Ab wann können wir das neue DMS nutzen?

Training, Mitarbeiterschulungen, Seminare: Wann sind sie notwendig und ab wann kann die neue Unternehmenssoftware genutzt werden?

Die Einführung einer neuen Unternehmenssoftware ist immer ein großer Schritt. Ein neues DMS beeinflusst den Arbeitsalltag vieler Mitarbeiter maßgeblich und will daher gut durchdacht sein. Doch wann kann ein neues Dokumentenmanagementsystem nach der Implementierung im Tagesgeschäft eingesetzt werden? 

Wir wollen Lesern an dieser Stelle einmal eine erste Orientierungshilfe im DMS-Projekt geben und aufzeigen, wie das neue DMS möglichst schnell in den Betriebsalltag eingebunden werden kann. Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich bei einem DMS detailliert handelt. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein DMS? 
• Analoge Dokumente digitalisieren
• Wann kann der Echtbetrieb beginnen?
• Mitarbeiterschulungen: Wann sie notwendig sind und wieviel Zeit sie in Anspruch nehmen 
• Fazit: Von Anfang an den größten Nutzen aus dem DMS ziehen

Was ist ein DMS?

Wie bereits erwähnt bezeichnet das Akronym „DMS“ ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich um eine Softwarelösung, die die digitale Verwaltung von unternehmensrelevanten Dokumenten ermöglicht. 

Dokumentenarten im DMS

Diese Dokumente können aus den unterschiedlichsten Quellen stammen und in diversen Formaten vorliegen. Im DMS werden alle Dokumentarten zentral verwaltet. Zu den möglichen Dokumentarten zählen: 

• Dokumente aus Textverarbeitung 
• Übermittelte Formulare – beispielsweise aus EDI (Electronic Data Interchange)
• Grafiken 
• Tabellenkalkulationen 
• Videos 
• Sprach- und Audioclips (wie Mittschnitte eines Interviews) 
• Computer Output on Laser Disk (COLD-Dokumente) 
• ASCII-/ XML-Dateien

Es wird deutlich, dass Dokumentenmanagementsysteme demnach problemlos zur ganzheitlichen Dokumentverwaltung eingesetzt werden können. Doch wie gelingt der Schritt in Richtung Digitalisierung, wenn aktuell noch alle Dokumente in analoger Form vorliegen? 

Analoge Dokumente digitalisieren

Um physische Dokumente zu digitalisieren wird in der Regel von OCR Gebrauch gemacht. Hierbei handelt es sich um ein Akronym, welches die optische Zeichenerkennung (engl. optical character recognition) bezeichnet. 

Wie funktioniert OCR?

Beim Einscannen eines Dokumentes erfasst es der Scanner nicht nur als Bild, sondern erkennt stattdessen den darin enthaltenen Inhalt. Buchstaben und Zeichen werden dementsprechend auch als solche erkannt. 

OCR bringt diverse Vorteile mit sich. Mittels OCR digitalisierte Dokumente lassen sich beispielsweise durch Funktionen wie eine Volltextsuche in Sekundenschnelle filtern. Mitarbeiter geben dann beispielsweise eine bestimmte Kundennummer in das Suchfeld ein und das DMS zeigt – in der Regel innerhalb weniger Sekunden – alle relevanten Dokumente zu dieser konkreten Suchanfrage an. 

Die Digitalisierung analoger Dokumente lässt sich also mithilfe moderner Technologien vergleichsweise einfach umsetzen. Doch wieviel Zeit vergeht nun von der Implementierung eines neuen Dokumentenmanagementsystems zu seinem ersten Einsatz im Unternehmen? 

Wann kann der Echtbetrieb beginnen?

Zunächst sollte erwähnt werden, dass sich keine pauschal gültige Aussage darüber treffen lässt, wann ein DMS zum ersten Mal im Echtbetrieb eingesetzt werden kann. Das liegt daran, dass viele Faktoren einen Einfluss auf die für die Inbetriebnahme benötigte Zeit bzw. den damit verbundenen Aufwand haben. Ein wesentlicher Faktor ist dabei das jeweilige Nutzungs- und Lizenzmodell. 

Nutzungs- und Lizenzmodell entscheidend für zeitliche Komponente

Inwiefern das Nutzungs- und Lizenzmodell des jeweiligen DMS Einfluss auf den mit der Inbetriebnahme verbundenen Aufwand nimmt, liegt auf der Hand. So handelt es sich beispielsweise bei der Inbetriebnahme einer On-Premises DMS-Lösung um ein wesentlich umfangreiches Projekt als bei der Einführung eines Cloud-basierten Systems. 

Das liegt daran, dass Unternehmen bei einer On-Premises Einführung die gesamte Inbetriebnahme und die damit verbundene Vorbereitung in eigener initiative abwickeln müssen. Bei einem Cloud-basierten DMS abonnieren Unternehmen lediglich die Software als Dienstleistung (SaaS, engl. Software-as-a-Service). 

Unterschiedliche Vorbereitungsphasen

Das DMS ist somit oftmals noch am selben Tag nach Abschluss eines Abonnements verfügbar und kann sofort eingesetzt werden. Auch die Datenübertragung gestaltet sich bei derartigen Lösungen oftmals sehr unkompliziert und kann dementsprechend schnell abgewickelt werden. 

Bei einem On-Premises DMS ist dies in der Regel nicht möglich: Zunächst muss das System auf den hauseigenen Servern installiert werden. Dafür müssen diese jedoch zunächst angeschafft werden. Auch die Übertragung der Daten aus dem Legacy-System ist bei einer lokalen Implementierung oft komplexer und nimmt dementsprechend auch mehr Zeit in Anspruch. 

Dies soll jedoch keineswegs bedeuten, dass aus diesem Grund von lokalen DMS abzuraten ist. Jedes Nutzungs- und Lizenzmodell hat sowohl Vor- als auch Nachteile und ein erhöhter (zeitlicher) Aufwand steht oftmals in Verbindung mit einem On-Premises DMS. Dafür hat das Unternehmen jedoch auch die volle Kontrolle über das System. 

Das Go-Live: Big Bang oder iterativ?

In Bezug auf die Inbetriebnahme selbst gibt es zwei grundlegende Herangehensweisen: Das Big Bang Go-live oder eine iterative Einführung. Wie auch unterschiedliche Nutzungs- und Lizenzmodelle sowohl Vor- als auch Nachteile haben, haben auch die beiden Herangehensweisen sowohl positive als auch negative Aspekte. 

1: Die Big Bang Variante

Bei einer Big Bang Einführung geht das gesamte System unternehmensweit live. Das bedeutet, dass sämtliche Funktionen unmittelbar allen Geschäftsbereichen und Niederlassungen zur Nutzung zur Verfügung gestellt werden. Dies klingt zunächst zumindest im Hinblick auf den Faktor Zeit effizient. Doch die Realität sieht oftmals anders aus:

Ein Big Bang Go-Live muss sehr gut vorbereitet werden, um mögliche (technische) Probleme zu vermeiden. Bei mangelnder Vorbereitung oder anderweitigen Problemen können sich die Baustellen schnell anhäufen. In diesem Fall stehen Unternehmen dann oftmals vor einer kaum zu bewältigenden Herausforderung. 

Um den fortwährenden Betrieb nicht allzu sehr zu gefährden, empfiehlt sich die Durchführung dieser Art der Inbetriebnahme zu Zeiten mit geringer Geschäftsaktivität (an langen Wochenenden, zwischen Weihnachten und Neujahr, etc.). 

2: Die iterative Einführung

Bei einer iterativen Einführung gehen Unternehmen schrittweise vor. So ist es beispielsweise möglich, zunächst einige Funktionen zur Verfügung zu stellen. Hier beginnt man in der Regel bei der grundlegendsten, zwangsläufig benötigten Funktionen und weitet den Funktionsumfang dann systematisch und strukturiert langsam weiter aus. 

Auch ist es möglich, mit dem System zunächst in einer Niederlassung live zu gehen. Diese Niederlassung dient dann gewissermaßen als Proband. Treten hier Probleme auf, können sie behoben werden, bevor das System auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet wird. 

Mitarbeiterschulungen: Wann sie notwendig sind und wieviel Zeit sie in Anspruch nehmen

Neben der Planungs- und Vorbereitungsphase sowie der Installation selbst muss vor dem Go-Live noch eine weitere Komponente berücksichtigt werden: Die Schulung der Mitarbeiter. Doch wie lange dauern diese Schulungen in der Regel und wie werden sie am besten abgewickelt? 

Verschiedene Herangehensweisen

Tatsächlich gibt es viele verschiedene und gleichermaßen valide Herangehensweisen in Bezug auf Mitarbeiterschulungen. Eins ist jedoch klar: Der Erfolg eines DMS hängt maßgeblich von den Mitarbeitern ab, die später das System im Berufsalltag nutzen werden. Nur wenn ein problemloser Umgang mit dem DMS gewährleistet ist, kann sich das volle Potenzial des DMS entfalten. 

Wichtig ist, dass sie alle Beteiligten möglichst in einer frühen Phase des DMS-Projektes miteinbezogen werden. Dies hat mehrere Gründe. 

Einbindung der Mitarbeiter legt den Grundstein für späteren Erfolg

Zum einen legt eine frühere Transparenz und Aufklärung den Grundstein dafür, dass das System von den Mitarbeitern angenommen wird. Dies ist ein fundamentales Kriterium für den Erfolg des Systems. Nutzen Mitarbeiter das neue System nur ungern oder gar widerwillig, da sie in dem System eine Art der Kontrolle ihrer Arbeit sehen, wird sich das volle Potenzial des Systems nicht entfalten können. 

Zum anderen kann die frühe Einbindung der Mitarbeiter zu einem reibungsloseren Wechsel zum neuen DMS beitragen. So ernennen viele Unternehmen im Rahmen eines Software-Projektes beispielsweise sogenannter Key User. Diese Mitarbeiter machen sich bereits im Rahmen der Testphase näher mit dem System vertraut und sind somit die ersten, die das System tatsächlich nutzen. 

Interne Schulungen oder doch ein externer Dienstleister?

Sie sind nicht nur in der Lage, wertvolles Feedback zu Faktoren wie Funktionsumfang oder Nutzerfreundlichkeit zu geben, sondern können an späterer Stelle auch weitere Mitarbeiter schulen. Dies ist zudem eine Möglichkeit für Unternehmen, in puncto Schulungskosten Geld zu sparen. 

Zudem ist es möglich, die Abwicklung von Mitarbeiterschulungen an einen externen Dienstleister zu übergeben. Viele Unternehmen haben sich auf Softwareschulungen im beruflichen Kontext spezialisiert. Auch größere Anbieter selbst bieten in der Regel Schulungen in der Nutzung ihrer Software an. Diese können auch nach der Inbetriebnahme notwendig werden, wenn beispielsweise neue Updates installiert werden. 

Funktionsumfang und Nutzerfreundlichkeit

Doch wann sind formelle Schulungen nun notwendig? Zu welchem Ausmaß Mitarbeiterschulungen vorgenommen werden sollten hängt stark von der Komplexität des Systems ab. Systeme mit einem sehr grundlegenden Funktionsumfang und hoher Nutzerfreundlichkeit lassen sich oftmals weitestgehend intuitiv bedienen. 

Hier könnte es genügen, Mitarbeiter eigenständig an das System heranzuführen. Diese Systeme stehen Unternehmen daher auch meist zeitnah zur Nutzung im Echtbetrieb zur Verfügung.  

Komplexere Systeme mit hohem Funktionsumfang verlangen in der Regel entsprechend ausgiebige Schulungen. Diese können meist nicht in Gänze unternehmensintern in Eigeninitiative abgewickelt werden. In diesen Fällen ist es ratsam, auf Rat und Unterstützung des Anbieters zu Vertrauen. 

DMS-Anbieter haben meist jahrelange Erfahrung in der Begleitung von DMS-Projekten und wissen um mögliche Probleme in der Adaption an ein neues System. 

Fazit: Von Anfang an den größten Nutzen aus dem DMS ziehen

Es lässt sich also festhalten, dass der Faktor Zeit je nach Nutzungs- und Lizenzmodell sowie Komplexität des DMS stark variieren kann. 

So können intuitiv nutzbare Systeme mit grundlegendem Funktionsumfang in der Regel eher im Echtbetrieb eingesetzt und in das Tagesgeschäft eingegliedert werden als komplexere Alternativen. Wichtig ist jedoch, dass Unternehmen sich bei der Wahl eines geeigneten Systems nicht allzu sehr von dieser Tatsache leiten lassen. 

Letzten Endes handelt es sich bei der Einführung eines neuen DMS immer um eine Investition. Diese kann jedoch nur Früchte tragen, wenn das System auch für den Einsatz im eigenen Unternehmen geeignet ist und dessen Anforderungsprofil abdeckt. 

Auch eine langwierige, gut durchdachte Einführung zahlt sich früher oder später aus, wenn das Unternehmen jedes Tag von der Nutzung eines leistungsfähigen Systems profitiert.