Digitale Modellregion Aachen

Die Stadt Aachen setzt vermehrt auf eGovernment und will damit zur Modellregion werden. Dabei spielt die Implementierung einer DMS-Software eine wichtige Rolle.

Im Rahmen des Projektes „egov multidigital“, welches vom Land NRW gefördert wird, will die Stadt Aachen mit der Implementierung einer DMS-Software weitere wichtige Schritte in Richtung eGovernment gehen und Vorreiter auf diesem Gebiet werden. 

Eine von fünf Modellregionen 

Seit nunmehr zwei Jahren verfolgt die Stadt den Plan als eine von fünf digitalen Modellregionen smarte Konzepte und Lösungen im Bereich eGovernment zu schaffen und zu erproben. So sollen bis 2025 die Fachbereiche Personal und Organisation sowie Umwelt in neun verschiedenen Schritten digitalisiert werden. 

Digitale Personalakte und Online-Bewerbungen

Hilfe bekommt die Stadt Aachen dabei vom Dienstleister regioIT, der für die Bereitstellung der Hard- und Software zuständig ist und bei der Implementierung hilft. Dabei sollen ein digitaler Posteingang, zwei verschiedene DMS-Projekte, digitale Personalakten und ein Online-Bewerberportal eingerichtet werden. 

Die Stadt Aachen hat sich im Zuge dieser Maßnahmen für das DMS-System „nscale eGov“ von Ceyoniq Technology entschieden. Mit diesem System habe man schon seit vielen Jahren als Archivlösung gute Erfahrungen gemacht.

„Das System der Ceyoniq Technology läuft sehr stabil und zu unserer vollen Zufriedenheit“ - Susanne Pauqué, Gesamtprojektleitung

Gleiches System wie das Land NRW

Auch das Land NRW hat sich kürzlich für die enscale-Lösung zur Einführung der eAkte entschieden, was ein weiterer Vorteil ist. So kann künftig ohne etwaige Medienbrüche kommuniziert werden. Im Fokus der Implementierung der neuen DMS-Landschaft liegt auch immer das Thema Compliance. Gerade im Umgang mit personenbezogenen Daten ist die Sicherheit der Daten entscheidend. 

Compliance und Anbindungsmöglichkeiten im Fokus 

Gleichsam gilt es sicherzustellen, dass die ausgewählte Lösung mit anderen zukünftig zu implementierenden Lösungen kompatible und offen ist. Dies werde durch eine moderne Schnittstellenarchitektur gewährleistet. Diese ermöglich Mitarbeiter ein medienbruchfreies arbeiten. Gleichzeitig unterstützt das System mit diversen vorkonfigurierten Workflows und sorgt nachhaltig für schnellere und besser Prozesse. 

Wir brauchen ein DMS, das die Daten sicher und möglichst nur einmal an der richtigen Stelle und mit Bezug zur Fachaufgabe ablegt und uns ein optimiertes ­medienbruchfreies Arbeiten ermöglicht.“ - Susanne Pauqué, Gesamtprojektleitung

Der Anfang ist gemacht

Der Anfang sei nun gemacht. Nach der erfolgreichen Pilotierung solle nun ein verwaltungsweiter Rollout in den nächsten Jahren angestoßen werden, sodass neben den Bereichen Personal, Organisation und Umwelt, auch alle anderen Bereiche von der neuen Infrastruktur profitieren, so Pauqué weiter.