese auf einer zentralen Datenbank. Durch die Verbindung zwischen DMS und CRM können die Daten im CRM-System weiter angereichert werden und alle Daten können durch das DMS revisionssicher abgelegt werden. Eingehende Bestellungen beispielsweise per physischem Brief würden die Kundenakte im CRM nur dann erreichen, wenn man diese im DMS digitalisiert und dann erneut in das CRM einpflegt. Durch die entsprechende Schnittstelle, geschieht dies automatisch, sodass keine doppelten Eingaben notwendig sind. 

Integration in ERP-Systeme

Die meisten ERP-Systeme am Markt verfügen mittlerweile in ihren Standardversionen über ein entsprechendes DMS-Modul. Dieses ist vollständig in das gesamte System integriert und wir mit allen Dokumenten und Dateien innerhalb des ERP-Systems gefüttert. Doch auch DMS-Einzellösungen lassen sich in bereits bestehende ERP-Systeme integrieren. Die Vorteile die ein DMS in der Verwaltung und Organisation eines Unternehmens mit sich bringt, weiten sich so auf das gesamte Unternehmen aus. Letztlich kann mit einer derartigen Integration das gesamte Unternehmen vom Dokumentenmanagement profitieren. 

Schnittstelle zu DATEV

Eine Schnittstelle zu DATEV bietet viele weitere Vorteile und macht Prozesse deutlich schneller. Dokumente die zu einer bestimmten Buchung gehören können sich direkt anzeigen lassen, offene Rechnungsposten IN DATEV können mit dem DMS-Archiv einfach abgefragt und abgeglichen werden und Buchungsstapel können im DMS angelegt und an DATEV übergeben werden. Letztlich automatisiert diese Schnittstelle viele verschiedene Buchungsprozesse, machte diese übersichtlicher und vermeidet zudem klassische Fehler, die an dieser Stelle oftmals gemacht werden. 

Viele weitere Schnittstellen denkbar

Die hier aufgezeigten Schnittstellen bzw. Anbindungen und Integrationen sind nur ein kleiner Teil der dadurch möglich werdenden Vorteile. Es gibt auch Anbindungsmöglichkeiten eines DMS-Systems an entsprechende Hardware. Man denke nur an die Integration des Scanners, der die physischen Dokumente digitalisiert und dann direkt an das DMS übermittelt. Dieses kann dann das jeweilige Dokument direkt zuordnen und an der richtigen Stelle abspeichern. Doch auch zu anderen Softwareanwendungen bestehen noch diverse Anbindungspotentiale. 

Man sollte sich also bei der Auswahl eines passenden DMS-Systems unbedingt auch die vorhandenen Schnittstellen ansehen und die jeweiligen Möglichkeiten mit diesen erwägen. Entscheidet man sich für ein in sich geschlossenes System, welches von haus aus nicht mit anderen Anwendungen kommunizieren kann, gehen wertvolle Potentiale einfach verloren.