Warum eine Top-10-Liste für DMS keinen Sinn macht

Die Top 10 der DMS-Systeme sind nicht relevant, da für jedes Unternehmen unterschiedliche Anforderungen bestehen.

Man sieht sie überall. Artikel mit dem Titel „Die top 10 der besten (…)“. Nicht nur im Bereich Unternehmenssoftware werden Produkte in diesen Listen mit einem Ranking versehen. Doch wer legt eigentlich das Ranking fest, und nach welchen Kriterien? Ist eine DMS Lösung, welche die Top 10 Liste im Bereich Preis-Leistung anführt auch automatisch das beste System? 

Wie hilfreich sind solche Listen tatsächlich für ein Unternehmen, welches akut auf der Suche nach einer neuen DMS Software ist? 
Diesem Thema wollen wir uns an dieser Stelle annehmen und dabei den Wert herausarbeiten, den diese Listen tatsächlich haben – und für wen. Vorweg genommen werden kann, dass Sie eine solche Top 10 Liste an dieser Stelle vergebens suchen werden. 

Was versteht man unter dem Begriff DMS? 

DMS ist die gebräuchliche Abkürzung für ein sogenanntes Dokumentenmanagement-System. Viele Leser werden bei dem Begriff „Dokumentenmanagement“ vermutlich an volle Aktenschränke und Ordner denken müssen, die jeweils ordnungsgemäß organisiert und strukturiert werden müssen, um Dokumente möglichst ohne großen Aufwand wiederfinden zu können.

Von dieser Vorstellung könnte jedoch modernes DMS vermutlich nicht weiter entfernt sein. Zwar dreht es sich auch um die Verwaltung unternehmensrelevanter Dokumente, doch es kann noch viel mehr.

DMS ist Software, welche Unternehmen dabei unterstützt, sämtliche Prozesse, welche Dokumente involvieren, möglichst strukturiert, zielorientiert und effizient abzuwickeln. 

Wettbewerbsvorteil durch das richtige DMS 

DMS Software verfügt über diverse Module, welche wiederum weitere Unterfunktionen beinhalten. Geeignete DMS Lösungen gibt es dabei für Unternehmen nahezu jeder Größe oder Branchenzugehörigkeit. 

Schnittstellen sorgen für Anbindungen

Zudem ist es möglich, eine neue DMS Lösung mittels einer geeigneten Schnittstelle an ein bereits vorhandenes ERP oder CRM System anzubinden. Dadurch ergeben sich wiederum weitere Funktionalitäten und Vorteile, sodass, im Idealfall, Unternehmensprozesse ganzheitlich dargestellt und abgewickelt werden können, ohne dass es zur Ablage in unübersichtlichen Datensilos kommt. 

Dies wiederum sorgt dafür, dass Kundenanfragen meist schneller bearbeitet werden können, da alle relevanten Dokumente zentral verwaltet werden. Somit wird ein besserer Kundenservice gewährleistet, die Kundenzufriedenheit steigt und ein entscheidender Wettbewerbsvorteil ist geschaffen.

Anpassungen brignen weitere Vorteile

Zudem ist es oftmals möglich, eine Vielzahl der Funktionen auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Zwar ist dies meist nicht kostenfrei, kann sich allerdings bei regelmäßiger Nutzung in jedem Fall auszahlen. 

Es wird deutlich, dass sich durch ein strategisch eingesetztes DMS zahlreiche Funktionalitäten und Vorteile ergeben können, die für das jeweilige Unternehmen von zentraler Bedeutung sein können. 

Die Rolle von Top 10 Listen bei der DMS Auswahl 

Aus der Vielseitigkeit sowie den Unterschieden zwischen verschiedenen DMS wird deutlich, dass es nicht „das eine“ richtige DMS geben kann, welches die Bedürfnisse sämtlicher Unternehmen abdecken kann. Letzten Endes geht es darum, ein DMS zu finden, welches zum Unternehmen passt.

Relavanz von Top 10 Listen fragwürdig

Muss sich das Unternehmen steifen, vordefinierten Prozessen anpassen, kann von Effizienz und Prozessoptimierung keine Rede mehr sein. Welche Relevanz kann also eine Top 10 Liste schon haben, die einem den „besten“ Supplier bzw. die beste Lösung mehr oder weniger vorschreibt?

Die Ersteller dieser Rankings haben keinerlei Einblick in das Geschäftsmodell bzw. die Prozessabwicklung des Unternehmens, welches ernsthaft auf der Suche nach einem neuen DMS ist. Sie können also gar nicht über das nötige Hintergrundwissen verfügen, ein potenziell geeignetes System zu empfehlen, welches perfekt die entsprechenden Anforderungen abdeckt. 

Top 10 DMS Listen – Hintergrund 

Warum also machen sich die Ersteller bzw. Publizisten dieser Listen die Mühe, ein Ranking zusammenzustellen, welches keine konkreten Antworten liefert? 

Die Antwort darauf ist einfach: Weil Leute danach suchen. 

Werbung mit DMS 

In der heutigen Zeit sind wird es gewohnt, alles miteinander vergleichen zu können. Immer mit dem Ziel, das bestmöglichste Produkt zum geringsten Preis zu erhalten. Dazu nutzen wir Anbieter- und Produktbewertungen, Vergleichswebsites, lesen Kunderezensionen oder beziehen uns bei der Entscheidung eben auf solche Top 10 Listen.

Dementsprechend oft wird auch online nach Ihnen gesucht. Den Erstellern geht es also in erster Linien meist lediglich darum, Traffic zu generieren. Man möchte Leute mit interessanten, informativ wirkenden Headlines auf die eigene Seite locken.

Somit lohnt es sich für die Ersteller dieser Listen meist, besonders namhafte Hersteller und deren DMS Software auf ihren Seiten zu platzieren – denn nach ihnen wird gesucht. Zum anderen zahlen Anbieter von Systemen oftmals dafür, in Rankings bzw. auf entsprechenden Seiten gelistet zu werden. Der Betreiber der Website generiert somit Umsatz. 

Unterschiedliche Anforderungen machen Listen obsolet

Bei Produkten, die keine nennenswerten Unterschiede zwischen verschiedenen Modellen aufweisen, kann es durchaus hilfreich sein, sich vor Erwerb an einer solchen Top 10 Liste zu orientieren. Hier geht es lediglich darum, das Produkt zu identifizieren, das seinen Zweck erfüllt – zu einem möglichst geringen Preis. Bei DMS Software kann jedoch keineswegs von einem Zweck gesprochen werden, da Unternehmen die unterschiedlichsten Anforderungen an ein neues System haben. 

Filtern über Vergleichswebsites

An dieser Stelle kommen beispielsweise Vergleichswebsites ins Spiel, die eine Auswahl geeigneter DMS Lösungen erst dann anzeigen, wenn im Vorab eine Einschränkung nach diversen Filterkriterien vorgenommen wurde. Wird eine Cloud oder On-Premise Lösung benötigt? Über welche Funktionen bzw. Schnittstellen muss das DMS verfügen und wie viele Leute benötigen Zugriff? Nach diesen spezifischen Kriterien lässt sich eine wesentlich treffendere Auswahl geeigneter Systeme für das jeweilige Unternehmen finden. 

Es kommt also auf die Art des Rankings an bzw. nach welchen Kriterien das Ranking vorgenommen wurde. So kann Ihnen ein Ranking, welches speziell auf Ihr Anforderungsprofil abgestimmt ist, enorm bei der Suche nach einem geeigneten System behilflich sein. Eine simple Top 10 Auflistung ohne ersichtliche Ranking-Kriterien hingegen behindert die Suche meist eher, da man dazu neigt, sich darauf zu versteifen. 

Top 10 DMS Lösungen – Ranking Kriterien 

In manchen Fällen entscheidet über das jeweilige Ranking eines Anbieters tatsächlich die Höhe der Summe, welche dieser dem Verantwortlichen der jeweiligen Internetpräsenz gezahlt hat. In anderen Fällen wird ein Ranking auf dem schieren Marktanteil des Herstellers oder dem Funktionsumfang der Software vorgenommen. 

Funktionsumfang des DMS doch ein guter Indikator? 

Einige mögen an dieser Stelle denken, dass der Funktionsumfang doch ein vergleichsweise guter Indikator für das Ranking eines Systems ist. Generell gesprochen ist ein hoher Funktionsumfang zwar hilfreich, da das jeweilige System vermutlich somit viele der Bedürfnisse eines Unternehmens abdeckt.

Dies muss jedoch nicht der Fall sein. Hat das Unternehmen besonders spezielle, unübliche Anforderungen, schafft auch der größte Umfang gängiger Funktionen keine Abhilfe. Hinzu kommt, dass Systeme mit einem sehr hohen Funktionsumfang oftmals auch teurer sind. Werden dann nicht alle dieser Funktionen benötigt, ist vom Erwerb klar abzuraten, da nicht benötigte Funktionen die Oberfläche meist komplexer werden lassen. 

Fazit: Individuelle Anforderungen das A und O bei der Wahl eines DMS 

Zusammenfassend ist also festzuhalten, dass man sich auf der Suche nach einem geeigneten DMS am eigenen, individuellen Anforderungsprofil orientieren und sich nicht auf das Ranking von Top 10 Listen versteifen sollte. Hilfreich ist beispielsweise, sich Rezensionen aktueller User nahe zu bringen oder sich ausgiebig vom jeweiligen Hersteller über die Systemfunktionen informieren zu lassen.