Mit diesen Tipps gelingt die Installation des DMS

Was ist entscheidend bei der Installation eines Dokumentenmanagementsystems und wie genau geht diese von Statten?

Hat sich ein Unternehmen erst einmal für die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems entschieden, stellen sich gleich mehrere Fragen zu Beginn. 

Welche Abteilungen im Unternehmen müssen mit diesem Arbeiten? Welche strategischen Ziele werden mit der Einführung verfolgt? Wie steht es um die eigene IT-Infrastruktur oder eben auch, welches System wollen wir einführen und auf welche Art und Weise? 

Um nicht von den Fragen erschlagen zu werden und das Projekt gleich wieder auf Eis legen zu müssen, sollten sich Unternehmen darüber im Klaren sein, dass die Implementierung eines DMS einer weitreichenden Vorbereitungsphase bedarf. 

Einfach ein System zu kaufen und dieses zu installieren reicht leider nicht aus. Dafür sind derartige Systeme zu komplex und tangieren zu wichtige Bereiche im Unternehmen, als das man das Projekt auf die leichte Schulter nehmen sollte. 

Vielmehr bedarf es einer guten und detailreichen Vorbereitung, bei der auch die Entscheidung für den Speicherort des Systems getroffen werden muss. Soll das System in der Cloud oder auf den eigenen Servern betrieben werden?

Das ist eine der zentralsten Fragen, wenn man sich mit Businesssoftware-Systemen auseinandersetzt. Hier von hängt dann auch ab, wie die eigentliche Installation des Systems später ablaufen wird. 

Doch um besser verstehen zu können, wie DMS-Lösungen genau arbeiten, lohnt ein Blick auf die allgemeine Funktionsweise dieser. Hierbei wollen wir dann auch einmal einen Blick auf die verschiedenen Speicherorte werfen, deren Vorteile herausstellen und klären, welchen Einfluss die Wahl für oder gegen ein bestimmtes Modell, die Installation genau beeinflusst. 

Was ist ein DMS?

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) dient der Verwaltung von allen im unternehmerischen Kontext vorkommenden Dokumenten. Digitale DMS-Lösungen organisieren dann alle digitalen Dokumente auf einer zentralen Datenbank. So können eben auch alle analogen Dokumente einfach eingescannt und fortan digital weitergeführt werden. 

Das DMS agiert als zentrale Datenbank

Auf diese Weise werden alle Dokumente im Unternehmen an einer zentralen Stelle zusammengeführt und vor dort aus verwaltet. Geht ein Dokument ein, erkennt das System automatisch dessen Inhalt und versieht es mit entsprechenden Metadaten. Anhand dieser kann das Dokument am Ende schnell und einfach gefunden werden. 

Das Dokument wird dann einfach in eine entsprechende Ordnerstruktur einsortiert und ist fortan für alle Akteure im Unternehmen verfügbar. Wird dieses nun durch einen berechtigten Mitarbeiter bearbeitet, können im Nachgang alle anderen Beteiligten genau sehen, von wem, wann und was genau bearbeitet wurde. 

Dadurch, dass immer nur mit der aktuellsten Version eines Dokumentes gearbeitet wird, werden Fehlerquellen deutlich reduziert und die Informationen laufen wesentlich schneller umher. 

Durch die gemeinsame Datennutzung werden zudem an vielen verschiedenen Stellen Automatisierungen und Workflows ermöglicht, die zuvor nicht ersichtlich gewesen wären. So spart ein DMS letztlich neben diversen Kosten auch sehr viel Zeit ein. 

Unternehmen profitieren von Automatisierungen

Geht eine E-Mail ein, kann diese durch die Funktion der E-Mail-Automation, direkt an die richtigen Stellen weitergleitet und durch diese bearbeitet werden. Währenddessen können andere Prozessbeteiligte immer genau sehen, in welchem Stadium der Bearbeitung sich ein Dokument gerade befindet. 

Das sorgt per se für eine deutlich kürzere Bearbeitungsphase. Durch diverse Automatisierungen werden zudem alltägliche kleinere Aufragen vom System eigenständig durchgeführt, was erneut viel Zeit einspart. Eine dieser diversen Alltagsaufgaben ist zum Beispiel die Ablage. Das System archiviert alle Dokumente entsprechend ihrer Art. 

DSGVO-konform mit dem DMS

Doch leistet das System darüber hinaus noch deutlich mehr. Es sorgt nämlich an dieser Stelle dafür, dass Datenschutzrichtlinien eingehalten werden und Dokumente, die einer Lösch- oder Aufbewahrungsfrist unterliegen, auch so behandelt werden. Bevor ein Dokument final gelöscht wird, versendet das System eine Nachricht und erinnert so an die Frist. 

Speicherort entscheidend 

Entscheidend für die Installation des Systems ist, wie eingangs schon angesprochen, der Speicherort des Systems. Wir wollen uns an dieser Stelle einmal der lokalen Implementierung und der Nutzung eines Cloud-DMS widmen. 

DMS auf den eigenen Servern

Eine lokale Implementierung eines DMS bedingt, dass eigene Server zur Verfügung stehen, die den Anforderungen des Systems genügen und die Speicherkapazitäten mit sich bringen, um die Dokumente langfristig archivieren zu können. Ebenso bedarf es des nötigen IT-Knowhows in den eigenen Reihen, sodass Ausfälle, aber auch Updates und Wartungen selbst behandelt werden können. 

Dafür bieten lokale Lösungen den Vorteil, dass man die Software gänzlich erwirbt und diverse Anpassungen an dieser vornehmen kann. Dadurch werden auch sehr spezielle Geschäftsprozesse und Automatisierungen möglich. 

Diese Anpassungen werden dann zumeist von dem DMS-Anbieter programmiert, sodass die Anfangskosten bei einer lokalen Implementierung zu Weilen deutlich höher sind, als bei einer Cloud-Lösung.

DMS einfach aus der Cloud

Nutzt man ein DMS aus der Cloud, so können einfach beliebig viele Lizenzen von einem etwaigen Anbieter gebucht werden und man kann im Prinzip schon starten. Über das Internet wird der Zugriff auf das System gewährleistet und auch Anpassungen lassen sich, zwar in kleinerem Maße, auch oft vornehmen. 

Mitarbeiter loggen sich einfach ein und nutzen das System fortan, jedoch müssen auch hier Schulungen und Testphasen eingeplant werden. Im Gegensatz zur lokalen Implementierung sind hier keine großen Investitionen nötig, wenngleich sich die Kosten eher monatlich verteilen. Ein entscheidender Nachteil, der oftmals angeführt wird, betrifft die Speicherung der Daten auf externen Servern.

Die Rechenzentren der großen Cloudbetreiber haben ihren Sitz meist im Ausland, oftmals in den USA. Neben Sicherheitsbedenken sind es vor allem datenschutzrechtliche Herausforderungen, die sich daraus ergeben. Es müssen entsprechende Datenschutzabkommen geschlossen werden und so weiter. 

Schritte der Installation

Wie bereits aufgezeigt wurde, hängt die technische Ebene der Installation des Systems stark vom jeweiligen Speicherort ab. Dennoch ist der Ablauf der Installation auf Projektmanagement-Perspektive durchaus ähnlich. 

Die Anpassung des DMS inklusive aller Anbindungen

Hat man sich für ein bestimmtes System entschieden, so geht es an die Anpassung des Systems. Es sind nicht zwingend alle Funktionen von Nöten, doch kann es vorkommen, dass einige Funktionalitäten benötigt werden, die das System nicht in seiner Standardversion enthält. 

Auch müssen die unterschiedlichsten Anwendungen an das DMS angebunden werden und die Kommunikation zwischen diesen gewährleistet sein. 

Die Testphase

Danach geht es an die Testphase. Bei dieser wird das System parallel zum alten System getestet und praktisch angewendet. Hier geht es vor Allem darum etwaige Fehlerquellen auszumerzen und nach etwaigen weiteren Anpassungen zu suchen.

Go-live

Ist die Testphase dann abgeschlossen, kann das System live gehen und von allen Anwendern genutzt werden. Dies setzt jedoch auch immer die Schulung der Anwender voraus, die ausreichend gewährleistet werden muss. 

Auswertung

Nach einiger Zeit der Nutzung wird dann evaluiert, was durch den Einsatz des Systems verbessert werden konnte und wo noch weitere Anpassungen notwendig, beziehungsweise wünschenswert wären. 

Big Bang oder schrittweise?

Eine entscheidende Frage ist auch jene nach dem Implementierungszeitraum. Will man das System komplett und auf einmal Live schalten, so bedarf dies einer akribischen Vorbereitung und vor allem einer intensiven Schulung der Anwender. 

Big Bang stellt Unternehmen oftmals vor große Herausforderungen

Diese Art der Installation ist oft mir Problemen verbunden, da häufig einige Funktionen am Anfang ignoriert oder nicht verstanden werden, Dinge noch fehlerhaft sind und Mitarbeiter obgleich der massiven Umstellung resignieren und schnell in alte Arbeitsweisen zurückfallen. 

Unterteilung in Teilschritte

Da ist es schon besser das Projekt in kleine Teilschritte aufzuteilen und nach und nach Funktionen in das Unternehmen einzuführen. So steht beispielweise erst ein E-Mailverarbeitung und die Archivierung auf dem Plan, ehe dann HR-Tools oder diverse Automationen Einzug in die Praxis finden. 

So baut sich das System schrittweise auf, was auch zum Vorteil hat, dass die Mitarbeiter steig motiviert sind und das System in Gänze kennenlernen. 

Der Anbieter als wichtiger Geschäftspartner

Es ist, bei der Wahl für ein bestimmtes DMS, auch immer wichtig den richtigen Softwarepartner zu wählen. Mit diesem geht man mit unter eine langfristig Partnerschaft ein. Aus diesem Grund sollte bereits bei der Wahl eines geeigneten DMS auch der Anbieter hinter dem System berücksichtigt werden. 

Fazit: So gelingt die Installation des DMS

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass es nicht eine ultimative Herangehensweise an die Installation eines neuen DMS gibt. Jedoch bedarf es in jedem Fall einer ausgiebigen Planung, um Probleme während der Installation bereits im Vorab möglichst einzugrenzen. 

Der Anbieter des DMS verfügt üblicherweise über langjährige Erfahrung bei der Installation dieser Systeme. Aus diesem Grund stellt er einen wichtigen Geschäftspartner bei der Installation des neuen DMS dar.