Wettbewerbsfähig mit dem DMS

Wer sich gegen die Digitalisierung wehrt, läuft großes Risiko, zurück zu fallen und seinen Wettbewerbsvorteil zu verlieren. Im Zuge dessen gewinnt auch Unternehmenssoftware, die Firmen das Leben erleichtert, an Popularität.

Dazu zählt auch sogenannte Dokumentenmanagement Software - kurz DMS - mittels derer, wie der Name bereits suggeriert, sämtliche, unternehmensrelevanten Dokumente zentral verwaltet werden können.

Die Aufgabe eines DMS

Mittels DMS können Prozesse standardisiert, automatisiert und rundum effizienter gestaltet werden.

Auch die Zusammenarbeit unter Kollegen wird über die zentrale Plattform erleichtert. Mit der Entscheidung, ein neues DMS zu implementieren, ist bereits der erste wichtige Schritt getan. Danach folgt der Auswahlprozess, in dem ein geeignetes System, welches alle im Lastenheft spezifizierten Anforderungen erfüllt, identifiziert werden muss.

Doch bevor es dann zur Implementierung kommen kann, müssen im Vorab noch einige Rahmenbedingungen geklärt werden. Wie genau die Vorbereitungsphase aussieht und was bei der Implementierung selbst zu beachten ist, wird im Folgenden näher aufgegriffen.

Planung ist das A und O: Fahrplan, Vorbereitung und Aktionsplan

Wer sich mit der Implementierung eines DMS auseinandersetzt, hat sich in den vergangenen Monaten vermutlich ausgiebig mit diversen Planungsprozessen auseinandergesetzt. Allein die Wahl eines geeigneten DMS kann sich als überaus arbeitsintensiv und zeitaufwendig entpuppen. Dennoch handelt es sich hierbei um gut investierte Zeit.

Dies ist auch bei der Planung der DMS Implementierung der Fall. Eine ausgiebige Planung die diverse Eventualitäten berücksichtigt beugt im Verlauf der Implementierung potenziell kostspieligen Zwischenfällen vor.

Erstellung eines Fahrplans

In einem Fahrplan bzw. einer Roadmap werden zunächst alle wichtigen Maßnahmen aufgeführt, die zur Erfüllung eines bestimmten Zieles ergriffen werden müssen. Die Roadmap verschafft einen Überblick über alle notwendigen Maßnahmen. Zudem können die Anforderungen an das DMS in der Roadmap kategorisiert werden. Es empfiehlt sich beispielsweise eine Unterteilung in:

• Gemeinsame Funktionen
• Neue Funktionen und
• Einzigartige Funktionen

Die Vorbereitung

Im Rahmen der Vorbereitung werden dann alle nötigen Rahmenbedingungen für die Implementierung geschaffen. Dabei müssen nicht nur auf strategischer und organisatorischer Ebene Vorbereitungen getroffen werden. Letzten Endes sind es auch die Mitarbeiter, die über den späteren Erfolg der Implementierung entscheiden. Aus diesem Grund sollten sie auch aktiver Bestandteil der Vorbereitung sein.

Aktionsplan zur DMS Implementierung

In einem Aktionsplan (engl. „Plan of action“) wird zunächst ein grundlegender „Schlachtplan“ für die Implementierung festgelegt, der die einzelnen Schritte des Prozesses beinhaltet. Im Aktionsplan kann beispielsweise definiert werden, welches Ziel zu welchem Zeitpunkt erreicht werden soll.

Kosten einer DMS Implementierung

Die Kosten einer DMS Implementierung können so stark variieren wie auch unterschiedliche DMS Lösungen untereinander.

Eine Frage der Installationsart

Wann Sie wie zur Kasse gebeten werden, hängt unter anderem vom Installationstyp ab, den Sie für Ihr neues DMS ausgewählt haben. So fallen bei einem DMS aus der Cloud beispielsweise im Normalfall keine signifikanten Anschaffungskosten an. Es handelt sich um ein SaaS (Software-as-aService) Komplettpaket bzw. Abbo, für welches das Unternehmen üblicherweise monatlich pro User zahlt.

Bei einer On-Premise Implementierung müssen gegebenenfalls im Vorab noch einige, kostspielige Vorbereitungen getroffen werden. So muss ein geeigneter Server inklusive ausreichender Kühlung zur Verfügung stehen, auf dem das System implementiert werden kann.

Zudem muss ein entsprechender Datenschutz gewährleistet werden. Da die gesamte Hardware Verantwortung bei einer On-Premise Lösung beim Unternehmen selbst liegt, sollte gegebenenfalls auch ein Mitarbeiter mit der Instandhaltung der Hardware sowie regelmäßigen Softwareupdates beauftragt werden. All diese Kriterien sollten allerdings bereits in der Auswahlphase berücksichtigt worden sein.

Installation und Installationstyp

Wie die Installation des Dokumentenmanagement Systems abläuft hängt hochgradig vom ausgewählten Installationstyp ab.

Cloud-basierte DMS-Lösungen

Handelt es sich um ein Cloud-betriebenes DMS, ist die Implementierung in der Regel schnell getan, da das Unternehmen mit dem eigentlichen Implementierungsprozess wenig am Hut hat. Das DMS wird über Server in externen Rechenzentren betrieben. Bei einer Cloud Implementierung muss unter Anderem nur sichergestellt werden, dass jeder zukünftige Nutzer eine Lizenz erhält.

On-Premise DMS

Eine On-Premise Implementierung stellt einen wesentlich größeren Arbeitsaufwand für das eigene Unternehmen dar. So muss im Vorab bereits dafür Sorge getragen werden, dass ein Server bereitsteht, der über entsprechende Kapazitäten verfügt. Zudem muss Personal für die stetige Wartung der Hardware und das Durchführen von Updates nach der Installation bereitstehen.

Gehostete DMS-Lösungen

Handelt es sich um ein gehostetes DMS, muss im Vorab ein geeigneter Anbieter gefunden werden, welcher Server zur Vermietung bereitstellt. Da dieser dann die Verantwortung für die Hardware trägt, sollte auch diese Auswahl nicht auf die leichte Schulter genommen werden.

Testphase und Pilotbetrieb

Auch, wenn alle Anforderungen detailliert im Lastenheft spezifiziert wurden, kann es an dieser Stelle dennoch zu Problemen kommen. Grundsätzlich gilt: Je besser Sie Ihre individuellen Anforderungen an den Anbieter kommuniziert haben, desto weniger Probleme sollten in diesem Schritt der Einführung auftreten.

Die Rolle der Key User

Dennoch sollten Sie sich darauf einstellen, dass nicht alles von Anfang an reibungslos läuft. Während des Pilotbetriebs sollten in jedem Fall Projektmanager und Key User eine aktive Rolle spielen. Zukünftige Anwender des Systems haben gegebenenfalls einen anderen Blick auf potenzielle Probleme, welche im Tagesgeschäft auftreten können. Aus diesem Grund ist ihr Feedback in der Testphase unverzichtbar. Besteht ein Pilot die Testphase und wird von allen Beteiligten für gut befunden, kann das System installiert werden.

Transfer der DMS Daten

Ist das System installiert, gilt es, die eigenen unternehmensrelevanten Daten nun zu migrieren. Dies ist je nach Umfang der Datenbank ein aufwendiger, komplexer Prozess, der in jedem Fall fehlerfrei durchgeführt werden muss. Die Daten, die in das neue System überführt werden, wurden in vielen Fällen über Jahre hinweg angesammelt und verfügen daher über ein großes Informationsvolumen, welches es zu schützen gilt. Daher ist es ratsam, einen Experten zu Rate zu ziehen, welcher bereits zahlreiche DMS Einführungen begleitet hat.

Anbieter haben Erfahrung im Datentransfer

Hier wenden Sie sich bestenfalls vertrauensvoll an den von Ihnen ausgewählten Anbieter. Sollte der Datentransfer in jedem Fall durch internes Personal durchgeführt werden, muss dieses zwingend über das nötige IT Knowhow verfügen. Wichtig ist beim Datentransfer vor allem, dass diese vor der eigentlichen Migration restrukturiert und bereinigt wurden.

Mitarbeiterschulungen

Sind alle Daten lückenlos in der neue DMS überführt, müssen Mitarbeiter und zukünftige Nutzer ausgiebig geschult werden. Wenn diese bereits von Anfang an in das Projekt DMS Einführung mit einbezogen wurden, ist es wesentlich wahrscheinlicher, dass sie es an dieser Stelle nicht ablehnen. Alle Fragen, die an dieser Stelle beantwortet werden können, sollten auch beantwortet werden.

Fragen frühzeitig beantworten

Treten Fragen und Unsicherheiten auf, wenn es in den Echtbetrieb geht, verzögern diese das Tagesgeschäft, da Mitarbeiter nicht effizient mit dem DMS arbeiten können. Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter den Funktionsumfang des DMS verinnerlichen, sollten die Schulungen in jedem Fall einen praktischen Teil beinhalten, ihm Rahmen dessen sich zukünftige Anwender selbst mit dem System vertraut machen können.

Zudem ist es ratsam, die Arbeitsgruppen vergleichsweise klein zu halten, damit jeder Mitarbeiter die Gelegenheit bekommt, seine Fragen zu äußern.

DMS Go live: Es ist soweit

Nun ist es soweit: Es geht in den Echtbetrieb. In einer idealen Welt wurden alle Eventualitäten im Vorab geklärt, sodass das DMS ab Tag 1 problemlos genutzt werden kann. In der Praxis sieht dies jedoch meist etwas anders aus. Auch nach Inbetriebnahme des Systems kann es widererwartend zu Problemen kommen.

Aus diesem Grund ist es in dieser Phase von besonderer Relevanz, eng mit dem Anbieter zusammen zu arbeiten. So haben Sie in jedem Fall einen verlässlichen Ansprechpartner, falls im Nachhinein widererwartend doch noch geringe Anpassungen durchgeführt werden müssen.

Evaluierung und Instandhaltung des DMS

Um im Echtbetrieb evaluieren zu können, welche Vorteile das neue DMS tatsächlich im Tagesgeschäft mit sich bringt, kann es ratsam sein, das alte System für einen bestimmten Zeitraum parallel zu betreiben.

Argumente für einen Parallelbetrieb

So können die beiden Systeme bzw. ihre genauen Funktionen besser miteinander verglichen werden. Zwar stellt ein Parallelbetrieb zunächst einen Mehraufwand dar, jedoch sollte auch beachtet werden, dass es sich hierbei nicht um einen Dauerzustand handelt. Das Altsystem dient solange als eine Art Backup, bis das neue System vollständig in der Tagesgeschäft integriert ist.

Auch nach erfolgreicher Inbetriebnahme sollte das DMS in regelmäßigen Abständen Instand gehalten werden. Letzten Endes handelt es sich bei der Implementierung eines DMS um eine nicht zu unterschätzende Investition, die sich auch auf lange Sicht noch auszahlen soll.

Fazit: So gelingt die DMS Implementierung

Bei der Implementierung eines DMS handelt es sich um ein umfangreiches Projekt. Vielen potenziellen Problemen kann jedoch durch eine ausgiebige Planung vorgebeugt werden. Aus diesem Grund sollte in jedem Fall ein detaillierter „Schlachtplan“ erstellt werden, bevor mit der Implementierung begonnen wird.

DMS Anbieter verfügen meist über jahrelange Erfahrung in der Betreuung von DMS Implementierungen. So haben Unternehmen in jedem Fall einen kompetenten Partner an ihrer Seite, der sie bei potenziellen Problemen unterstützen und beraten kann.