War Ihr DMS-Projekt erfolgreich?

Erfahren Sie hier, wie Sie den Erfolg Ihrer DMS-Einführung evaluieren können.

Wer plant ein DMS im eigenen Unternehmen einzuführen, hat meist auch entsprechende Erwartungen an dessen Mehrwert für den Betrieb. Doch wie lässt sich feststellen, wieviel die DMS-Einführung tatsächlich gebracht hat? 

Mit dieser Frage wollen wir uns im Folgenden einmal näher auseinandersetzen und im gleichen Zuge aufzeigen, wie Unternehmen die richtigen Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches Projekt schaffen. 

Inhaltsverzeichnis

• DMS Definition 
• Entspricht die DMS-Software Ihren Erwartungen? 
• 1. IST-Analyse vor Beginn des Projektes 
• 2. IST-Analyse direkt nach der DMS-Einführung 
• 3. IST-Analyse der DMS-Software mit zeitlicher Distanz 
• Fazit: Der Stellenwert regelmäßiger Analysen 

DMS Definition

Das Akronym „DMS“ bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich im Grunde genommen um nichts anderes als eine Software zur digitalen Verwaltung von Dokumenten. Innerhalb des Systems lassen sich sämtliche Prozesse der Dokumentenverwaltung abbilden. 

Die Vorteile einer DMS-Software

Dies geht mit mehreren Vorteilen einher: Zum einen lassen sich Dokumentenmanagement-Prozesse über das System optimieren, verschlanken und automatisieren. Auf diese Weise werden wertvolle Ressourcen gewinnbringender eingesetzt, welches Unternehmen einen ausschlaggebenden Wettbewerbsvorteil verschaffen auf.

Zum anderen agiert das DMS als zentrales Dokumentenmanagement-Tool, mittels dessen die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit durch die Verwendung einer einheitlichen Plattform maßgeblich verbessert wird. 

Die Anforderungen variieren

Doch DMS ist nicht gleich DMS. Denn neben dem grundlegenden Funktionsumfang eines DMS hat jedes Unternehmen individuelle Anforderungen an dessen Funktionsweise und -umfang.

So kann sich die Suche nach einem geeigneten DMS unter Berücksichtigung der schieren Vielfalt und Auswahl auf dem DMS-Markt schnell als umfangreiches Projekt herausstellen. Investieren Unternehmen Zeit und finanzielle Mittel in ein solches Projekt, erhoffen sie sich von der Investition auch bestimmte Erträge. 

Entspricht die DMS-Software Ihren Erwartungen?

Diese Erwartungshaltung geht in der Regel auch mit Bedenken und Unsicherheiten einher. Was, wenn das Projekt scheitert? Letztlich finden sich bereits bei einer kurzen Suche einige, teils prominente Beispiele für gescheiterte Softwareeinführung. Doch warum scheitert ein DMS-Projekt? 

Mangelnde Vorbereitung

In der Regel ist die Ursache für ein gescheitertes Projekt im eigenen Unternehmen zu suchen. So ist auch das leistungsstärkste DMS wenig von Nutzen, wenn es nicht den individuellen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens gerecht wird.

Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen im Rahmen einer extensiven Planung- und Vorbereitungsphase mit ihren konkreten Anforderungen auseinandersetzen und letztlich ein Lastenheft mit spezifischen Anforderungen zusammenstellen. Anhand dessen lassen sich dann geeignete DMS bzw. geeignete Anbieter identifizieren. 

Falsche Vorstellungen

Auch herrscht in manchen Fällen die Annahme, es würden sich bereits durch die bloße Einführung einer DMS-Software Vorteile einstellen. Tatsächlich tragen jedoch die Mitarbeiter, welche das DMS letzten Endes regelmäßig im Tagesgeschäft nutzen, wesentlich zum Erfolg oder Misserfolg der Software bei. Nehmen sie es aufgrund von Vorbehalten oder mangelnder Schulungen nicht an, nützt auch ein individuell auf das Unternehmen ausgerichtetes DMS wenig. 

Im Folgenden wollen wir uns nun einmal der Frage annehmen, wie Unternehmen ein geeignetes DMS auswählen und anschließend dessen Erfolg evaluieren können. 

1. IST-Analyse vor Beginn des Projektes

Vor der Einführung einer neuen DMS-Software sollten Unternehmen zunächst einmal den IST-Zustand im eigenen Betrieb analysieren. 

Welche Prozesse können optimiert werden?

Ein besonderer Fokus sollte dabei auf Prozesse gelegt werden, die bislang noch nicht optimal abgewickelt bzw. effizienter gestaltet werden könnten. Diese gilt es, im Rahmen der DMS-Einführung zu verbessern. Grundsätzlich gilt, dass eine geeignete Software sämtliche Prozesse eines Unternehmens abbilden können sollte. 

Dennoch ist darin wenig Nutzen, wenn es sich um ineffiziente Prozesse handelt. Ein DMS-Projekt ist die optimale Gelegenheit, bestehende Prozesse einmal genau unter die Lupe zu nehmen. Auch, wenn Prozesse keine akuten Problematiken verursachen, sollen sie dennoch regelmäßig überdacht werden. Handelt es sich nach wie vor um die effizienteste Herangehensweise, oder um ein „Das haben wir schon immer so gemacht“-Szenario? 

Kennzahlen / KPIs verwenden

Um eine aussagekräftige IST-Analyse durchzuführen, ist der Einsatz von Kennzahlen unabdingbar. Sie vermitteln nicht nur ein deutlicheres Bild der aktuellen Situation, sondern werden auch an späterer Stelle von Nutzen sein – Nämlich dann, wenn die durch die DMS-Einführung erzielten Verbesserungen gemessen werden sollen. 

2. IST-Analyse direkt nach der DMS-Einführung

Ist ein geeignetes DMS identifiziert und eingeführt, sollte eine weitere IST-Analyse unmittelbar nach Einführung vorgenommen werden. Diese dient jedoch nicht der Messung des Projekterfolges. 

Müssen Anpassungen vorgenommen werden? 

Vielmehr geht es darum, zu ermitteln, ob das DMS in exakt dieser Ausführung die Anforderungen des Unternehmens optimal abdeckt. Auch bei einer ausgiebigen Planung und Vorbereitung mit allen notwendigen Ebenen kann es dennoch zu Problematiken oder fehlerhaften Prozessen kommen. 

Probleme zeitnah identifizieren und beheben

Dies ist jedoch keinesfalls ein Beinbruch. Vielmehr hat man unmittelbar nach der Einführung die Gelegenheit, diese Problematiken zu identifizieren und zu beheben, bevor sie sich negativ auf das Unternehmen auswirken. Daher sollte zu diesem Zeitpunkt in jedem Fall erneut eine IST-Analyse durchgeführt werden. 

3. IST-Analyse der DMS-Software mit zeitlicher Distanz

Schließlich geht es darum, den eigentlichen Erfolg des DMS-Projektes zu bestimmen. Es ist davon abzuraten, eine IST-Analyse zu diesem Zweck mit zeitlicher Nähe zur Inbetriebnahme der DMS-Software durchzuführen.

Das liegt daran, dass viele wesentliche Vorteile einer neuen DMS-Software erst mit der Zeit spürbar – und vor allem nachweislich messbar – werden. Unternehmenssoftware ist grundsätzlich gesprochen immer auf eine langfristige Nutzung ausgelegt. 

Das System auf die Probe stellen: Kennzahlen vergleichen

Um den tatsächlichen Mehrwert des DMS zu ermitteln, müssen nun erneut jene Kennzahlen erhoben werden, die vor Beginn des DMS-Projektes bestimmt wurden. Diese werden dann mit den Werten vor der Einführung verglichen. So ist konkret zu erkennen, in welchen Bereichen das DMS für Verbesserungen gesorgt hat. 

Was, wenn sich keine Verbesserungen eingestellt haben?

Zeigt sich im Rahmen des Vergleichs, dass in keinem Bereich messbare Verbesserungen verzeichnet werden konnten, sollte Unternehmen an dieser Stelle keinesfalls die Flinte ins Korn werden. Ein DMS-Projekt ist erst dann gescheitert, wenn das Unternehmen aufgibt. Stattdessen sollte nun ein strategischer Ansatz zur Identifizierung möglicher Ursachen gewählt werden. Dabei ist wichtig, dass nicht nur die DMS-Software selbst „Schuld“ am temporären Misserfolg sein kann. 

Ist es beispielsweise möglich, dass die Nutzer nicht ausreichend geschult worden sind oder die Einführung des DMS gar als „Kontrollmaßnahme“ des Managements empfinden und es daher nur widerwillig nutzen? 

Unabhängig von einer konkreten Erfolgsmessung sollte in regelmäßigen Abständen der IST-Zustand der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur analysiert werden. Die IT-Branche ist überaus schnelllebig und geprägt von Innovation und stetiger Veränderung. Es ist daher ratsam, die eigene Software immer wieder genau unter die Lupe zu nehmen, um sicherzustellen, dass sie nach wie vor zeitgemäß und auf dem neuesten Stand ist. 

Fazit: Der Stellenwert regelmäßiger Analysen

Der Erfolg eines DMS-Projektes lässt sich folglich in erster Linie durch die Erhebung von Kennzahlen bzw. KPIs und deren Vergleich bestimmen. Wichtig ist, dass die Vergleichserhebung mit einer entsprechenden zeitlichen Distanz zur Implementierung der DMS-Software stattfinden sollte. 

Auch sollten Unternehmen beachten, dass die Gründe für ausbleibende Verbesserungen sehr vielseitig sein können und nicht immer ausschließlich mit der DMS-Software selbst zusammenhängen. Um ein solides Fundament für ein erfolgreiches DMS-Projekt zu legen, ist eine ausgiebige Planung- und Vorbereitungsphase zudem unabdingbar.