DMS-Trends in 2019

Dokumentenmanagementsysteme sind weiter auf dem Vormarsch, nicht zu Letzt Dank immer neueren Funktionen und Möglichkeiten

Die Trendthemen rund um künstliche Intelligenz, Machine Learning und Blockchain greifen immer weiter um sich und haben sich bereits im Zuge von Digitalisierungsprozessen auf Unternehmen ausgewirkt. Auch in DM-Systemen finden diese neuen Technologien durchaus Anwendung. Was jedoch die bestimmenden Trendthemen in Dokumentenmanagementsystemen in Zukunft sind, wollen wir im Folgenden ausführlich klären. In einem Artikel von Manfred Terzer vom 18.01.2019 auf computerwelt.at, macht dieser vier Wesentliche Trends im Bereich des Dokumentenmanagement für das Jahr 2019 aus.  Microservices, mobiles Arbeiten, Integration durch flexible Schnittstellen und Unterstützung für Compliance und Datenschutz seien dabei zentral. Werfen wir also einen Blick auf diese vier Bereiche. 

Flexible Skalierbarkeit durch moderne Architektur

Durch Mikroservices können Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Enterprise Content Management-Systeme (ECM) wesentlich besser skaliert werden. In Ihnen stecke ein großes Potential für das Design hochskalierbarer Anwendungen. So seien Hersteller etablierter On-premise-Softwarelösung in Zukunft gezwungen ihre Architektur auf die Anforderungen moderner Cloud-Anwendungen umzugestalten. Sie benötigen eine Software-Architektur, die es ermöglicht einen unkomplizierten Umstieg von der alten in auf die neue Plattform vorzunehmen. Anwender erwarten neben einem unkomplizierten Umstieg ferner eine hohe Flexibilität und auch neue modernere Bezahlmodelle, in denen sie nur für Services zahlen, die sich auch wirklich nutzen, beispielsweise. Auch profitieren System-Integratoren von der modernen Softwarearchitektur. Durch diese wird es deutlich einfacher auf Grund flexibler Optionen die Integration und den Betrieb eines neuen Systems voranzutreiben. Ebenso lassen sich individuelle Partnerlösungen einfach integrieren. 

ECM/DMS-Lösungen auf mobilen Geräten

Nicht ganz neu, doch immer weiter auf dem Vormarsch sei das mobile Arbeiten und die damit verbundene Bereitstellung aller nötigen Daten auf mobilen Endgeräten. Damit verbunden seien auch die verschiedenen Endgeräte und unterschiedlichen Betriebssysteme dieser, auf denen die Lösungen laufen müssen. Moderne Systeme müssen demnach diese Anforderung erfüllen um konkurrenzfähig zu bleiben. Sind die Systeme so konzipiert, dass sie gänzlich Plattform unabhängig implementiert werden können, biete dies den Vorteil, dass alle internen Mitarbeiter, aber auch externe Endgeräte das gleiche System nutzen können, ohne dass dabei etwas untergeht. 

Flexible Schnittstellen

Weiter ansteigen werde auch der Bedarf die Content-Service-Plattformen mit verschiedensten anderen Anwendungen im unternehmerischen Umfeld zu verbinden, bzw. zu in diese zu integrieren. Ganz gleich ob on-premise, hybid oder in der Cloud, die Erwartungshaltung an eine moderne Software-Infrastruktur in Unternehmen ist, dass alles mit nur einem Klick erreichbar sei. Moderne Anwendungen sollten daher über ausreichende Schnittstellen verfügen. Dies sei eine weitere Herausforderung für die Zukunft die es zu erfüllen gilt. 

Unterstützung beim Datenschutz

Auch die Themen Compliance und die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung spielen weiter eine wichtige Rolle in DMS-Anwendungen. Es wird also weiterhin nach umfangreichen Lösungen verlangt werden, die Unternehmen bei den steuerrechtlichen Vorgaben, wie auch beim Datenschutz ausreichen unterstützen können und das Archivieren und Verarbeiten von Dokumenten einfach möglich macht. (vgl. Manfred Terzer vom 18.01.2019 auf computerwelt.at)

All diese Trends beziehen sich auf die gegenwärtige Praxis. Viele Systeme decken bereits jetzt diese Herausforderungen ab, andere sind gezwungen an der einen oder anderen Stelle nachzuziehen. Es bleibt jedoch ein sehr dynamisches Feld in denen Veränderungen und neue Technologien einen entscheidenden Mehrwert ausmachen können. Daher sollte man bei der Implementierung eines Systems auch immer darauf achten, wie dieses für solche künftigen Herausforderungen aufgestellt ist.