Erfahren Sie hier, ob eine On-Premises DMS-Software das Richtige für Sie ist. Software ist in unterschiedlichen Nutzungs- und Lizenzmodellen verfügbar. Dies ist auch bei DMS-Software der Fall. Die Wahl des richtigen Modells ist aus diesem Grund auch unmittelbar an den Auswahlprozess einer DMS-Software geknüpft.
Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle näher mit Nutzungs- und Lizenzmodellen auseinandersetzen und aufzeigen, wodurch sich lokale DMS-Software auszeichnet.
Erfahren Sie alles wichtige zum Thema DMS-Software und dem On-Premises Nutzungs-und Lizenzmodell.
Bei allen Vorteilen die eine lokale DMS-Software bietet, gibt es auch einige vermeidliche Nachteile. Diese wollen wir an dieser Stelle einmal aufgreifen.
Lokale DMS-Software hat einige Vorteile gegenüber der Cloud. Welche das sind, erfahren Sie hier.
On-Premises DMS-Software eignet sichnicht für jedes Unternehmen. Ob sie das Richtige für Sie ist, erfahren Sie hier.
Erst durch diese beiden Anbindungen entfaltet sich das volle Potenzial einer On-Premises DMS-Software.
Erfahren Sie, welche vermeintlichen Argumente gegen die Cloud sprechen und ob sie eine lokale DMS-Software der Cloud vorziehen sollten.
Über diese Funktionen sollte eine lokale DMS-Software in jedem Fall verfügen.
Es ist und bleibt die Gretchenfrage – wie teuer ist eine lokale DMS-Software eigentlich? Wir zeigen Ihnen, mit welchen Kosten Sie rechnen müssen.
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Worin genau liegen die Unterschiede zwischen bei der Implementierung einer DMS-Software in der Cloud und On-Premises? Wir zeigen es Ihnen.
Im Bereich der Lizenzmodelle ist im Wesentlichen zwischen
DMS-Lösungen zu unterscheiden. Lokale und Cloud-basierte Software stehen sich dabei gegenüber – gehostete und hybride Lösungen liegen auf der Skala der Lizenzmodelle zwischen den beiden Extremen.
Tatsächlich hat sich die Bezeichnung „lokal“ bzw. „On-Premises“ in Bezug auf Unternehmenssoftware erst in den 2010er Jahren geprägt. Vor dieser Zeit bestand schlichtweg kein bedarf für eine Abgrenzung, da lokale Lösungen die Norm darstellten.
Mit dem Aufkommen Cloud-basierter Lösungen wurde dann eine klare Differenzierung notwendig und die Bezeichnungen „lokal“ bzw. „On-Premises“ für „auf dem Gelände“ wurden geprägt.
On-Premises DMS-Software wird, wie aus der Bezeichnung bereits hervorgeht, auf dem Grundstück des jeweiligen Unternehmens betrieben. Dieses befindet sich im Besitz von Hard- und Software und hat somit sowohl die volle Kontrolle über als auch die volle Verantwortung für das System.
Charakteristische Merkmale einer lokalen DMS-Software – insbesondere im direkten Vergleich zur Cloud – sind daher:
Jedes nutzungs- und Lizenzmodell geht sowohl mit Vor- als auch mit Nachteilen einher. Aus diesem Grund kann keine pauschal gültige Aussage über die Eignung eines bestimmten Modells getroffen werden. Vielmehr müssen Unternehmen individuell basierend auf ihrem jeweiligen Anforderungsprofil evaluieren, welches Nutzungs- und Lizenzmodell für den eigenen Betrieb das Richtige ist.
Im Folgenden sollen daher einmal exemplarisch die Vor- und Nachteile von lokaler DMS-Software aufgezeigt werden.
Das erste Kriterium, welches von Unternehmen berücksichtigt werden sollte, ist der Aufwand der Implementierung bzw. des Betriebs einer lokalen Unternehmenssoftware. Bei der Nutzung einer On-Premises DMS-Software trägt das Unternehmen die volle Verantwortung für die Durchführung von Planungs- und Instandhaltungsmaßnahmen.
Zwar ist es grundsätzlich möglich, diese Aufgaben einer externen Partei zu übertragen. Dennoch profitiert das Unternehmen nicht von einem mit der Cloud vergleichbaren rundum-Service. Da es sich hier um ein vollständiges Servicepaket handelt, ist in Zusammenhang mit der Cloud oftmals auch von SaaS (Software as a Service) die Rede.
Auch die Kosten spielen wie so oft auch bei der Wahl des Lizenzmodells eine entscheidende Rolle. Die Gesamtkosten an sich sind hier jedoch nicht das eigentliche Augenmerk. Vielmehr geht es um den Zeitpunkt, an dem die Kosten anfallen. So sind die Anschaffungskosten einer lokalen DMS-Software im vergleich zur Alternative aus der Cloud relativ hoch. Auch aus diesem Grund greifen vor allem kleinere Unternehmen gerne auf Cloud-basierte Lösungen zurück.
Dafür fallen jedoch die Folgekosten einer lokalen DMS-Software im Vergleich zur Cloud meist relativ gering aus.
In puncto Datenschutz halten sich Vorurteile gegenüber der Cloud oftmals noch hartnäckig. Dabei lässt sich nicht pauschalisieren, ob es sich bei Cloud-basierten oder lokalen DMS-Lösungen um die sicherere Variante handelt. Das ist darin zu begründen, dass das jeweilige Unternehmen bei der Nutzung einer lokalen DMS-Software die Verantwortung für die Durchführung aller datenschutzrechtlichen Maßnahmen trägt. Werden diese nur unzureichend abgewickelt, könnten die Daten auch in externen Rechenzentren ausländischer Cloud-Betreiber gegebenenfalls besser aufgehoben sein.
In Bezug auf die Skalierbarkeit sollten Unternehmen bei der Wahl einer lokalen DMS-Software beachten, dass diese sich aufgrund der lokalen Infrastruktur meist nicht unbegrenzt anpassen lässt. Wächst das Unternehmen, kommt eine lokale DMS-Software in der Regel früher oder später an ihre Grenzen. Cloud-basierte Software hingegen ist darauf ausgerichtet, sich den sich wandelnden Bedürfnissen eines Unternehmens in Bezug auf die Leistung des Systems anzupassen.
Dafür lässt sich lokale DMS-Software jedoch zu einem größeren Ausmaß individualisieren. Zwar lassen sich auch Cloud-Lösungen bis zu einem gewissen Punkt an die Anforderungen des Unternehmens anpassen. Dies ist jedoch nur im Rahmen der bereits bestehenden Lösung durch das Dazubuchen bzw. Abbestellen von Funktionen oder Modulen möglich. Da sich On-Premises DMS-Software im Besitz des Unternehmens befindet, kann diese quasi unbegrenzt an dessen Bedürfnisse angepasst werden.
Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass lokale DMS-Software gegenüber Lösungen aus der Cloud sowohl Vor- als auch Nachteile aufweist.
Aus diesem Grund obliegt die Wahl des richtigen Lizenzmodells letztlich dem einzelnen Unternehmen. Dieses muss sich seiner individuellen Anforderungen bewusst sein und auf Grundlage des eigenen Anforderungsprofils eine fundierte Entscheidung im Interesse des eigenen Betriebes treffen.