DMS mit 3-fach-Authentifizierung

Der DMS-Experte PROXESS integriert ein dreistufiges Sicherheitsprogramm und ermöglicht so eine revisionssichere Archivierung ohne UX-Abstriche.

Datenschutz und die damit einhergehende revisionssichere Ablage bzw. Archivierung spielt für Unternehmen aller Art eine Rolle.

Neben dem CRM-System, welches als wichtige Schnittstelle zwischen Kunden und Unternehmen oftmals eine Vielzahl vertraulicher Kundendaten beherbergt, muss auch beim DMS besonderer Wert auf den Datenschutz gelegt werden. 

Datenschutz trifft auf Usability

Softwareseitig lassen sich datenschutzrechtliche Maßnahmen häufig durch Automatisierungen realisieren.

Sie ermöglichen ein datenschutzkonformes Arbeiten mit vertraulichen Daten, ohne dass Mitarbeiter dazu eine Vielzahl manueller Tätigkeiten ausführen müssten und so wertvolle Arbeitszeit verloren ginge. 

PROXESS 10

Dass Datenschutz nicht gleich Abstriche in puncto Usability (Nutzerfreundlichkeit) bedeuten muss, beweist einem Bericht von iavcworld.de zufolge nun auch der Anfang der 1990er-Jahre gegründete Softwareexperte PROXESS: 

Die neue Lösung des Unternehmens; PROXESS 10; kombiniert Skalierbarkeit, Schnittstellen und ein integriertes, dreistufiges Sicherprogramm in einem. 

Funktionsumfang

Das System verfügt über detaillierte Zugriffsberechtigungen bis au Benutzerebene, mittels derer sich Manipulationsversuche aufdecken lassen.

Die Vergabe dieser erfolgt über eine PIN-geschützte SMART-Card durch den Supervisor.

Dazu bedarf es keiner extensiven IT-Kenntnisse, sodass sich die Lösung auch für Unternehmen mit weniger umfangreichem IT-Know-how eignet. 

Gefahr von außen vermeiden

Doch nicht nur betriebsintern schützt das System die darin verwalteten Daten. Über intelligente Verschlüsselungsverfahren wird sichergestellt, dass auch von außerhalb des Unternehmens keine Gefahr droht.

Konkret kommen dabei symmetrische und asymmetrische Verschlüsselungsverfahren (Advanced Encryption Standard) zum Einsatz. 

Protokollierungen

Darüber hinaus werden vorgenommene Änderungen an Dokumenten automatisiert softwareseitig durch das DMS dokumentiert, sodass jederzeit ersichtlich ist, welcher Verantwortliche wann welche Änderung an einem Dokument vorgenommen hat. 

Ganzheitlicher Datenschutz

Darüber hinaus wurde durch das Zusammentragen von Fachwissen zahlreicher Experten ein Whitepaper erstellt, um die Software zuverlässig und au jeder Ebene vor Cyberattacken zu schützen.