Das windream Contract Management

Die digitale Software-Lösung zur effizienten Verwaltung beliebiger Vertragsarten.

Mit unserer Lösung für das digitale Vertragsmanagement behalten Sie in allen Phasen volle Kontrolle und den kompletten Überblick über die vertragsrelevanten Dokumente und Vorgänge in Ihrem Unternehmen – auch im mobilen Einsatz. Dabei sind sämtliche abgelegten Inhalte revisionssicher vor unerlaubten Änderungen geschützt. Das haben wir uns per Rechtsgutachten von einer unabhängigen Kanzlei bestätigen lassen. Darüber hinaus sorgt das ausgefeilte und zugleich flexible windream-Rechtekonzept auch für die nötige Sicherheit. Ihre Daten können ausschließlich von den dazu autorisierten Nutzern eingesehen und bearbeitet werden. Und: Mit dem windream Contract Management sparen Sie sowohl Zeit als auch Kosten.

Eine moderne Software-Lösung für windream Dynamic Workspace

Unsere Vertragsmanagement-Lösung „windream Contract Management“ ist vollständig als Anwendung in den neuen windream Dynamic Workspace integrierbar. Damit bieten wir Ihnen ein ebenso leistungsfähiges wie topmodernes Produkt an, das sich – nicht nur auf seiner innovativen, technologischen Basis – konsequent an den Bedürfnissen der Nutzer orientiert. Dazu zählen vor allem auch die mobilen Einsatzmöglichkeiten der Lösung.

Denn egal, ob Sie mit dem Smartphone oder Tablet unterwegs sind, Ihr Notebook aufklappen oder lieber an Ihrem Desktop-Rechner arbeiten: Sie erhalten als Anwender des windream ECM-Systems und des neuen windream Dynamic Workspace ein mächtiges Werkzeug, das Ihnen nervende und zeitaufwendige Tätigkeiten im Kontext einer komplexen Vertragsverwaltung weitestgehend abnimmt – unabhängig von Raum und Zeit. Das beginnt schon bei der Anlage neuer Verträge und endet bei der systematischen Anzeige von Verträgen, deren Fristen demnächst ablaufen. Dadurch verpassen Sie ab sofort keine Termine mehr. 

Topmodern, digital und zeitökonomisch

Die windream-Lösung zum Vertragsmanagement wurde gezielt dazu entwickelt, Sie als Anwender von möglichst vielen Tätigkeiten zu befreien, die bei einer konventionellen Verwaltung in Papier- und Aktenform bisher zwingend erforderlich waren. Daraus ergibt sich ein so hoher Mehrwert, dass sich die Investition in eine digitale Lösung „made by windream“ schon nach kürzester Zeit amortisiert.

Die Lösung im Detail – Mehrwert für Anwender als oberstes Ziel

Individuelle Sichten auf Vertragsunterlagen

Mit dem windream Contract Management entscheiden Sie als Anwender selber, wie die zu verwaltenden Vertragsdokumente angezeigt werden. Individuelle Sichten ermöglichen es Ihnen, den Datenbestand virtuell so darzustellen, wie es Ihrer persönlichen Arbeitsweise am besten entspricht. So lassen sich Vertragsdokumente zum Beispiel nach den Namen der Vertragspartner anzeigen oder auch nach Vertragsarten.

Die elektronische Ablage führt aber zu weiteren gravierenden Vorteilen. Denn egal, nach welchen Kriterien Sie Vertragsdokumente virtuell sortieren: Die Funktionen des ECM-Systems windream in Verbindung mit dem Dynamic Workspace sorgen dafür, dass alle vertragsrelevanten Unterlagen immer schnell wiedergefunden werden. Es versteht sich an dieser Stelle von selbst, dass das System alle Dokumente revisionssicher im windream Archiv dauerhaft archiviert und sicher aufbewahrt. Darüber brauchen Sie sich überhaupt keine Gedanken mehr machen! 

Schnelle Indexierung und Recherche über bereits vorhandene Indexfelder

Zum schnellen Wiederfinden bestimmter Verträge nutzen Sie die in die Lösung integrierte und extrem leicht bedienbare Recherche-Funktion. Die Eingabe eines einzigen Suchbegriffs reicht aus, um gezielt nach Verträgen zu suchen und sie ohne Zeitverlust zu finden. Die Suchfunktion im windream Contract Management basiert auf den korrespondierenden Recherche-Optionen des windream ECM-Systems, die das System auch in dem neuen Dynamic Workspace anbietet. Eine von Ihnen initiierte Recherche orientiert sich an den Indexfeldern, die einen Vertrag verschlagworten, und an den Volltexten.

Die Indexe werden von einem Administrator auf dem windream Server vorab eingerichtet und angelegt. Die Frage nach der Erstellung der Indexfelder stellt sich somit für Sie als Anwender erst gar nicht, da Ihnen die notwendigen Felder nach der Indexkonfiguration sofort zur Verfügung stehen. Die Indexfelder stellen sicher, dass sich jedes beliebige Vertragsdokument quasi „auf Knopfdruck“ wiederfinden lässt. Die stetig wachsende Anzahl der Vertragsdokumente spielt dabei keine Rolle.

Auch mit Rahmenverträgen

Darüber hinaus können Sie festlegen, ob bestimmte Vertragsdokumente etwa Bestandteil eines Rahmenvertrags sein sollen. Auch diese besondere Konstellation wird bei der Recherche nach Dokumenten und bei der Darstellung der Dokumente auf Ihrem Bildschirm berücksichtigt.

Nie mehr Termine und Fristen verpassen

Mit dem windream Contract Management versäumen Sie garantiert keine Kündigungsfristen oder Termine für auslaufende Verträge mehr, denn das System zeigt Ihnen auf Nachfrage automatisch an, ob bzw. welche Termine und Fristen demnächst für bestimmte Verträge anstehen. Die Lösung erinnert Sie somit in jeder Situation an rechtzeitige Vertragsverlängerungen oder Kündigungen, sobald sich zum Beispiel die Ablauffrist eines Vertrags nähert.

Diese Funktion eliminiert die Gefahr einer Nichteinhaltung von Terminen nahezu vollständig. Mögliche Fristüberschreitungen und damit verbun - dene Kosten sind damit endgültig passé! Selbstverständlich steht Ihnen auch eine Wiedervorlagefunktion zur Verfügung. Damit weisen Sie das System an, Ihnen einen Vertrag zur weiteren Bearbeitung an einem bestimm - ten Datum erneut vorzulegen. Zudem können Sie dem System mitteilen, welche autorisierten Bearbeiter bestimmte vertragsbezogene Aktionen ausführen sollen.

Vertragsbegleitende Dokumente ebenfalls im Zugriff

Natürlich zählt zu einer effizienten Vertragsverwaltung nicht allein der Zugriff auf die eigentlichen Vertragsdokumente. In den meisten Fällen entstehen Verträge letztendlich auch aus einer Vielzahl an begleitenden Dokumenten wie etwa früheren Entwürfen, Kommentaren der Vertragspartner oder auch nach umfangreichen Korrespondenzen, die im Vorfeld der finalen Vertragsunterzeichnung stattgefunden haben. All diese vertragsbegleitenden Dokumente verwalten Sie ebenso effizient wie das Vertragsdokument als solches.

"Chat-Bubbles" dokumentieren Gedanken und Diskussionen

In den allermeisten Fällen werden Verträge nicht ad hoc geschlossen. Grundlegende Überlegungen zu den Vertragsinhalten, Diskussionen darüber und letztlich auch Einwände von verschiedenen Seiten können dazu führen, dass sich Vertragsverhandlungen doch länger hinziehen als zunächst gedacht. Aus diesem Grund haben wir eine Annotationsfunktion als Chat in das windream Contract Management integriert. Damit erhalten Sie ein Werkzeug, über das Sie und alle Vertragsbeteiligten, die zum Beispiel in den Prozess einer Vertragserstellung einbezogen sind, kommunizieren können.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Alle Gedanken, Überlegungen, Beschlüsse und sonstigen Diskussionen, die über den Chat als Annotationen zu einem Vertragstext kommuniziert werden, lassen sich dokumentieren, archivieren und damit auch zu einem späteren Zeitpunkt nochmals in Erinnerung rufen. Über die Kommentierungen - dargestellt in den Chat-Bubbles - können Sie jederzeit nachvollziehen, wie etwa ein laufender Vertrag in früherer Zeit zustande gekommen ist, welche Personen kommentierend beteiligt waren oder auch worin die Motivation generell bestand, einen bestimmten Vertrag zu schließen. Ein unschätzbarer Vorteil, wenn Sie eine lückenlose Dokumentation über alle Vorgänge im Kontext einer Vertragsverwaltung benötigen. 

Verträge ad hoc bearbeiten 

Was wäre eine Vertragsverwaltung wert, mit der Sie keine Vertragstexte bearbeiten könnten? Selbstverständlich haben wir in das windream Contract Management eine Funktion eingebaut, mit der Sie Ihre Verträge öffnen, bearbeiten und wieder speichern. Ein Klick auf einen Vertrag genügt, um ihn mit Microsoft Word zu öffnen. Doch nicht nur das, denn Sie können bearbeitete Vertragsdokumente auch versionieren und somit zum Beispiel unterschiedliche Versionen eines Vertragsentwurfs parallel speichern. Allerdings haben diese, zunächst recht simpel klingenden Funktionen, im windream Dynamic Workspace einen besonderen technologischen Hintergrund. Normalerweise müssen Sie den Vertragstext bzw. die Datei in einer webbasierten Anwendung erst von einem Server herunterladen.

Dann bearbeiten Sie die Datei lokal auf Ihrem Endgerät und übertragen sie mit den durchgeführten Änderungen wieder per Upload auf den Server. Sehr umständlich und meistens auch nicht besonders schnell. Auch der windream Dynamic Workspace und die mit dem Workspace assoziierten Lösungen wie das Contract Management sind web-basierte Anwendungen. Allerdings verknüpfen sie die Vorteile der Webtechnologie mit nativen Anwendungen. In diesem Kontext ermöglicht Ihnen die Nutzung der von uns entwickelten Laufwerkstechnologie – die Integration des windream-Laufwerks in den Windows Explorer –, Dokumente in Word direkt zu öffnen. Ohne den Umweg über einen Down- und Upload gehen zu müssen. Das funktioniert wesentlich schneller als mit konventionellen Methoden.

Prüfen und freigeben - Kein Problem mit windream BPM

Zu einem effizienten Vertragsmanagement gehört last not least auch eine digitale Prozess-Steuerung, über die sich Verträge prüfen und freigeben lassen. Eine unverzichtbare Anforderung, nicht nur – aber vor allem auch – im Qualitätsmanagement, in dem eine lückenlose Dokumentation aller Vorgänge gefordert ist. Natürlich haben wir auch daran gedacht. Denn was liegt näher, als unsere integrierte Workflow-Lösung dazu zu nutzen, Freigabeprozesse des Vertragsmanagements zu steuern?

Für Sie bedeutet das konkret: Sofern Sie neben dem windream ECM-System zukünftig auch windream BPM im Kontext des Dynamic Workspace in Ihrem Unternehmen einsetzen, können Sie den gesamten Prozess von der Vertragserstellung bzw. -erfassung über die Prüfung der Inhalte bis hin zur finalen Freigabe und Unterzeichnung über Workflows steuern. Damit verfügen Sie dann über ein technisch ausgereiftes, hoch integriertes System und über eine extrem leistungsfähige sowie performante Gesamtlösung. Sie berücksichtigt alle nur denkbaren Vorgänge, die im Rahmen eines vollständig digitalen Vertragsmanagements wichtig sind.

Eckdaten 

• Vollständig digitalisiertes Vertragsmanagement
• Prozess-Steuerung zur Vertragsprüfung und -freigabe mit windream BPM über Workflows
• Integrierter windream Objekttyp zur Vertragsverwaltung, sofort nutzbar
• Effiziente Recherche auf Basis der Indexfelder
• Performante, webbasierte Anwendung mit WebDAV-Funktionalitäten Integration vertragsbegleitender Dokumente
• Annotationsfunktion mit Chat-Bubbles zur Aufzeichnung von Kommentierungen
• Vertragsdokumente direkt auf dem Server editierbar