Der Stellenwert eines mobil-verfügbaren DMS

Die mobile Verfügbarkeit einer DMS-Software hat heutzutage einen besonders hohen Stellenwert. Näheres zu dieser wichtigen Funktion erfahren Sie hier.

Der Mehrwert einer DMS-Software wird maßgeblich durch die Funktionen bestimmt, die sie einem Unternehmen bereitstellt. Dabei variieren die Anforderungen an einen geeigneten Funktionsumfang von Unternehmen zu unternehmen teils stark. 

Im Zuge der zunehmenden Digitalisierung und der zunehmend schnelllebigen Zeit hat sich jedoch bisher unter anderem eine mobile Verfügbarkeit für viele Unternehmen als besonders nützliche Eigenschaft herausgestellt.

Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden einmal näher mit mobil-verfügbarer DMS-Software auseinandersetzen. So können Unternehmen entscheiden, ob dies auch für sie eine relevante Funktion darstellen könnte. 

Inhaltsverzeichnis

• DMS-Software: Eine Definition 
• Vorteile eines DMS 
• Vorteile eines mobil-verfügbaren DMS 
• Die wichtigsten mobilen DMS-Funktionen 
• Mobile DMS-Software aus der Cloud 
• Fazit: Flexibel dank mobiler DMS-Funktionen 

DMS-Software: Eine Definition

Die drei Buchstaben „DMS“ sind ein Akronym und bezeichnen ein Dokumentenmanagementsystem. Wie der Name bereits preisgibt handelt es sich hierbei um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. 

Was ist ein Dokument?

Der Begriff „Dokumente“ ist dabei im weitesten Sinne zu verstehen und bezieht sich nicht nur auf Dokumente aus Textverarbeitungsprogrammen, sondern beispielsweise auch auf 

• Grafiken 
• Bilder 
• Audio-Aufnahmen 
• Video-Aufnahmen 
• Dokumente aus EDI (Electronic Data Interchange) 
• CAD-Dateien (Computer Aided Design) 
• COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk) 

Vorteile eines DMS

Auf diese Weise ermöglicht es ein DMS Unternehmen, anfallende Dokumente aller Art zentral an einer Stelle zu verwalten. 

Transparenz

Da alle Mitarbeiter mit entsprechenden Berechtigungen Zugang zur DMS-Software haben, arbeiten auch alle mit denselben, korrekten Daten.

Dies schafft Transparenz im Rahmen von Workflows und verbessert zudem die abteilungsübergreifende Kollaboration. 

Reduzierter Aufwand 

Darüber hinaus verfügen moderne DMS zumeist über zahlreiche Automatisierungen, die Mitarbeiter insbesondere bei der Ausführung administrativer Tätigkeiten entlasten.

Auf diese Weise hat die Belegschaft zusätzliche Kapazitäten, um sich zielführenderen, gewinnbringenderen Aufgaben zuzuwenden. 

Vorteile eines mobil-verfügbaren DMS

Die Verwendung einer mobil-zugänglichen DMS-Software bringt darüber hinaus zusätzliche Vorteile mit sich. 

Beim Einsatz einer mobil-verfügbaren DMS-Software können Mitarbeiter sich über ein mobiles Endgerät im System anmelden und so ortsunabhängig Zugang zu den innerhalb der DMS-Software verwalteten Informationen erhalten. 

Wartezeiten optimal nutzen

Dies ist beispielsweise über Laptop, Tablet oder auch Smartphone via mobiler App möglich.

So haben Mitarbeiter unterwegs die Möglichkeit, eventuelle Wartezeiten in Bus und Bahn effizient zu nutzen und sich beispielsweise auf ein Kundengespräch vorzubereiten.

Auch unterwegs auskunftsfähig

Doch nicht nur Mitarbeiter profitieren von einem mobilen DMS. Durch den Einsatz einer mobilen Lösung sind Mitarbeiter beispielsweise auch beim Kunden vor Ort auskunftsfähig.

Auf diese Weise wird die Customer Experience (CX) verbessert und die Kundenbindung steigt. 

Schnellere Prozesse

Letztlich profitiert auch der Innendienst von einem mobilen DMS. Sofern eine stabile Internetverbindung gewährleistet ist, können Mitarbeiter im Außendienst Informationen und Dokumente auch vor Ort direkt in das System einpflegen und so in Echtzeit dem Innendienst zur Verfügung stellen. 

Ohne eine mobil-verfügbares DMS müsste der Innendienst anderenfalls warten, bis der jeweilige Außendienstmitarbeiter wieder im Unternehmen eintrifft. So werden Prozesse maßgeblich beschleunigt.  

Transparenz

Ein schnellerer Informationsfluss durch schlankere Prozesse wirkt sich letztlich auch positiv auf die Transparenz innerhalb von Workflows aus.

Aus diese Weise sind alle beteiligten Mitarbeiter zu jeder Zeit auf dem neusten Stand. Rückfragen werden entsprechend reduziert. 

Die wichtigsten mobilen DMS-Funktionen

All diese Vorteile stellen sich jedoch erst durch die richtigen Funktionen ein. Welche das im Fall einer DMS-Software mit mobiler Verfügbarkeit sind, wird im Folgenden näher aufgegriffen. 

Offline-Funktionen

Nach wie vor steht es vielerorts eher problematisch um den Breitband-Ausbau. Dies hat zur Folge, dass nicht überall eine stabile Internetverbindung gewährleistet werden kann.

Aus diesem Grund sollte ein mobil-verfügbares DMS über entsprechende Offline-Funktionen verfügen, welche es Mitarbeitern ermöglichen, die wichtigsten Informationen auch ohne Internetverbindung von unterwegs aus abzurufen.

Dazu müssen entsprechende Dokumente bzw. Inhalte im Vorab heruntergeladen werden.

Zur vollwertigen Nutzung der mobilen Funktionen bedarf es jedoch einer stabilen Internetverbindung. 

Alle relevanten Betriebssysteme werden abgedeckt

Eine mobil-verfügbare DMS-Software kann nur dann einen Mehrwert ins Unternehmen tragen, wenn es auch mit dem jeweiligen Betriebssystem des mobilen Endgerätes kompatibel ist.

Dies spielt dann eine Rolle, wenn der Zugang zum System nicht über einen Browser, sondern eine mobile App erfolgt.

Je nach Art des Smartphones bzw. mobilen Endgerätes sollte die DMS-Software auf 

• Android 
• iOS
• BlackBerry 
• Windows Phone 

laufen. 

Drag & Drop

Drag & Drop-Funktionen erleichtern das Handling bzw. die Verwaltung von Dokumenten erheblich.

Insbesondere bei mobil-verfügbaren Anwendungen spielt diese Funktion jedoch eine große Rolle, da nicht zwangsläufig der Komfort eines stationären Arbeitsplatzes gewährleistet ist und Mitarbeiter so auch in Außeneinsätzen schnell und unkompliziert Dokumente verwalten können. 

Dokumente Scannen

Kommen nach wie vor auch analoge Dokumente zum Einsatz, empfiehlt es sich, wenn diese auch mobil erfasst und digitalisiert werden können.

Dazu muss die DMS-Software über eine mobile Scanfunktion verfügen. Diese Anforderung bezieht sich jedoch nicht nur auf die Software selbst, sondern auch auf die jeweilige Hardware. 

Verschlagwortung

Die Verschlagwortung oder auch Indexierung bezeichnet im sogenannten Information Retrieval die Zuordnung von Deskriptoren zu einem Dokument, damit der darin enthaltene Sachverhalt schnell erschlossen werden kann.

Realisieren lässt sich eine Verschlagwortung manuell, teilmanuell oder vollautomatisch. Damit Mitarbeiter auch in der mobilen Version vom vollen Funktionsumfang der DMS-Software profitieren, sollte eine Verschlagwortung auch in der mobilen Ausführung möglich sein. Gleiches gilt für eine Volltextsuche. 

Mobile DMS-Software aus der Cloud

Damit ein mobil-verfügbares DMS vollumfänglich genutzt werden kann, bedarf es wie bereits erwähnt einer stabilen Internetverbindung.

In diesem Zusammenhang fällt schnell das Stichwort „Cloud“. Durch die Infrastruktur der Cloud lässt sich auf Daten, sofern eine stabile Internetverbindung gewährleistet ist, von überall aus zugreifen.

Hybride Infrastrukturen

Tatsächlich empfiehlt sich der Einsatz einer DMS-Software aus der Cloud, sofern es einer mobilen Version bedarf.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass das Unternehmen gänzlich auf Cloud-basierte Software setzen muss. So ist es beispielsweise auch möglich, eine hybride Software zu implementieren oder ein Cloud-basiertes DMS an eine lokale Infrastruktur anzubinden. 

Fazit: Flexibel dank mobiler DMS-Funktionen

Es wird deutlich, dass Unternehmen auf vielseitige Art und Weise vom Einsatz einer DMS-Software mit mobiler Verfügbarkeit profitieren können.

Insbesondere wenn Mitarbeiter im Außendienst tätig sind und von dort aus auf Dokumente zugreifen müssen ist die Einführung einer mobil-verfügbaren DMS-Software früher oder später unumgänglich. 

Durch Funktionen wie 

• Drag & Drop
• Mobiles Scannen 
• Mobile Verschlagwortung 

Werden Prozesse des Dokumentenmanagements verschlankt, optimiert und für alle Beteiligten transparenter Gestaltet. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Produktivität bei langfristiger Nutzung erheblich steigern und zudem einen besseren Kundenservice gewährleisten.

Dadurch, dass Mitarbeiter auch beim Kunden vor Ort maximal auskunftsfähig bleiben, wird die Customer Experience (CX) verbessert und so letztlich auch die Kundenbindung gestärkt.