Ausgedruckt und in den Müll damit

Trotz aller neuer Technologien rund um das DMS, wandern 65% der ausgedruckten Dokumente am noch selben Tag in den Müll.

Thomas Semmler berichtet auf cafm-news.de am 17.09.2019, dass rund 65% der ausgedruckten Dokumente in einem Büro noch am selben Tag wieder im Papierkorb landen würden. Diese Zahl erschreckt dann schon, beschäftigt sich man doch in Deutschland mittlerweile deutlich mehr mit Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) und dem papierlosen Büro. Wir berichteten ja schon vor einigen Tagen über die Utopie des papierlosen Büros, doch besonders ernüchternd an dieser Zahl ist nun, dass sie gewachsen ist. Vor rund 5 Jahren, so Semmler weiter, sei die Zahl um 15% geringer gewesen. 

Mehr E-Mails – Mehr Ausdrucke

Das verwundert dann schon, denn mit immer besseren Lösungen, bearbeitbaren PDFs, besseren Monitoren etc. sollte die Quote doch eigentlich sinken, könnte man meinen. Doch vor Allem E-Mails und PDF-Dateien werden immer noch ausgedruckt. Dabei ist gerade das ausdrucken einer E-Mail besonders widersinnig, wählte man doch den elektronischen Schriftverkehr um das Papier zu umgehen. So ist dann auch der Vorteil der E-Mail bei der CO2-Bilanz dahin. Grund für den Anstieg kann natürlich auch sein, dass das Aufkommen von E-Mails in den letzten Jahren stetig gestiegen ist und auch in den nächsten Jahren weiter steigen wird. So werden aktuell weltweit rund 293,6 Mrd. E-Mails täglich verschickt. Im Jahr 2023 sollen es laut einer Statistik von Statista dann schon rund 347,3 Mrd. Mails sein. (vgl. Statista 2019) 

Arbeitsweise anpassen

Doch die Antwort auf den Anstieg des E-Mail-Aufkommens kann nicht sein, dass noch mehr gedruckt wird. Vielmehr bedarf es smarter Lösungen zur besseren Verwaltung von E-Mails und einem Umdenken in den Köpfen der Mitarbeiter. Denn gerade diese sind es, die von einem neuen DMS überzeugt werden müssen und die ihre jahrelangen Arbeitsweisen aufgeben müssen. Will man nun wirklich etwas gegen die Papierberge und das damit verbundene große Wegwerfen und Verschwenden des Papieres tun, muss neben dem geeigneten System such das Verständnis der Mitarbeiter gesucht werden. 

Mitarbeiter einbeziehen

Daher empfiehlt es sich vor einer Umstellung auf ein neues System, ausreichend Feedback und Rückendeckung aus der eigenen Belegschaft einzuholen. Schließlich sind sie es, die das neue System benutzen sollen. Schon in der ersten Phase eines DMS-Projektes gilt es die Mitarbeiter zu befragen, wie sie sich das neue DMS vorstellen und sie davon zu überzeugen, dass Papier keine Option ist. Oftmals erweist sich ein konkretes Gruppenziel, wie etwa 50% weniger Ausdrucke in diesem Jahr, als guter Motivator, sich an eine neue Arbeitsweise zu gewöhnen. Doch ohne das passende DMS rückt auch das geringste Ziel in weiter Ferne. 

E-Mailverwaltung mit dem DMS

Mit einem guten E-Mailverarbeitungsprogramm ist es nicht länger notwendig die Mails auszudrucken. Vielmehr schaffen die Programme eine benutzerfreundliche Oberfläche mit vielen verschiedenen Tools zur Weiterleitung, Archivierung und Suche nach passenden E-Mails. Argumente für das Ausdrucken einer Mail werden dann rar. Zudem können E-Mail gezielt in die Workflows eingearbeitet werden. Dies sorgt dafür, dass eine Mail direkt an die zuständige Stelle weitergeleitet wird, ohne dass diese erst mühselig an der einen ausgedruckt und zu anderen hingebracht werden muss.