5 Unterschiede zwischen Cloud und lokaler DMS-Implementierung

Worin genau liegen die Unterschiede zwischen bei der Implementierung einer DMS-Software in der Cloud und On-Premises? Wir zeigen es Ihnen.

Eine der wichtigsten Entscheidungen die Unternehmen im Zuge einer DMS-Auswahl zu treffen haben, ist jene nach dem Lizenzmodell, beziehungsweise nach dem Speicherort der Datenbank, mit der die Lösung arbeitet. 

Was genau die Unterschiede zwischen den verschiedenen Modellen sind und was dies für die Implementierung bedeutet, wollen wir in diesem Artikel einmal genauer unter die Lupe nehmen. Zuvor jedoch werden wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise von DMS-Software werfen, um besser verstehen zu können, wie sich diese Unterschiede letztlich darstellen. 

Inhaltsverzeichnis

• Definition: Was ist DMS-Software? 
• Technische Ebene von DMS-Software 
• Definition: Was ist ein lokales DMS? 
• Andere Lizenzmodelle im Vergleich 
• Unterschiede bei der Implementierung 
• Unterschiedliche Implementierungsstrategien 
• Fazit: Implementierungszeit einfach verkürzen

Definition: Was ist DMS-Software?

DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagement-System. Im kern geht es bei dieser unternehmerischen Aufgabe um die Organisation aller Maßnahmen zum Umgang mit umherlaufenden Dokumenten. 

Täglich sehen sich Unternehmen mit einer Vielzahl verschiedener Dokumente konfrontiert, die allesamt bearbeitet, verteilt und archiviert werden müssen. In der Vergangenheit mussten Unternehmen dazu sämtliche analoge Dokumente in Ordnern ablegen und einem Archiv zufügen. 

Digitale Dokumente erfordern digitale Organisation

Die wenigen digitalen Dokumente die eingingen oder produziert wurden, druckte man aus und führt diese dem physischen DMS zu. Da heute die Mehrzahl aller Dokumente in digitaler Form vorkommen, werden die wenigen noch analog eingehenden Dokumente eingescannt und dem digitalen DMS zugeführt. 

Zu diesem Zweck gibt es Dokumentenmanagement-Software, die dem Unternehmen dabei hilft den Überblick zu behalten und alle Dokumente sicher zu speichern. Die Software führt sämtliche Dokumente auf einer zentralen Datenbank zusammen und macht diese allen Akteuren zugänglich. 

Alles Daten an einem Ort 

Auf diese Weise werden Informationen im gesamten Unternehmen schneller geteilt und Abteilungsgrenzen überwunden. Zudem gibt es fortan immer nur eine aktuelle Version eines Dokumentes, sodass Übertragungsfehler oder Missverständnisse direkt aus dem Weg geräumt werden. 

Durch die zentrale Speicherung der Dokumente ist es zudem möglich, viele Prozesse deutlich zu verschlanken und an vielen Stellen zu automatisieren. So werden beispielweise eingehende Dokumente direkt vom System erkannt und in entsprechende Workflows einsortiert. Ist das jeweilige Dokument dann final bearbeitet, speichert das System die Datei in einer entsprechenden Ordnerstruktur revisionssicher ein. 

Kosten sparen und Vorgaben entsprechen 

So helfen DMS-Software-Anwendungen nicht nur dabei Kosten für Papier und Druck einzusparen, sie unterstützen Unternehmen auch bei der Einhaltung aller wichtigen gesetzlichen Vorgaben zur Archivierung und Aufbewahrung von Dokumenten. 

Einige Dokumente unterliegen bestimmten zur Aufbewahrung, andere müssen nach einer bestimmten Frist gelöscht werden. Um versehentliche Löschungen zu vermeiden, können im System Rechte für die Anwender vergeben werden. Diese sorgen dafür, dass nur autorisierte Akteure Veränderungen an den jeweiligen Dokumenten vornehmen können. 

Technische Ebene von DMS-Software

Aufgebaut sind DMS-Software-Lösungen zu meist aus verschiedenen Modulen, die jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich im Dokumentenmanagement abdecken. So finden sich in modernen DMS-Lösungen oftmals folgende Module an: 

• Workflow-Funktion
• Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen
• Suchfunktionen
• Dokumentenbearbeitung
• Wissensportal
• Bewerbungsportal
• Import und Export von Dokumenten usw.

Nicht jedes Unternehmen benötigt gleich jedes dieser Module, andere Unternehmen verlangen nach vielen weiteren Funktionen. Doch nicht nur entlang des Funktionsumfangs unterscheiden sich die Systeme voneinander. Auch hinsichtlich des zu Grunde liegenden Lizenzmodells unterscheiden sich DMS-Software-Lösungen teilweise massiv voneinander. 

Im Wesentlichen unterscheidet man an dieser Stelle zwischen Systemen die auf den hauseigenen Servern implementiert werden und Systemen, die auf fremden Servern implementiert werden. Doch werfen wir einen detaillierteren Blick auf diese Modelle.

Definition: Was ist ein lokales DMS?

Spricht man von lokalen DMS-Software-Lösungen so bezieht das „lokal“ auf den Ort an dem das System letztlich betrieben werden soll. Im Normalfall erwirbt ein Unternehmen eine Software von einem Anbieter und installiert diese auf den hauseigenen Servern. In diesem Kontext ist auch vom sogenannten On-Premises-Modell die Rede. 

Aufkommen anderer Modelle

Diese Form der Unternehmenssoftware war immer der Regelfall, erst mit dem Aufkommen anderer Modelle wurde eine begriffliche Abgrenzung nötig. Dennoch hat dieses Modell, trotz vieler Alternativen seinen Reiz nicht verloren. 

Daten verbleiben im Unternehmen 

Der große Vorteil, in DMS-Lösungen werden alle Daten eines Unternehmens, also auch teils sehr sensible Dokumente verarbeitet. Durch die Speicherung der Daten auf den eigenen Servern, verlassen die Daten das eigene Unternehmen nicht. 

Individuelle Anpassungen vornehmen

Auch hinsichtlich der Anpassungsfähigkeit sind lokale DMS-Softwarelösungen nicht zu schlagen. Das Unternehmen erwirbt die Software in Gänze und kann diese frei nach deren individuellen Ansprüchen anpassen. 

Andere Lizenzmodelle im Vergleich

Neben der ursprünglichen lokalen Version eines DMS-Systems, finden sich weitere Modelle, allen voran Cloud-DMS-Lösungen. Hier werden Lizenzen einer Software zur monatlichen Miete angeboten. Das Unternehmen erwirbt je nach Bedarf diese Lizenzen und kann das System über einen Zugang zum Internet fortan nutzen. 

Daten verlassen das Unternehmen

Die Speicher- und Rechenleistung, wie auch die Wartung und Bereitstellung des Systems selbst werden vom jeweiligen Anbieter erbracht. Es sind bei diesem Modell keinerlei eigene Server mehr von Nöten. Der Nachteil, die Daten des Unternehmens werden auf Servern in Rechenzentren gespeichert. Hier ergeben sich Fragen zum Datenschutz, die beantwortet werden müssen. 

Weitere Lizenzmodelle denkbar

Neben der Cloud haben sich noch weitere Modelle etabliert. So finden sich am Markt heute Lösungen, die nur zum Teil in der Cloud implementiert sind, während andere Bereich auf den eigenen Servern implementiert werden. Andere Modelle bieten Server zu Vermietung an. Das ist besonders für Unternehmen interessant, die nicht über eine eigene breite IT-Infrastruktur verfügen. 

Unterschiede bei der Implementierung

Die Unterschiede bei der eigentlichen Implementierung einer DMS-Software aus der Cloud gegenüber einer lokalen Lösung unterscheiden sich teils gravierend voneinander. Werfen wir zunächst einen Blick auf die Unterschiede, die sich aus den Lizenzmodellen direkt ergeben. 

Während eine Implementierung in der Cloud relativ unkompliziert ist, stellt sich die Situation bei lokalen Lösungen schon anders da. Hier gilt es zunächst die ausreichende IT-Infrastruktur aufzubauen, die nötig ist, das System zu verarbeiten. So müssen ausreichend Serverkapazitäten geschaffen werden und auch ein umfassendes Netzwerk eingesetzt werden. 

Anpassungen erfordern Zeit

Sollen noch Anpassungen am System vorgenommen werden, müssen die verschiedenen Änderungen zunächst getestet, programmiert und nochmals getestet werden. Hier kann die Implementierungsdauer mit unter sehr lang werden. Je mehr Anpassungen vorgenommen werden müssen, desto länger zieht sich die Implementierung. 

In der Cloud sind weit weniger individuelle Anpassungen möglich, wenn gleich auch hier das System zunächst auf das Unternehmen und die Begebenheiten angepasst werden müssen. Es muss eine Ordnerstruktur definiert werden und auch die Rechtevergabe muss geregelt werden. 

Training und Schulung bedenken

Zudem gilt es die Mitarbeiter ausreichend mit dem System vertraut zu machen. Daher sind Schulungen in die Implementierungszeit mit einzuplanen. Auch hier können bei lokalen Lösungen nochmals weitere Anpassungen von Nöten werden. Viele dieser Schritte werden bei beiden Modellen nötig. 

Unterschiede ergeben sich vor allem aus dem Aufwand. Während mit einer Cloud-Lösung relativ schnell losgelegt werden kann, zieht sich der Prozess der Anpassung und der Installation einer lokalen Lösung teilweise enorm in die Länge. 

Unterschiedliche Implementierungsstrategien

Neben den Unterschieden die sich aus den Modellen ergeben, gibt es auch unterschiedliche Herangehensweise an eine DMS-Implementierung. Zu nennen sind hier vor allem die evolutionäre und die Big-Bang-Methode. 

Schritt für Schritt zum DMS

Bei ersterer werden die verschiedenen Module und Funktionen nach und nach implementiert. Erst wenn die eine Funktion von allen Mitarbeitern verinnerlicht wurde, werden weitere Funktionen hinzugeschaltet. So entwickelt sich das System über die Zeit hinweg zu einer umfassenden und gut funktionierenden Lösung. 

Big-Bang für schnelle Implementierung

Demgegenüber steht die Big-Bang-Methode. Bei dieser wird das System ausreichend lang getestet und dann in einem Rutsch live geschaltet. Hier verkürzt sich die Implementierungszeit enorm, jedoch wird gleichzeitig das Risiko für Anfälligkeiten, Fehler oder Ablehnungen erhöht. 

Fazit: Implementierungszeit einfach verkürzen 

Je nach Art des DMS-Systems ergeben sich bestimmte Unterschiede bei der Implementierung der Software. Während man mit einer DMS-Software aus der Cloud relativ schnell starten kann, muss eine lokale Lösung zunächst auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst, installiert und getestet werden. 

Auch hinsichtlich der Implementierungsart ergeben sich Unterschiede. Wichtig ist in allen Fällen jedoch eine ausreichende und umfassende Vorbereitung auf das DMS-Projekt. Je eher Mitarbeiter in dieses einbezogen werden, desto schneller werden diese am Ende mit dem System umgehen können. Zudem wird die Annahmewahrscheinlichkeit massiv erhöht.