Was ist ein DMS?
DMS ist ein Akronym und steht für Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich – wie der Name bereits vermuten lässt – um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. Alle unternehmensrelevanten Dokumente wie Verträge oder Rechnungen werden im DMS zentral und abteilungsübergreifend verwaltet.
Der DMS Markt
Dokumentenmanagementsysteme bringen diverse Vorteile mit sich. Sie helfen Unternehmen, Struktur und Organisation in ihre Dokumentenverwaltung zu bringen. Der DMS Markt selbst ist überaus vielfältig, sodass für jedes Unternehmen – unabhängig von Budget oder individuellem Anforderungsprofil – eine geeignete Lösung gefunden werden kann.
Papierchaos ade!
Jeder ist vermutlich mit dem Szenario vertraut, ein Dokument verlegt zu haben. Doch Situationen, die im privaten Bereich schlimmstenfalls aufwändige Suchaktionen mit sich bringen, können für Unternehmen folgenschwere Konsequenzen haben.
Der Datenschutz
Die meisten Unternehmen verarbeiten sogenannte personenbezogene Kundendaten. Im Zuge der 2018 endgültig in Kraft getretenen Datenschutzgrundverordnung – kurz DSGVO – müssen Unternehmen in der Verarbeitung dieser Daten vielerlei Auflagen erfüllen. Unter anderem haben betroffene Personen seit Inkrafttreten der DSGVO das sogenannte „Recht auf Vergessenwerden“.
So sind Unternehmen dazu verpflichtet, auf Anfrage der Person die verarbeiteten Daten zu löschen. Liegen diese nun in unterschiedlichen Aktenordnern verteilt in mehreren Abteilungen, hat vermutlich kaum noch ein Mitarbeiter einen Überblick. In diesem Fall wird es schwer, der Anfrage nachzukommen.
DSGVO-konform Dank DMS
Doch bei einem Verstoß gegen die DSGVO drohen hohe Bußgelder, die Unternehmen im schlimmsten Fall in den finanziellen Ruin bringen könnten. Um dies zu vermeiden, können DMS wertvolle, technische Assistenten darstellen.
Fazit: DMS schaffen Struktur und helfen bei der Organisation
Zusammenfassend gibt es viele Argumente, die für die Einführung eines DMS im eigenen Unternehmen sprechen. Da der Markt potenzieller Systeme überaus vielfältig ist, findet sich für jedes Unternehmen eine passende Lösung.