Deutschland nur auf Platz 26

Beim Ranking der digitalen Behördengängen in der EU nimmt Deutschland nur Platz 26 ein. Bis 2022 muss sich das ändern.

Die öffentliche Verwaltung ist mehr und mehr in Zugzwang. Bis 2022 müssen sie das Onlinezugangsgesetz (OZG) umgesetzt haben und die damit verbundene vollständig digitale Abwicklung von Behördengängen für Bürger und Unternehmen möglich machen. Dazu bedarf es Online-Verwaltungsportale die nach Möglichkeit medienbruchfrei innerhalb der Verwaltung arbeiten können. Ein durchgängiges Dokumentenmanagement ist daher unablässig und das auf allen Ebenen. Wir berichteten bereits von einigen Tagen über den gravierenden Rückstand der öffentlichen Verwaltung in puncto Digitalisierung. An dieser Stelle hielten wir schon fest, dass sich die Verwaltungen nur langsam und mühselig modernisierten, doch das OZG zwing diese nun Gas zu geben.

Verwaltung als Vorbild?

Dabei sollte doch gerade die Verwaltung strahlendes Vorbild bei innovativen Lösungen sein, die so oft von der Bundesregierung gefordert und an anderer Stelle gefördert werden. Doch warum tut sich die öffentliche Verwaltung so dermaßen schwer, mag man sich fragen? Nun, oftmals fehlen den Kommunen Gelder und jene die vom Bund oder den Ländern in Aussicht gestellt werden unterliegen aufwendigen Antragsverfahren, die die Kommunen überfordern. Auch fehlt es an einer einheitlichen Digitalisierungsstrategie, bzw. der Umsetzung einer solchen. Damit Dokumente einwandfrei von der einen in die andere Behörde überführt werden können, bedarf es einer kompatiblen und synergetischen Infrastruktur aller Stellen. Die Mühlen rollen mitunter sehr langsam in diesen Gefilden. 

Mehr als nur Papiervermeidung

Dabei könnte alles so einfach sein. Dokumentenmanagementsysteme sorgen nicht nur dafür, dass das Papier bald weitestgehend der Vergangenheit angehört, vielmehr können diese dabei helfen das OZG in die Realität zu überführen. Dokumente lassen sich digital unterscheiben und problemlos an die entsprechende Stelle weiterleiten. Letzteres sogar vollkommen automatisiert.

Man stelle sich nur vor es wäre nicht mehr notwendig im Amt vorstellig zu werden, nur weil man sich ummelden möchte. Alte und neue Gemeinde kommunizieren ganz einfach online, der Bürger muss sich lediglich in einem Onlineportal ummelden und entsprechende Mietbescheinigung beifügen. Diese kann dann über ein sog. OCR (optische Zeichenerkennung) in das eigene DMS eingelesen und gespeichert werden. Danach kann das entsprechende Dokument an die alte Gemeinde automatisch weitergeleitet werden. (vgl. Stephan Leschke vom 03.09.2019 auf egovernment-computing.de) 

Vorteile für alle Seiten

Dabei kann das DMS dabei helfen auch die Sicherheitsbestimmungen und den Datenschutz in der digitalen Welt umzusetzen. Besonders sensible Daten können beispielsweise über eine Blockchain versendet werden. Diese Technologie hilft dabei lückenlos und jederzeit nachweisbar Dokumente zu übersenden, ohne dass nachträglich noch etwas an diesen geändert werden kann. Ein DMS bedeutet keinen Mehraufwand, vielmehr kann dieses dazu beitragen die Angestellten deutlich zu entlasten. Auch die Bürger und Unternehmen sparen eine Menge Zeit und Nerven bei administrativen Behördengängen.