Vorteile der digitalen Archivierung

Höchste Rechtssicherheit, niedriger Aufwand: Wir werfen einen Blick auf die digitale Archivierung mit nscale.

Geschäftsbriefe, Rechnungen, E-Mails: Unternehmen sind verpflichtet, Dokumente wie diese ordnungsgemäß und sicher aufzubewahren, um im Zweifelsfall darauf zugreifen zu können und auskunftsfähig gegenüber Partnern, Kunden oder Behörden zu sein. Doch obwohl diese Vorgabe nicht neu ist, funktioniert die digitale Archivierung längst nicht überall reibungslos. Revisionssicherheit, Datenschutz oder Aufbewahrungs-, Sperr- und Löschfristen stellen viele vor Herausforderungen. Eine leistungsfähige Archivierungslösung wie der nscale Server Storage Layer schafft Abhilfe. Aber ist die Einhaltung der Compliance-Vorgaben der einzige gute Grund, Dokumente digital zu verwalten? Mitnichten.

Archivierung – das klingt zunächst einmal nach staubigen Kellern, schummrigem Licht und Stapeln von teils altersschwachen Papierakten, deren Inhalte herauszufinden einer eher faden Variante der Schnitzeljagd ähnelt. Archivierung ist wenig attraktiv, dabei aber gleichzeitig ein hochkomplexes Thema. Kein Wunder, dass es in vielen Unternehmen auch heute noch an der Umsetzung hapert. Das aber kann sich rächen und zu ernsten juristischen Folgen sowie hohen Kosten führen. Denn die Gesetzgebung schreibt eine langfristige Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten vor. Wer sich also nicht sicher ist, ob die Praxis der Archivierung im eigenen Unternehmen korrekt umgesetzt wird, sollte schleunigst handeln. Schließlich bieten moderne Archivierungssysteme neben der beruhigenden Sicherheit, gesetzestreu zu handeln, spürbare Mehrwerte für die tägliche Arbeit. Doch welchem Zweck dient die digitale Archivierung genau? Was ist konkret unter Dokumenten-Archivierung zu verstehen und welche gesetzlichen Vorgaben sind in diesem Zusammenhang relevant?

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik definiert die Archivierung als „dauerhafte und unveränderbare Speicherung von elektronischen Dokumenten und anderen Daten“, wobei die Aufbewahrungsfrist der jeweiligen Daten zum Archivierungszeitpunkt festgelegt werden muss. Im Unterschied zum einfachen Backup, dessen Zweck es ist, Daten im Verlustfall möglichst kurzfristig und leicht wiederherstellen zu können, ist bei der Archivierung vor allem die Langfristigkeit der Speicherung von Bedeutung. Des Weiteren sollten die Daten systematisch und vor unbefugtem Zugriff geschützt aufbewahrt werden sowie zu jeder Zeit abrufbar sein.

Gesetzliche Vorschriften zur Archivierung

Die Archivierung von Geschäftsbriefen wird gleich in mehreren verschiedenen Gesetzen oder Vorschriften geregelt. So finden sich Vorgaben zur konformen Speicherung im Handelsgesetzbuch (HGB), in der Abgabenverordnung (AO) sowie in den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Dokumente, die unter die dort aufgeführten Kategorien fallen, müssen mindestens sechs, oftmals jedoch zehn Jahre aufbewahrt werden.

Ausschlaggebend hierfür ist die Art des Dokuments: Während zum Beispiel Handelsbücher oder Jahresabschlüsse auch ein Jahrzehnt nach Erstellung vorhanden sein müssen, gilt für Handelsbriefe oder Geschäftspapiere die kürzere Frist. Allen Vorgaben gemeinsam ist, dass all diese Daten während des Zeitraums der vorgeschriebenen Aufbewahrung im Bedarfsfall, wenn also beispielsweise eine Betriebsprüfung vorgenommen wird, auffindbar sein müssen.

Hinzu kommen branchenspezifische Regularien, die von den generell geltenden Vorschriften meist insofern abweichen, als dass sie eine längere Aufbewahrung fordern. So gilt im Bauhandwerk etwa, dass Baupläne dauerhaft aufbewahrt werden müssen, während im medizinischen Bereich Patientenakten 30 Jahre vorzuhalten sind.

Archivierung zum Nachweis konformer Geschäftsführung

Doch welchem Zweck dient die Archivierung von Verträgen, Büchern oder Briefen? Vom Standpunkt der Gesetzgebung aus betrachtet, ist es hauptsächlich der Nachweis darüber, dass ein Unternehmen gesetzestreu handelt und nicht etwa Einnahmen verschleiern kann, um fällig werdende Steuerzahlungen zu verringern. Dafür müssen die Daten natürlich auch dann noch verfügbar sein, wenn ein eventuelles Vergehen bereits in der Vergangenheit liegt.

Ebenso können Schadenersatzforderungen mithilfe der Unterlagen geltend gemacht oder abgewehrt werden. Sieht ein Auftraggeber die vereinbarte Leistung als nicht oder fehlerhaft erbracht an, dienen die Verträge zwischen ihm und dem Auftragnehmer als Basis für eine Bewertung des Vorfalls. Damit die Dokumente jedoch vor Gericht verwertet werden können, müssen sie beweiswerterhaltend gespeichert werden. Beweiswerterhaltend oder auch revisionssicher heißt in diesem Zusammenhang, dass die Daten unveränderbar aufbewahrt werden.

nscale bietet hierfür die Möglichkeit, elektronische Signaturen zu setzen und zudem kryptographische Verfahren zur Verschlüsselung zu nutzen. Zudem besitzt das System die geforderten Sicherheitszertifizierungen auf Basis der BSI-Richtlinie TR-ESOR. Neben der Gesetzeskonformität gehen jedoch mit der Nutzung einer entsprechenden Archivierungslösung auch ganz konkrete Vorteile einher. 

Zeit und Kosten sparen: Mehrwerte einer digitalen Archivlösung

Das Wissen, mithilfe eines leistungsfähigen Systems zur digitalen Dokumentenarchivierung gesetzeskonform zu handeln, mag beruhigen – zu Jubelstürmen wird es jedoch nicht führen. Schließlich hält sich ja auch die Freude darüber in Grenzen, beim Gang über eine grüne Ampel alles richtig zu machen. Was aber wäre, wenn die Ampel schneller auf grün springt, Aufgaben also aufgrund der Archivlösung beschleunigt erledigt werden? Dieser Gedanke lässt das Thema Archivierung gleich in einem ganz anderen Licht erscheinen.

Und tatsächlich bietet nscale genau diesen Vorteil. Denn digital archivierte Dokumente stehen schnell und unkompliziert zur Verfügung – langes Suchen im angesprochenen staubigen Aktenarchiv entfällt. Das macht sich direkt bemerkbar, wie auch die Ergebnisse einer Umfrage zeigen, die Statista im Auftrag von Kyocera Document Solutions durchgeführt hat. Darin wurden die Teilnehmer zum Status ihrer Dokumentenprozesse befragt. Rund 40 Prozent der Befragten schätzen die Zeit, die durch eine effiziente Archivierung und geeignete Suchwerkzeuge eingespart werden kann, auf ein bis zwei Stunden pro Tag, mancher konnte sich sogar eine Ersparnis von mehr als zwei Stunden vorstellen.

Mitarbeiter von Unternehmen, die auf digitales Archivieren setzen, müssen also nicht lange nach angefragten Informationen suchen. Sie sind jederzeit auskunftsfähig gegenüber Kunden, Lieferanten oder Kollegen. Wichtiges Wissen geht nicht verloren, sondern wird systematisch und sicher aufbewahrt. Im Bedarfsfall ist es unkompliziert und schnell abrufbar. So überrascht eine weitere Erkenntnis nicht, die die Umfrage erbracht hat: Angestellte, die Dokumente größtenteils digital weitergeben sind im Vergleich zu denjenigen, die Dokumente analog bearbeiten, zufriedener mit den zugehörigen Workflows wie Freigabe und Ablage. 

Digitales Archiv für neue Arbeitsplatzmodelle

Auch wenn es um die Kosten der Dokumenten-Archivierung geht, ist das digitale dem analogen Archiv überlegen. Wer alle Akten platzsparend auf einem lokalen Server oder in der Cloud aufbewahrt, benötigt keine Räumlichkeiten für ein physisches Aktenlager. Hinzu kommen eingesparte Druckkosten und – im Falle des sich anbietenden elektronischen Versands – auch Portokosten.

Gerade in Zeiten, in denen Arbeiten immer weniger an einen festen Ort gebunden ist, bietet eine digitale Archivierung darüber hinaus eine deutlich höhere Flexibilität. Denn es spielt keine Rolle, ob ein Mitarbeiter im Büro, im Home-Office oder unterwegs auf einen archivierten Vertrag zugreifen möchte. Eine Internetverbindung reicht aus, um das Dokument unabhängig von Ort und Endgerät abrufen zu können. Diese moderne und zukunftsgerichtete Arbeitsweise trägt spürbar zur Mitarbeiterzufriedenheit und so zur Attraktivität eines Unternehmens bei.

Die Nutzung einer digitalen Archivlösung ist also nicht nur die Voraussetzung, um gesetzliche und unternehmensinterne Vorgaben einfach und unkompliziert umsetzen zu können. Darüber hinaus bieten solche Systeme eine Reihe weiterer Vorzüge, die die tägliche Arbeit deutlich erleichtern. 

Mit dem nscale Storage Layer ist rechtssichere Archivierung kein Problem mehr. Wie Sie ihre Dokumente revisionssicher und compliance-konform archivieren können lesen Sie hier.