DMS-Software: Definition und Überblick

„DMS“ ist eine Abkürzung und bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente.

Vorteile einer DMS-Software

Moderne DMS-Software bietet dabei weitaus mehr als nur ein digitales Ablage- und Archivsystem. Funktionen wie eine Volltextsuche sorgen dafür, dass Prozesszeiten maßgeblich verkürzt werden können. So lassen sich beispielsweise innerhalb weniger Sekunden durch die Eingabe einer Kundennummer alle wichtigen Dokumente zu einem bestimmten Kunden anzeigen. Durch die Anbindung an einer CRM- und ERP-Software können Prozesse letztlich ganzheitlich optimiert und Medienbrüche vermieden werden.

So ist die Einführung einer DMS-Software für viele Unternehmen der erste, wichtige Schritt in Richtung einer ganzheitlichen, digitalen Strategie.

Auswahl der richtigen DMS-Software

Doch wie gelingt das „Projekt DMS“? Wie jede Unternehmenssoftware kann auch eine DMS-Software nur ihr volles Potenzial entfalten, wenn die dem Anforderungsprofil des jeweiligen Unternehmens gerecht wird. Dies ist jedoch keine Selbstverständlichkeit. Denn der DMS-Markt ist überaus vielfältig. Bei der bloßen Vielzahl potenzieller Systeme kann es Unternehmen schnell schwer fallen, den Überblick zu behalten oder gar ein geeignetes DMS zu identifizieren.

DMS-Projekt: FAQs

Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden einmal näher mit häufig gestellten fragen auseinandersetzen, mit denen sich Unternehmen in der Vorbereitungsphase auf ihre neue DMS-Software häufig beschäftigen.

Kann ich eine DMS-Software über das Internet finden?

Das Internet hat sich im laufe der letzte Jahre zu einer nützlichen „On-demand Informationsquelle“ entwickelt. So lassen sich auch diverse Informationen über DMS-Software an dieser Stelle finden.

Unternehmen sollten jedoch beachten, dass sich viele vermeintlich vertrauliche Quellen als versteckte Werbung herausstellen können. Dies ist insbesondere bei Formaten wie „Die 10 besten DMS“ der Fall.

Empfehlenswerter sind hingegen unabhängige Vergleichswebsites und -Tools, mittels derer sich unterschiedliche Systeme anhand vieler unterschiedlicher Kriterien neutral miteinander vergleichen lassen.

Wie aussagekräftig sind die Erfahrungsberichte von Bekannten?

Auch sollten Erfahrungsberichte von Bekannten mit Vorsicht genossen werden. Ein wesentlicher Vorteil von Empfehlungen und Ratschlägen und Bekannten liegt in ihrer Ehrlichkeit. Sie haben zumeist keinerlei Interesse daran, Entscheidungsträger in eine bestimmte Richtung zu beeinflussen oder sie gar zum Kauf einer bestimmten DMS-Software zu bewegen.

Unternehmen sollten jedoch beachten, dass jedes Unternehmen individuelle Prozesse hat und somit auch ein abweichendes Anforderungsprofil an eine DMS-Software. So sind Ratschläge aus der eigenen Branche immer aussagekräftiger als branchenferne.

Wie aussagekräftig sind Fallstudien?

Gleiches gilt auch für Fallstudien. Fallstudien schildern neutral und distanziert den Erfolg oder Misserfolg der Einführung oder Nutzung einer bestimmten DMS-Software in einem bestimmten Unternehmen. Aus diesem Grund können sie – sofern sich das Unternehmen in derselben Branche befindet – durchaus eine wertvolle Informationsquelle darstellen.

Auch hier sollte jedoch beachtet werden, dass jedes Unternehmen letztlich andere Anforderungen hat und ein einziges Fallbeispiel keinesfalls eine ausreichende Aussagekraft für die Wahl einer DMS-Software hat.

Benötigen wir einen Softwareberater?

Einige Unternehmen setzen bei der Wahl einer geeigneten DMS-Software auch auf den Rat Dritter und beauftragen einen Berater. Dies kann sich durchaus als sinnvoll herausstellen, wenn Unternehmen intern nicht über die nötigen Kapazitäten verfügen. Das Unternehmen profitiert dann von der Expertise eines externen Consultants, der sich hauptberuflich ausschließlich auf diesem Fachgebiet bewegt.

Auch hier sollten Unternehmen jedoch bei der Wahl einer geeigneten Consultingfirma achtsam sein, potenzielle Kosten beachten und in jedem Fall auf ein persönliches Gespräch mit einem Softwareberater bestehen.

Tipps zur Vorbereitung auf eine DMS-Software

Wollen Unternehmen bei der Wahl einer DMS-Software nicht auf externe Hilfe zurückgreifen, sind einige, grundlegende Kriterien für eine erfolgreiche interne Projektabwicklung zu beachten. Dazu zählen:

• Die Durchführung einer ausführliche IST-Analyse im Unternehmen
• Die Erstellung eines Lastenheftes
• Vordefinierte Rahmenbedingungen (Zeitliche, finanzielle, organisatorische etc.)
• Ausführliche Mitarbeiterschulungen

Diese Maßnahmen legen den Grundstein für ein erfolgreiches Softwareprojekt. Obwohl auch sie kein Garant für eine erfolgreiche DMS-Auswahl und Einführung sind, minimiert eine ausführliche Vorbereitung dennoch die Chancen eines Fehlschlages maßgeblich.

Da die Anschaffung einer DMS-Software eine Investition in die Zukunft des Unternehmens ist und dieses viele Jahre vom neuen System profitieren soll, sollten unternehmen keinesfalls allzu konservativ mit Ressourcen für die Planungs- und Vorbereitungsphase umgehen.

Fazit: Vorbereitung das A und O

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Auswahl und Einführung einer DMS-Software kein leichtes Unterfangen ist. Beachten Unternehmen jedoch grundlegende Kriterien und investieren ausreichend Zeit und Kapazitäten, legt die Planungs- und Vorbereitungsphase den Grundstein für ein erfolgreiches DMS-Projekt.