DMS Einführung: Planung ist das A und O

Mindestens ebenso wichtig wie die DMS Software selbst ist die Planung und Organisation rund um die Entscheidung für ein geeignetes System bis hin zur Implementierung. Denn ein leistungsstarkes DMS ist kaum von Nutzen, wenn es von Anwendern nicht adäquat genutzt wird.

Zukünftige Anwender sollten umfassend auf die Implementierung vorbereitet werden. So empfiehlt es sich beispielsweise auch, eine neue DMS Software zunächst in einer Abteilung einzuführen. Potenzielle Probleme können auf diese Weise identifiziert und behoben werden, bevor sämtliche Abteilungen davon betroffen sind und sich die Baustellen häufen.

Hinzu kommt, dass Anwender sich zunächst mit dem DMS System vertraut machen müssen. So sind umfassende Schulungen unabdingbar.

Mitarbeitermeinungen vor DMS Einführung einholen

Bei der Vielzahl an DMS, welche sich zur Zeit auf dem Markt befindet, kann es schnell problematisch werden, den Überblick zu behalten. Besonders bezüglich der jeweiligen Funktionen fällt es meist nicht leicht, die passende Software auszuwählen. Hier kann es von Vorteil sein, Mitarbeiter, welche zukünftig mit dem DMS arbeiten werden, zu befragen. Welche Probleme gibt es mit dem aktuellen DMS? Welche Funktionen muss die neue Software abbilden können? Welche Prozesse stellen zurzeit den größten Aufwand dar?

Die Antworten können dabei helfen, intern zu priorisieren, welche Funktionen notwendig und welche optional sind. Dies stellt den ersten, wichtigen Schritt im Entscheidungsprozess dar.

Im Anschluss gilt es, zunächst eine Entscheidung darüber zu treffen, wie das System installiert werden soll.

DMS – Cloud, lokal, gehostet oder hybrid?

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen Cloud, lokalen, gehosteten und hybriden DMS. Welcher Installationstyp für Ihr Unternehmen der richtige ist, hängt unter anderem von der Unternehmensstruktur sowie den verfügbaren Ressourcen (monetär und IT) ab. Während der initiale Anschaffungsaufwand bzw. die damit verbundenen Kosten bei einem lokalen DMS vergleichsweise sehr hoch sind, entfallen diese Faktoren bei einem Cloud System fast vollständig.

Stattdessen fallen monatliche Kosten pro User an, die bei wachsendem Bedarf (z.B. zunehmende Anzahl an Usern, zusätzlicher Speicherplatz) ebenfalls steigen. Alternativ könnte mit geringen monatlichen Kosten auf ein hybrid System zurückgegriffen werden, welches jedoch wiederum in der Anschaffung teurer ist. Als letzte Alternative bleibt hier noch ein gehostetes DMS mit vergleichsweise geringen laufenden bzw. Anschaffungskosten. Dennoch müssen bei diesem Installationstyp Abstriche, beispielsweise bzgl. einer erforderlichen Internetverbindung, gemacht werden. Diese ist bei einem hybriden DMS nicht erforderlich.

Cloud, lokale, gehostete und hybride DMS Lösungen bringen alle sowohl Vor- als auch Nachteile gegenüber der jeweils anderen Installationstypen mit sich. Hier gilt es, die Prioritäten die Unternehmens sowie die langfristige Nutzung im Auge zu behalten. Sind beispielsweise einmalige, hohe Anschaffungskosten zu verantworten, wenn dafür die laufenden Kosten sinken?

Konkrete Funktionen des DMS

Nach Auswahl eines geeigneten Installationstypen gilt es, die konkreten Funktionen zu identifizieren, über welche das DMS zwingend verfügen muss. Werden Dokumente automatisch archiviert? Wenn ja, besteht die Möglichkeit, diese DSGVO-gemäß nach verstrichener Frist automatisch zu löschen? Muss das DMS auch mobil verfügbar sein, damit beispielsweise Mitarbeiter des Außendienstes auch von unterwegs auf Verträge zugreifen können.

Wie sollen bestehende Dokumente in das neue DMS integriert werden? Ist bereits ein DMS vorhanden und wird Folge dessen eine entsprechende Schnittstelle benötigt? Handelt es sich um eine Ersteinführung? In diesem Fall müssen unter Umständen vorhandene, physische Dokumente mittels OCR digitalisiert werden, damit Funktionen wie eine Volltextsuche vollständig nutzbar sind.

Try before you buy

Zahlreiche DMS Lösungen bieten die Möglichkeit, vor Erwerb der Software eine zeitlich begrenzte Testphase zu durchlaufen. Selbstverständlich ist dies optional und keineswegs bindend. Doch besonders, wenn noch keine einschlägige Präferenz besteht oder sich die Entscheidung auf der Kippe zwischen zwei oder drei DMS Lösungen befindet, können Testversionen die nötige Klarheit schaffen.

Früher oder später stolpert vermutlich jeder, der auf der Suche nach einem geeigneten DMS ist, zudem über sogenannte Open-Source Lösungen. Diese zeichnen sich dadurch aus, dass ihr Quellcode frei zugänglich ist. Das bedeutet, dass Unternehmen, welche über ausreichendes IT- Knowhow verfügen, die Möglichkeit haben, das System ihren individuellen Bedürfnissen anzupassen. Besonders bei KMU ist dies jedoch meist nicht der Fall. Zusätzliche Funktionen müssen in diesem Fall dann ebenfalls erworben werden.

Rahmenbedingungen im DMS

Ist die Entscheidung getroffen, müssen noch einige Rahmenbedingungen geklärt werden. Dazu gehört beispielweise, wie die entsprechenden Dokumente gruppiert werden sollen bzw. wie der Zugriff auf welche Kategorien eingeschränkt wird. Ebenso müssen Archivierungs- bzw. Löschfristen für die jeweilige Dokumentenart getroffen werden, um eine DSGVO-gemäße Handhabung zu gewährleisten.

Damit einher gehen auch entsprechende datenschutzrechtliche Vorkehrungen. Handelt es sich beispielsweise um ein Cloud-basiertes DMS, muss vom Anwender sichergestellt werden, dass auch der Cloud-Provider selbst ausreichende Datenschutzvorkehrungen trifft. Hinzu kommt die Definition von Vergaberechten bzw. Rollen für alle zukünftigen User.