Wie viel kostet ein DMS?

Trotz all dem zur Verfügung stehenden Stauräumen in Unternehmen, gehen immer noch etwa 7,5% aller Papierdokumente verloren. Ein DMS schafft Abhilfe.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwaltet alle digitalen Dokumente innerhalb eines Unternehmens. Dabei unterstütz das System alle Vorgänge rund um das Speichern und Ablegen, das Verfolgen und das Abrufen von digitalen Dokumenten. Ebenso werden Standards für den Umgang mit diesen festgelegt.

Die zahlreichen Vorteile eines DMS

Diese reichen vom Einrichten eines Dokumentes über die Anpassung und Freigabe bis hin zur Löschung dieser. Dokumentenmanagementsysteme führen Unternehmen in eine papierlose Zukunft und ermöglicht es den Mitarbeitern zu jeder Zeit und von überall aus auf ihre Dokumente zuzugreifen, sofern eine Internetverbindung besteht. 

Die Vorteile eines DMS liegen dabei auf der Hand und sehr mehr als offensichtlich. Am Ende bleibt jedoch die Frage, was kostet ein Dokumentenmanagement-System?

Inhaltsverzeichnis 

• Die Zusammensetzung der Kosten 
• DMS in der Cloud 
• Lokales DMS
• Der Benutzer
• Die Implementierung 
• Schulungen 

Die Zusammensetzung der Kosten

Um eine valide Aussage zu den Kosten eine DMS treffen zu können, lohnt ein Blick auf die Zusammensetzung dieser. Denn bei der Preisbildung spielen verschiedene Kostenarten eine Rolle und für jeden dieser Arten muss individuell geschaut werden, in welchem Ausmaß dieser abgedeckt sein muss.

Um festzustellen, welches DMS zu ihrem Unternehmen passt und ob ein solches darüber hinaus noch weitere Funktionen, als in dessen Standard vorhanden, mitbringen muss, lohnt es vorab eine genaue Auflistung alle Bedürfnisse zu erstellen. Auf welche Funktionen kann nicht verzichtet werden, was wäre Luxus, was überflüssig? 

Wie das Lizenzmodell die Kosten beeinflusst 

Darüber hinaus ist die Art auf der das System implementiert werden soll, einer der größten Einflüsse auf die Gesamtkosten des Systems. Die Wahl zwischen lokalem und cloudbasiertem System beispielsweise ist nicht nur entscheidend dafür, wo Ihre Daten gespeichert werden, sondern auch maßgeblich für die späteren Kosten verantwortlich. 

DMS in der Cloud

Bei einer Clous-Lösung zahlen Sie in der Regel einen festen monatlichen Betrag für die Miete des Serverplatzes beim jeweiligen Anbieter und können die Software gemäß der Vertragsdauer nutzen. Wie teuer ein solches System dann monatlich ist, hängt von dessen Umfang ab.

Kosten variieren

Verwendet man das System beispielsweise nur zum Speichern von Daten, ist es logischerweise billiger, als wenn ein komplettes E-Mailprogramm integriert wird. Je mehr Funktionen beansprucht werden, desto höher fallen die monatlichen Kosten für dieses aus. Viele Anbieter von DMS haben drei verschiedene Pakete ihrer Software zur Auswahl.

Unterschiedliche Pakete

Ein Standardpaket, ein umfangreicheres Paket mit weiterführenden Funktionen und ein All-Inclusive-Paket. Das Standardpaket deckt dabei in der Regle die wesentlichsten Funktionen ab und lässt sich bei Bedarf um die fehlenden Funktionen erweitern. Die Preise dieser Standardpakete variieren, belaufen sich jedoch auf circa 30€ pro Benutzer im Monat.

Für ein All-Inclusive-Paket legt man dann schon 60€ und mehr hin, je nach dem wie umfangreich die individuellen Anpassungen noch sind. In den Beträgen sind dann auch meistens die Kosten für den Support, die Wartung und die Updates der Software enthalten. 

Lokales DMS

Die Kosten für ein DMS, das on-premises, also lokal auf den hauseigenen Server implementiert wird, setzen sich etwas anders zusammen. Anstatt die Software und den Serverplatz zu mieten, werden diese gekauft. Die Software wird dann auf Ihren eigenen Servern installiert und gehört dann in Gänze Ihnen.

Kosten von Anpassungen

Bedarf es bei der Software noch Anpassungen, müssen diese erst entwickelt werden und es wird meist eine Vorabzahlung verlangt. Auch wenn sich die Software den Arbeitsprozessen eines Unternehmens anpassen soll und nicht umgekehrt, werden meist aufwändige neue Anpassungen, speziell für dieses Unternehmen geschrieben, was den Preis selbstverständlich weiter ansteigen lässt. 

Folgekosten 

Da das System nach der Implementierung Ihnen gehört, sind sie auch für die Sicherheit, wie auch für die Wartung der Soft- und Hardware selbst zuständig. Auch dabei fallen natürlich langfristig Kosten an. Sollte etwa für die Wartung eigenes Personal angestellt, oder eine Vergabe an externe Unternehmen vorgenommen werden müssen.

Stellen Sie eigenes Personal ein, können Sie sicherstellen, dass alle Ihre Daten auch innerhalb Ihres Unternehmens bleiben. Die Verantwortung dieser obliegt dann selbstverständlich auch Ihnen selbst. 

Der Benutzer

Auch richten sich die Kosten für ein DMS häufig nach der Anzahl der Benutzer. Neben der schieren Anzahl der Benutzer gibt es auch noch einen großen Unterschied bezüglich der Zugangsrechte etwa bei der Unterscheidung zwischen „Schreibrecht“ und „Schreibgeschützt“.

Wie der Name schon vermuten lässt, können Benutzer mit Lesezugriff die Dokumente nicht bearbeitet, sondern nur einsehen. Für diese Zugriffe sind die Kosten in der Regel geringer, als für einen vollwertigen Zugriff mit allen Funktionen. 

Die Implementierung

Die Soft- und Hardware machen nur einen Teil der Kosten aus. Oft wird die Dienstleistung bei der tatsächlichen Umsetzung außer Acht gelassen. Diese Kosten beinhalten im Wesentlichen das Testen und Installieren der Software, aber auch etwaige Schulungen und Wartungskosten, die nach der Installation anfallen können. 

Kurze Implementierungszeit der Cloud

Ein DMS in der Cloud hat in der Regel eine deutlich kürzere Implementierungsdauer, als ein lokales System. Je nach Größe des Projektes kann es locker 1-2 Monate in Anspruch nehmen das System zu installieren und anzupassen, bis alles so läuft, wie es sollte.

Auch müssen für Testphasen und Anpassungen einige Ihrer Mitarbeiter ggf. abgezogen werden und können nicht wie gewohnt arbeiten, was wiederum Geld kostet. Nach der Testphase muss das gesamte System noch installiert werden ehe es auf allen Geräten so funktioniert, wie es vorgesehen ist. 

Schulungen

Dokumentenmanagementsysteme vereinfachen viele Arbeitsprozesse enorm und sind heutzutage ausgesprochen benutzerfreundlich. Dennoch ist es ratsam irgendeine Form der Schulung vorab zu absolvieren und ihre Mitarbeiter mit dem System vertraut zu machen, ehe diese es vollwertig nutzen.

Wer muss geschult werden?

Dabei muss geschaut werden, ob das gesamte Unternehmen extern geschult wird, oder nur einzelne Vertreter, die Ihren Kollegen bzw. das restliche Projektteam dann das System im Anschluss näherbringen. So oder so fallen dabei Kosten an. 
Letztlich lassen sich die Kosten eines DMS-Systems nie in Gänze vorhersagen.

ROI eines DMS

Sorgen sie in Ihrem Unternehmen für die nötigen Schritte und vergleichen Sie verschiedene Anbieter miteinander. Letztlich sollte der Nutzen eines DMS im Vordergrund stehen, und nicht der Preis. Läuft ein DMS erst einmal in Ihrem Betrieb, ist der ROI schnell erreicht.