Warum die Sicherheit der DMS Oberfläche so wichtig ist

Erfahren Sie, warum Sicherheit in der DMS Oberfläche so wichtig ist.

In dieser Reihe haben wir uns mit den verschiedenen Ebenen der Sicherheit von Daten innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems auseinandergesetzt und auf die verschiedenen Maßnahmen, Gefahren und Risiken aus unterschiedlichen Perspektiven geschaut. An dieser Stelle wollen wir uns einmal etwas ausführlicher der Frage widmen, welche Sicherheitsmaßnamen in der der Oberfläche eines DMS getroffen werden können und welchen Sinn und Zweck diese genau haben. 

Gefahren durch Nutzung

Damit verbunden ist auch immer ein Blick auf die möglichen Risiken, die sich in der Benutzung des Systems ergeben. Deshalb werfen wir an erster Stelle einmal einen Blick auf diese, um letztlich verstehen zu können, welche verschiedenen Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden müssen, um auch die Oberfläche eines Systems sicher zu machen. 

DMS-Oberfläche verstehen

Doch vorab nochmal ein Blick auf die allgemeine Funktionsweise eines Dokumentenmanagementsystems und dessen wesentlichsten Aufgaben, um uns noch einmal bewusst machen zu können, wo genau die Sicherheit in der Oberfläche ansetzt. 

• Was ist ein DMS? – Eine Definition
• Was ist mit Oberfläche gemeint? 
• Sicherheit in der Oberfläche
• Log-In-Prozess als erste Hürde
• Rechtevergabe im DMS
• Versionierung schützt vor Datenverlust
• Fazit – Sicherheit durch benutzerfreundliche Oberfläche

Was ist ein DMS? – Eine Definition

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind Businesssoftware-Anwendungen, dir zur gezielten Organisation, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten aller Art in Unternehmen zum Einsatz kommen. Alle umherlaufenden Dokumente werden von dem System auf einer zentralen Datenbank gespeichert und den Nutzern zur Bearbeitung bereitgestellt. 
Dabei werden eingehende Dokumente mit entsprechenden Meta-Daten versehen und dann in einer entsprechenden Ordnerstruktur einsortiert. Mit entsprechenden Suchfunktionen lassen sich dann fortan alle Dokumente leicht auffinden. 

Zusammenarbeit wird gefördert

Ziel derartiger Systeme ist es, die Verlust- und Fehlerquoten von Dokumenten nachhaltig zu senken, indem immer nur eine Version eines bestimmten Dokumentes vorgehalten wird. Dadurch, dass alle Mitarbeiter mit denselben Dateien und Dokumenten arbeiten, wird sichergestellt, dass alle immer auf dem neusten Stand sind. Verändert ein Mitarbeiter ein Dokument, wird dieses genau protokolliert und für alle anderen nachvollziehbar. 

Viele Automatisierungen möglich

Auch helfen DMS-Lösungen bei der Einhaltung von gesetzlichen Datenschutzvorgaben, indem sie beispielweise an Löschfristen erinnern. Durch die zentrale Speicherung aller Dokumente in einem Unternehmen ergeben sich darüber hinaus diverse Automatisierungsmöglichkeiten und neue Workflows. Generell durchlaufen Dokumente das Unternehmen mit Hilfe eines DMS deutlich schneller und effizienter. 

Was ist mit Oberfläche gemeint? 

Mit dem Begriff „Grafische Benutzeroberfläche“ (aus dem englischen graphical user interface GUI) bezeichnet man eine Form der Benutzerschnittstelle eines Computers. Grundsätzlich hat die Oberfläche die Aufgabe, die Anwendungssoftware auf einem Endgerät mittels grafischer Symbole, Steuerelemente oder Widgets, bedienbar zu machen. 

Benutzerfreundlichkeit A und O

Letztlich geht es also darum, dem Anwender eine möglichst verständliche und ansprechende Oberfläche zur Bedienung der eigentlichen Anwendung zu unterbreiten. Wir alle kennen Oberflächen beispielweise die der Betriebssysteme auf unseren PCs. So kennt man beispielsweise die Windows-Oberfläche und hat sich an die Fensterfunktionen längst gewöhnt. 

Logisch und intuitiv

Zentral bei der Gestaltung dieser Oberflächen ist die Anwenderfreundlichkeit. Anwender müssen verstehen können, welcher Schritt welche Aktion ausführt und das am Besten intuitiv. So sollten Aktionsmöglichkeiten zudem logisch aufeinander aufgebaut und einheitlich designt sein, damit der Anwender schnell und effizient mit dem jeweiligen Programm arbeiten kann. 

Sicherheit in der Oberfläche

Wie kommt jetzt jedoch das Thema Sicherheit in den Kontext von Benutzeroberflächen? Nun man denke an eine ganz einfache und uns allen schon einmal begegnete Sicherheitsabfrage. „Wollen Sie diese Datei wirklich löschen?“ 

Solche Abfragen schützen den Anwender vor versehentlichen Löschungen von Inhalten oder ganzen Dateien. Klickt man auf eine entsprechende Schaltfläche zur Löschung, würde das System diese ganz einfach ausführen. 

Doch wird die Aktion durch die Sicherheitsabfrage erst einmal verschoben und erst nach erneuter Bestätigung ausgeführt. Rufen wir uns jetzt noch einmal die Funktionsweisen eines Dokumentenmanagementsystems vors Auge, fallen uns sicher auf Anhieb zig solcher Sicherheitsrisiken ein, für die eine Benutzeroberfläche Lösungen bereithält.  

Log-In-Prozess als erste Hürde

Eine der wichtigsten Maßnahmen zum Schutz von Dokumenten in einem DMS ist sicher der Log-In. Benutzer erhalten ihre individuellen Log-In-Daten, mit denen sie sich authentifizieren müssen. Ohne entsprechende Anmeldung, werden sie nicht in das System gelassen, ähnlich wie bei einem Security-Check vor einem Eingang in einen Gerichtssaal oder auf einem Firmengelände. 

Anmeldeprozess sicherer gestalten

In vielen Fällen kann es beispielsweise Sinn ergeben sich nicht nur über seinen Namen und sein Passwort anzumelden, sondern noch eine zweite Stufe einzubauen. So gibt es bei der 2-Faktoren-Authentifizierung darum, eine weitere Ebene einzubauen, um den Schutz weiter auszubauen. 

So kann beispielsweise das Smartphone mit in die Anmeldung einbezogen werden. So wird ein DMS auf Anwenderseite maximal sicher. Ein Problem beim Log-In sind leider oftmals viel zu schlecht gewählte Passwörter oder Unachtsamkeiten der Anwender. 

Sicherheit verständlich machen

Generell scheint die Metapher eines Firmengebäudes gut zu den Sicherheitsmaßnahmen in der Benutzeroberfläche zu passen. Konnte sich der Angestellt an der Pforte authentifizieren, wird ihm Zugang zum Gelände gewährt. 

Nun hat dieser die Möglichkeit diverse Räume des Gebäudes zu betreten und mit seinen Kollegen zu interagieren. Doch gibt es auch Räume, die ihm vorbehalten sind, wie beispielsweise Reinräume, Lager oder IT-Räume oder dergleichen. Gleiches gilt für das DMS. 

Rechtevergabe im DMS

Denn nicht alle Dateien und Dokumente stehen allen Mitarbeitern zur Verfügung. So können einzelne Dokumente nur für ein bestimmtes Team zugänglich sein, andere Nutzer können das Dokument lesen, jedoch nicht verändern und wieder andere, das Dokument nicht einmal sehen. 

Nicht jeder Mitarbeiter braucht gleichen Zugang

Auch an einigen Besprechungen darf ein Mitarbeiter nicht teilnehmen, an anderen wiederum schon, je nach seiner Teamzugehörigkeit. So werden auch im DMS Teams definiert, die dafür sorgen, dass jeder den Zugang bekommt, den er benötigt, aber eben nicht für alle Bereich. Hier gilt, je weniger Menschen Zugriff auf ein bestimmtes Dokument benötigen, desto besser ist dieses dann auch geschützt. 

Versionierung schützt vor Datenverlust

Ebenso ist ein DMS so gestaltet, dass Änderungen an einem Dokument für jeden Anwender nachvollziehbar sind. Ändert ein Anwender ein Dokument, wird eine neue Version erstellt, sodass an Hand der älteren Versionen erschlossen werden kann, was genau verändert wurde. Dies schützt letztlich vor falschen Veränderungen oder Fehlinformation. 

Gesetzlichen Bestimmungen entsprechen

Ein weiteres Feld betrifft die Archivierung der Dokumente, oder genauer gesagt die automatische Erinnerung an Löschfristen. Die Gesetzgebung verlangt die Aufbewahrung einiger Dokumente und die fristgerechte Löschung anderer. 
Ein DMS ist in der Lage automatisch an derartige Fristen zu erinnern. Bevor ein Dokument final gelöscht werden muss, kann das System vorab daran erinnern und Anwender können nochmal überprüfen, ob die Informationen darin noch irgendeine Relevanz haben. 

Fazit – Sicherheit durch benutzerfreundliche Oberfläche

Generell gibt es noch viele verschiedene andere Möglichkeiten die Oberfläche eines DMS so zu gestalten, dass vor Datenverlusten und unberechtigtem Zugriff geschützt wird. Bei der Auswahl eines entsprechenden DMS sollte man auch immer auf die Benutzerfreundlichkeit und das Design des Systems achten, da diese Faktoren entscheidend für die Sicherheit der Daten sein können. 

Gleichsam gilt es die Oberfläche soweit anzupassen, als dass Fehler von vorherein vermieden werden können. Hier bieten beispielweise vorformatierte Formulare mit Auto-Fill-Funktionen eine gute Möglichkeit. Das sorgt nicht nur für valide, sondern auch für sichere Daten.