Was ist Baufaktura?

Erfahren Sie mehr über das Abrechnungsprogramm für Bau und Handwerk.

Vielen Unternehmen fällt die Wahl einer passenden DMS-Software nicht leicht. Die Größe und Vielfalt des DMS-Marktes erschwert es vielen Betrieben, den Überblick zu behalten. Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit einer bekannten Abrechnungssoftware auseinandersetzen: Baufaktura.

Inhaltsverzeichnis

• DMS Definition: Was ist DMS-Software?
• DMS als Abrechnungssoftware
• Ein Blick auf Baufaktura
• Baufaktura: Module und Funktionen
• Baufaktura-Schnittstellen
• Fazit: Die Wahl der richtigen DMS-Software

DMS Definition: Was ist DMS-Software?

„DMS“ ist die Abkürzung für „Dokumentenmanagementsystem“; eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. DMS-Software ist zentral ausgerichtet. Das bedeutet, dass abteilungsübergreifend alle Mitarbeiter mit entsprechenden Berechtigungen Zugriff auf das System und die darin verwalteten Dokumente erhalten.

DMS-Software: Geschäftsbereiche, Module und Funktionen 

Gleichsam muss eine DMS-Software daher auch Funktionen unterschiedlicher Geschäftsbereiche zusammenfassen. Häufig werden jene Funktionen, derer es in einem bestimmten Aufgabenbereich bedarf, innerhalb eines Moduls gebündelt. Zu den wichtigsten Funktionsbereichen einer DMS-Software zählen:

• Abrechnung,
• Archivieren
• Belegerfassung,
• Barcodes scannen und identifizieren,
• digitale Signaturen
• Drag & Drop,
• OCR,
• Ordnerstruktur,
• Personalmanagement,
• Revisionssichere Ablage,
• Suchfunktion, Verschlagwortung,
• Wiedervorlagen,
• Wissensdatenbank und
• Workflow.

Aus dieser Übersicht wird deutlich, dass sich DMS-Software vielseitig einsetzbar ist. Im Folgenden wollen wir einmal einen genaueren Blick auf den zuerst genannten Einsatzbereich werfen: Die Abrechnung.

DMS als Abrechnungssoftware 

Allein die Prozesse aus dem Bereich der Abrechnung sind vielfältig. Mittels einer vollumfänglichen DMS-Software für die Abrechnung lassen sich Rechnungsdaten sowohl aus digitalen als auch aus analogen Rechnungen extrahieren. Die Daten können dann softwareseitig gebucht und schließlich zur revisionssicheren Ablage an das digitale Archiv überführt werden.

Vorteile einer Abrechnungssoftware 

Die Verwendung einer Software zur Abwicklung sämtlicher Abrechnungsprozesse kann zahlreiche Vorteile mit sich bringen. So helfen beispielsweise entsprechende Automatisierungen bei der rechtskonformen Dokumentenverwaltung; beispielsweise durch eine integrierte revisionssichere Ablage. Auch lassen sich Positionen beispielsweise in Teilbeträge splitten oder automatisch den richtigen Kostenstellen zuweisen.

Aussagekräftige Analysen 

Durch integrierte Analysefunktionen lassen sich zudem statistische Auswertungen vornehmen. So lassen sich beispielsweise Erkenntnisse über das Zahlungsverhalten von Kunden gewinnen.  

Automatisierungen 

Durch automatische Erinnerungen; beispielsweise in Form eines Ampelsystems oder durch Push-Up-Benachrichtigungen oder Nachrichten; lassen sich Rechnungs- und Skontofristen mühelos einhalten.

Optimierte Arbeitsabläufe

Weitere Automatisierungen und Formularbausteine verschlanken zudem zahlreiche Arbeitsabläufe. Eine weitere Unterstützung liefert die vereinfachte Kommunikation im Team durch die Nutzung einer einheitlichen Software.

Über Baufaktura 

Im Folgenden wollen wir uns nun einmal näher mit einer bestimmten Abrechnungssoftware befassen: Baufaktura. Im Vorab sollte jedoch herausgestellt werden, dass keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit oder Aktualität erhoben wird.

Ein Blick auf Baufaktura 

Baufaktura ist eine Abrechnungssoftware für Unternehmen aus den Bereichen Handwerk und Bau. Sie wird von der Huonker Softwaretechnik GmbH & Co. KG mit Sitz in Dormettingen herausgegeben. Neben Baufaktura vertreibt das Unternehmen auch WinRechnung, eine branchenübergreifende Lösung.

KMU in Handwerk und Bau 

Baufaktura richtet sich als Rechnungsprogramm primär an kleine und mittlere Betriebe. Konkret eignet sich die Lösung für Sanitär-, Elektro-, Heizungs-, Maler-, Hochbau-, Tiefbau- und weitere Spezialisierungen innerhalb der Baubranche und des Handwerks (vgl. huonker.software, 06.08.2021).

Baufaktura: Module und Funktionen 

Aus baufaktura.de werden zahlreiche Module und Funktionen aufgeführt.

Baufaktura-Module 

Zu den aufgeführten Modulen zählen: Aufmaß-Erweiterung, Basisaufmaß, Bauzeit Pro, E-Mail, Jahresverträge, Lagerverwaltung, Lieferscheinaufstellung, Mandanten-Installation, Nachkalkulation, Preisspiegel, Tagesberichte und Vorkalkulation. Bauzeit Pro fungiert als Projektmanagement-Modul, mittels welchem sich mehrere Projekte gleichzeitig verwalten lassen. Termine und Fristen werden in einem Balkendiagramm dargestellt.

Baufaktura-Funktionen 

Zu den aufgeführten Funktionen zählen neben Musterdokumenten auch eine Artikelverwaltung, Brieftext bzw. Rundschreiben, eine Kundenverwaltung und die Erstellung eines baufaktura-Dokumentes.

Umfangreiches System 

Aus dieser Auflistung wird deutlich, dass der Funktionsumfang von Baufaktura über den einer grundlegenden Abrechnungs- oder Dokumentenmanagementsoftware hinausgeht. So umfasst das System auch Funktionen aus Bereichen, die klassischerweise der ERP- bzw. CRM-Sparte zuzuordnen sind.

Baufaktura-Schnittstellen

Darüber hinaus stellt das System zahlreiche Schnittstellen bereit. Schnittstellen ermöglichen einen nahtlosen Informationsaustausch mit anderen Programmen oder Anwendungen und können so Arbeitsabläufe verschlanken. Auch eine doppelte Datenpflege und das damit einhergehende Risiko von Übertragungsfehlern werden hinfällig.

Baufaktura-Schnittstellen: Ein Überblick 

Die folgenden Schnittstellen werden aktuell (Stand 2021) auf baufaktura.de aufgeführt:

• DATEV / CSV,
• GAEB Import,
• GAEB Export,
• Datanorm-Import,
• IDS/SHK-Connect,
• CSV Import und Export,
• GAEB DA11 Export,
• Sirados Live Drag & Drop und
• Externe Zeiterfassung.

DATEV und GAEB 

Eine DATEV- bzw. CSV-Schnittstelle ermöglicht den Datenaustausch mit verschiedenen Buchhaltungs-Programmen oder auch dem eigenen Steuerberater. GAEB bezeichnet den gemeinsamen Ausschuss für Elektronik im Bauwesen. Er fördert die Rationalisierung im Bauwesen mittels Datenverarbeitung, wobei DA11 die Abkürzung für ein bestimmtes Datenformat ist.

Datanorm 

Datanorm ist ein Dateiformat zum Datenaustausch von Artikelstammdaten zwischen Lieferant, Fachgroßhandel und Handwerksbetrieb und wird vor allem im Baunebengewerbe sowie der Heizungs- und Sanitär- sowie Elektro- und Maler- und Lackiererbranche genutzt.

SHK-/ IDS-Connect und Sirados 

SHK- und IDS-Connect ermöglichen jeweils beispielsweise eine direkte Übernahme von Datanormdateien vom Großhandel bzw. eine direkte Verbindung zu den Großhändler-Onlineshops. Die Sirados-Schnittstelle ermöglicht die einfache Übertragung von leistungstexten aus Sirados nach Baufaktura (vgl. baufaktura.de, 06.08.2021).

Fazit: Die Wahl der richtigen DMS-Software 

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass Abrechnungssoftware zahlreiche Prozesse erheblich verschlanken kann. Dazu muss das zum Einsatz kommende System jedoch auch auf den jeweiligen betrieb ausgelegt sein.

Baufaktura für Baubranche und Handwerk 

Baufaktura richtet sich speziell an Betriebe aus der Baubranche und dem Handwerk. Es umfasst zahlreiche Module, Funktionen und Schnittstellen, derer es in diesen Branchen zumeist bedarf. Ob sich das System für den Einsatz im eigenen Betrieb eignet, sollte immer im Einzelfall auf Grundlage eines Abgleiches mit den individuell vorliegenden Anforderungen des Unternehmens geprüft werden.