Was kostet eine lokale DMS-Software?

Es ist und bleibt die Gretchenfrage – wie teuer ist eine lokale DMS-Software eigentlich? Wir zeigen Ihnen, mit welchen Kosten Sie rechnen müssen.

Eine der zentralsten Fragen im Zuge einer DMS-Einführung stellt sich immer entlang der Kosten des Systems. Jedes Unternehmen muss kalkulieren, was bedingt, dass die Mehrwerte, die sich mit einer DMS-Software erzielen lassen, den anfänglichen Kosten gegenübergestellt werden müssen. 

Wir wollen uns an dieser Stelle einmal genauer mit Kosten einer lokalen DMS-Software auseinandersetzen und aufzeigen, wie sich die direkten gegenüber den indirekten Kosten verhalten. Dazu werden wir zunächst klären, was eine lokale DMS-Software überhaupt ist und wie diese Anwendungen funktionieren. 

Das hilft uns zu verstehen, an welcher Stelle Kosten entstehen und wie sich im Einzelnen zusammensetzen. Auch können wir so besser nachvollziehen, welche Mehrwerte den Kosten gegenüberstehen. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist DMS-Software? – Eine Definition 
• Technische Seite von DMS-Software 
• Kosten einer lokalen DMS-Lösung 
• Kosten für die IT-Infrastruktur 
• Kosten für externe Dienstleistungen 
• Fazit: DMS-Kosten abhängig von den eigenen Anforderungen

Was ist DMS-Software? – Eine Definition

DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagement-System. Im Kern geht es bei dieser unternehmerischen Aufgabe darum, alle umherlaufenden Dokumente innerhalb einer Organisation zu verwalten und bestmöglich zu organisieren. Zu diesem Zwecke werden verschiedenste Maßnahmen ergriffen. 

Mit zunehmendem Anteil digitaler Dokumente nahm auch die Notwendigkeit eines digitalen Dokumentenmanagement zu. Wurden in der Vergangenheit digitale Dokumente ausgedruckt und dem analogen DMS zugeführt, hat sich dies mittlerweile umgekehrt.

Heute werden die wenigen Papierdokumente eingescannt und dem digitalen Dokumentenmanagement zugeführt. 

Digitales Dokumentenmanagement

Zu diesem Zwecke werden digitale DMS-Lösungen eingesetzt. Diese führen sämtliche Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen und speichern alle Dokumente in einer festgelegten Ordnerstruktur.

Dabei haben alle zugangsberechtigten Akteure im Unternehmen Zugriff auf dieselben validen Daten. Jedes Dokument wird in einer Version abgespeichert, in der alle vorgenommenen Änderungen nachvollzogen werden können. 

Schnelle und sichere Prozesse

Das sorgt zum einen für schnellere aber zum anderen auch für deutlich sicherer Prozesse. Die Daten werden auf einer entsprechenden Datenbank revisionssicher und nach allen weiteren gesetzlichen Bestimmungen gespeichert und archiviert. 

Neben der Speicherung und Archivierung der Daten leisten modernde DMS-Lösungen jedoch weit mehr als das. Mit Ihnen werden sämtliche Prozesse im Unternehmen, bei denen Dokumente, ganz gleich welcher Art verarbeitet werden, deutlich rationalisiert. 

Automatisierte Abläufe entstehen

So lassen sich vielerorts Workflows erstellen, die sich an einem jeweiligen Dokument entlang bewegen.

Ein Beispiel: Entsteht in einer Abteilung an Bedarf an Personal, so kann dieser direkt vom Mitarbeiter über das System gemeldet werden. Dazu werden die Anforderungen beschrieben, sowie der Zeitpunkt, ab wann der Mehrbedarf entsteht. 

Diese Anzeige wird zum Management weitergeleitet und dort geprüft und freigegeben. Daraufhin kann das System selbstständig eine entsprechende Stellenausschreibung anfertigen und diese auf der eigenen Homepage, sowie auf einschlägigen Portalen veröffentlichen.

Im nächsten Schritt werden eingehende Bewerbungen direkt an die entsprechenden Stellen weitergeleitet. 

Hier können die Bewerbungen von allen beteiligten Akteuren bewertet werden. Haben alle Ihre Einschätzung abgegeben, kann das System automatisch über den Abgleich der Kalender der Entscheidenden einen Termin für ein Vorstellungsgespräch ermitteln und den Bewerber einladen.

Der gesamte Prozess der Bewerbung kann so deutlich beschleunig und vielerorts automatisiert werden. 

Abteilungsgrenzen überwinden

Solche Automationen sind an vielen verschiedenen Stellen denkbar. Abteilungsgrenzen werden durch die Nutzung derselben Daten überwunden und Prozesse deutlich schlanker und sicherer.

Diese Optimierung der Prozesse ist ein entscheidender Grund, warum sich immer mehr Unternehmen mit der Einführung einer DMS-Software auseinandersetzen. 

Noch wichtiger sind jedoch die möglichen Einsparungen, die eine derartige Lösung mit sich bringen kann. Neben Papier- und Druckkosten, entfallen auch die Kosten für den Unterhalt von physischen Archiven. 

Technische Seite von DMS-Software

Aufgebaut sind DMS-Lösungen zu Weilen aus verschiedenen Modulen, die jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken. So finden sich in modernen DMS-Lösungen oftmals folgende Module an: 

• Workflow-Funktion
• Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen
• Suchfunktionen
• Dokumentenbearbeitung
• Wissensportal
• Bewerbungsportal
• Import und Export von Dokumenten usw.

Nicht jedes Unternehmen benötigt gleich jede dieser Funktionen. Andere Unternehmen hingegen benötigen darüber hinaus noch weit mehrere.

Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs unterscheiden sich DMS-Software-Lösungen massiv voneinander. Auch in Bezug auf den Speicherort der jeweiligen Datenbanken ergeben sich wesentliche Unterschiede. 

Unterschiedliche Lizenzmodelle

Hier unterscheidet man im Wesentlichen zwischen Systemen aus der Cloud und jenen die lokal, also auf den eigenen Servern implementiert werden. Zwischen diesen beiden Formen haben sich noch andere Modelle etabliert, bei denen nur Teile des Systems aus der Cloud bezogen werden, während andere auf den eigenen Server bleiben.

Auch bieten einige Systemhäuser Server zur Vermietung an, falls Unternehmen über keine eigenen verfügen. 

Kosten einer lokalen DMS-Lösung

Die unterschiedlichen Lizenzmodelle sind auch ein entscheidender Faktor bei der Preisbildung von DMS-Software-Lösungen.

Wir wollen im Folgenden einen Blick auf die verschiedenen Faktoren werfen, die den Preis von DMS-Systemen beeinflussen und dabei auch auf all jene Kosten eingehen, die zunächst im Verborgenden bleiben. 

Software beim Anbieter erwerben

An dieser Stelle betrachten wir genauer, welche Kosten für ein Unternehmen bei einer lokalen DMS-Implementierung entstehen.

Lokal, bzw. On-Premises beschreibt ein Lizenzmodell, bei dem eine Software zunächst vom Anbieter vollständig erworben wird und dann auch den hauseigenen Servern installiert und betrieben wird. 

Daten bleiben im eigenen Haus

Der große Vorteil für Unternehmen, der sich aus diesem Lizenzmodell ergibt, die Daten bleiben im eigenen Haus. In Zeit sich immer weiter verschärfenden Datenschutzbestimmungen, ist es zunehmend wichtiger geworden, die eigenen Daten ausreichend zu schützen.

Mit einer lokalen DMS-Lösung ist das Unternehmen jedoch auch für den Schutz der Daten selbst verantwortlich.  

Funktionsumfang und Kapazitäten unterschiedlich

Die ersten Kosten im Zuge einer DMS-Implementierung entstehen also beim Erwerb der Lösung an sich.

Diese variieren oftmals entlang des angebotenen Funktionsumfangs und ihrer Kapazität.

Nicht jedes System ist für unendlich viele Anwender ausgelegt. Hier gilt es also genau zu schauen, für welche Lösung man sich am Ende entscheidet. 

Kosten für die IT-Infrastruktur

Neben der eigentlichen Software gilt es auch die entsprechende Hardware bereitzustellen, die vom System verlangt wird. So müssen Serverkapazitäten geschaffen und Netzwerke aufgebaut werden.

DMS-Softwarelösungen verarbeiten sämtliche Dokumente und speichern diese revisionssicher ab. Die Speicherkapazitäten, die für eine derartige Lösung nötig werden, sind mitunter riesig. 

Hardwarekosten oft vergessen

Auch gilt es weitere Hardwareanwendungen in die Kostenkalkulation einzubeziehen sind. So müssen Scanner angeschafft und mobile Endgeräte im Falle eines mobilen Einsatzes des Systems bereitgestellt werden. Auch diese Kosten müssen unbedingt berücksichtigt werden. 

Backup-Management berücksichtigen

Ein weiterer Faktor an, den wir an dieser Stelle nicht unerwähnt lassen wollen, sind die regelmäßigen Backups, die es durchzuführen gilt. Backups dienen zum Schutz vor Verlust von Daten und müssen räumlich getrennt von den eigenen Servern gespeichert werden. Auch an dieser Stelle ergeben sich Kosten. 

Kosten für externe Dienstleistungen

Neben den eigenen Voraussetzungen und dem Erwerb der Software an sich, bedarf es an einigen Stellen oftmals Dienstleistungen Dritter. Beispielweise bei der Implementierung und Anpassung des Systems selbst, bei der Schulung der Mitarbeiter oder auch der vorherigen Beratung. 

Externe Dienstleister zur Digitalisierung der Daten

Auch greifen viele Unternehmen auf externe Dienstleister zur Digitalisierung aller physischen Dokumente zurück. Je nach Bedarf, können die Kosten hier schnell in die Höhe schnellen. Je mehr Expertise in den eigenen Reihen vorhanden ist, desto mehr kann an dieser Stelle eingespart werden. 

In jedem Fall ist eine Gute Vorbereitung auf das Projekt elementar und spart am Ende nicht nur Zeit, sondern auch einiges an Geld ein, etwa wenn man an die Schulung der Mitarbeiter denkt. 

Fazit: DMS-Kosten abhängig von den eigenen Anforderungen

Wie deutlich geworden sein dürfte, ist es nahezu unmöglich einen pauschalen Preis für eine lokale DMS-Software auszugeben. Vielmehr müssen die Begebenheiten im Unternehmen berücksichtig werden.

Hier ergeben teils gravierende Unterschiede hinsichtlich der IT-Infrastruktur und auch in Bezug auf die vorhandene Expertise. 

Auch die Software an sich unterscheidet sich hinsichtlich des Funktionsumfangs und der Kapazität. Je nach Bedarf des Unternehmens können sich hier auch die Preise deutlich voneinander unterscheiden.

Wie teuer ein lokales DMS-Projekt am Ende wird, ist also eine hochgradig individuelle Sache. 

Bei der Kostenkalkulation gilt es in jedem Fall die vielen verschiedenen Faktoren ausreichend einzuplanen, sodass man am Ende nicht von den laufenden und verstecken Kosten erschlagen wird und das Projekt wohlmöglich daran scheitert.