Digitale Dokumentenmanagement-Prozesse im HRM

Lesen Sie hier, wie Sie durch die Einführung einer DMS-Software Ihre HR-Prozesse auf eine neue Ebene heben können.

Nach wie vor wird in den Personalabteilungen vieler Unternehmen papierbasiert gearbeitet. Dass dies nicht mehr zeitgemäß ist, dürfte dabei den meisten HR-Verantwortlichen bewusst sein.

Spätestens seitdem viele Unternehmen ihre Mitarbeiter kurzfristig ins Homeoffice schicken mussten, ist den meisten der Mehrwert digitaler Geschäftsprozesse bewusst. 

Datenschutz im Personalwesen

Unter dem Aspekt digitaler Prozesse im Personalwesen spielt jedoch auch immer der Datenschutz eine Rolle.

Denn HR-Abteilungen arbeiten mit einer Vielzahl personenbezogener Daten, welche unter der Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) besonderen Schutz genießen. Dokumente wie:

• Lebensläufe
• Krankschreibungen 
• Abmahnungen 

gilt es in jedem Fall zu schützen – analog, wie auch digital. 

DSGVO-Konformität gewährleisten

Demnach müssen beispielsweise Kriterien wie die Zweckgebundenheit der Datenverarbeitung sowie die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen gewährleistet werden.

Auch dürfen ausschließlich Mitarbeiter Zugang zu diesen Dokumenten haben, die die darin enthaltenen Informationen zwangsläufig benötigen, um ihrer Arbeit nachzukommen. 

Dies lässt sich durch den Einsatz einer DMS-Software besser realisieren als durch die analoge Dokumentenverwaltung. 

Der Weg zur digitalen Personalakte

Ein wesentlicher Bestandteil der Digitalisierung im Bereich des HRM ist dabei die digitale Personalakte. Sie verfolgt die Ziele: 

• Kostensenkung 
• Qualitätssteigerung 
• Effizienzsteigerung/ Zeitgewinn 

Und soll so Dokumentenmanagementprozesse im Personalwesen auf eine neue Ebene anheben. In Bezug auf den Datenschutz gibt es hier einige Kriterien zu beachten.

Denn nicht nur die DSGVO schafft Rahmenbedingungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten. In Bezug auf die digitale Personalakte greifen zudem 

• die „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführsysteme“ (GoBS)
• §§ 239, 257, Abs. 4 des Handelsgesetzbuches (HGB)
• §§ 146, 147 der Abgabenordnung (AO)

Die richtige DMS-Software für digitale Personalakten

Anbieter, die sich auf DMS-Software für das Personalwesen spezialisiert haben, sind mit dessen individuellen Anforderungen vertraut und wissen, worauf es bei der gesetzeskonformen Verwaltung digitaler Personalakten ankommt.

Entsprechende Softwarelösungen verfügen daher auch über Funktionen sowie Automatisierungen, die HR-Mitarbeitern die datenschutzkonforme Handhabung digitaler Personalakten erheblich erleichtern.