DMS in der Cloud

Ein Dokumentenmanagement in der Cloud ist für viele Unternehmen undenkbar. Doch sind deren Befürchtungen und Sorgen berechtigt?

Sensible Daten in der Cloud eines Drittanbieters zu speichern klingt für viele zunächst einmal undenkbar. Zu groß sind die Befürchtungen, man könne so Opfer von Datenklau bzw. Missbrauch werden. Dabei kann eine Cloud-DMS-Lösung gerade kleineren Unternehmen helfen ihre Daten deutlich besser zu schützen und zudem rechtliche Vorgaben besser einzuhalten.

Bedenken halten sich hartnäckig 

Einzig der Ruf der Cloud schreckt viele weiterhin ab. Immer wieder hört man von Angriffen von Hackern auf bekannte Cloudbetreiber. Doch wie schlimm sind diese, wie sicher ist die Cloud wirklich und vor allem im Vergleich zur Hauseigenen Speicherung von Dokumenten? 

On-Premises oder Cloud?

Zunächst einmal steht außer Fragen welchen Nutzen Dokumentenmanagementsysteme für ein Unternehmen haben können. Sie helfen dabei das Papierchaos im Büro zu beseitigen, sorgen für effizientere Arbeitsabläufe und sparen immense Kosten ein. Ganz gleich ob Cloud oder On-Premises-Lösung.

Cloud vs. On-Premises: Grundlegende Unterschiede

Doch worin liegt eigentlich der wesentliche Unterschied zwischen den beiden Implementierungsformen? Nun zunächst einmal muss festgestellt werden, dass die Daten bzw. die Dokumente an verschiedenen Orten gespeichert werden. Bei der On-Premises-Variante verbleiben sämtliche Daten im Haus, und zwar auf den hauseigenen Servern.

Darin verborgen, auch der erste Nachteil, es bedarf einer deutlich ausgeprägteren IT-Infrastruktur, will man alles Daten in den eigenen vier Wänden behalten. Werfen wir einen Blick auf die wesentlichsten Unterschiede dieser zwei Implementierungsorte.  

Aufwand der Einführung

Hinsichtlich des Aufwandes der Implementierung geht der erste Punkt definitiv an die Cloud. Denn ein hauseigenes System muss zunächst einmal mühsam angepasst und innerhalb des Unternehmens auf allen Endgeräten installiert werden.

Eigene IT-Infrastruktur berücksichtigen

Ebenso muss im Vorfeld geklärt werden, ob die bestehende IT-Infrastruktur der Belastung standhält und es bedarf ggf. einer Neuinvestition. Eine Cloudlösung ist in der Regel direkt einsetzbar, da der Zugriff auf den Server des Anbieters nichts mehr erfordert, als eine stabile Verbindung zum Internet. Die Wartung der Soft- und Hardware obliegt zudem dem Anbieter und muss nicht im eigenen Haus gemanagt werden. 

Ausfallzeiten vermeiden

Doch wie ist es um die Verfügbarkeit beider Systeme aus? On-Premises-Lösungen sind weder vom Internet, noch von einem Drittanbieter abhängig, sodass Ausfallzeiten eher gering sind. Jedoch ist die Wartung der Anwendung auf Eigensache.

Summe der Ausfallzeiten entscheidender Faktor

An dieser Stelle kann es bei Updates und Upgrades durchaus zu Problemen hinsichtlich der Verfügbarkeit kommen. Ausfälle gibt es bei so gut wie jeder Cloud-Lösung, sei es durch Überlastung der Cloud, oder durch eine Störung seitens des Anbieters. Allerdings ist die Summe der Ausfallzeit ein wichtiger Faktor für die Cloudbetreiber, im Wettbewerb zur Konkurrenz. Daher sind diese immer darauf bedacht, diese möglichst gering zu halten. 

Installation und Wartung

Ein weiterer wesentlicher Unterschied besteht, wie bereits erwähnt in der Administration der beiden Systeme. Für den Betrieb der eigenen Serverinfrastruktur, der Wartung von Soft- und Hardware, die Überwachung aber auch für die Sicherheit ist man bei einer On-Premises Lösung komplett selbst verantwortlich.

Das nötige Know-how

Daher sollte man auch immer sicherstellen, dass man entsprechende Ressourcen hinsichtlich den Dimensionen Kapital, Infrastruktur und vor Allem Fachwissen, in seinem Unternehmen bereitstehen hat. Ist dies nicht der Fall, empfiehlt sich an dieser Stelle schon oftmals die Cloud als bessere Implementierungsform. 

Sicherheit muss gegeben sein

Ein weiteres wichtiges Thema betrifft die Speicherkapazität dieser Systeme. Ist diese bei einer On-Premises-Lösung erreicht, muss nachgerüstet werden. Bei einer Cloud hingegen, erspart man sich dies und Nachrüstungen sind in der Regel einfacher. Jedoch langfristig zu Weilen auch teurer.

On-Premises DMS nicht pauschal sicherer

Hinsichtlich der Sicherheit muss klargestellt werden, dass auch bei der in Haus-Lösung keine pauschale Sicherheit besteht. Auch diese muss durch Spezialisten regelmäßig geprüft werden. Es sollte klar sein, dass die eigenen Server genau so allen Gefahren ausgesetzt sind, wie jene der Cloudbetreiber.

Um jedoch ehrlich zu sein, Angriffe auf Cloudbetreiber sind durchaus wahrscheinlicher. Aber, dafür sind deren Sicherheitsbemühungen auch deutlich höher als die eines durchschnittlichen Unternehmens. 

Cloud-Betrieber tretten zahlreiche Sicherheitsvorkehrungen

Letztlich sind Daten in der Cloud nicht weniger sicher als im eignen Haus, vielmehr kommt es auf die Rahmenbedingungen an. Verfügt man über eine eigene, sehr versierte IT-Abteilung und die nötigen Ressourcen, kann eine On-Premises-Variante durchaus Sinn ergeben, da man sich so vor ärgerlichen Ausfallzeiten des Cloud-Betreibers schützen kann. Fehlt es an dieser, sollte man unbedingt die hervorragende Infrastruktur der Cloudbetreiber nutzen.