Dokumente in der Produktion effizient verwalten

In der Produktion laufen täglich eine Menge Daten und Dokumente umher. Eine gute Verwaltung dieser, hilft dabei Prozesse effizienter zu gestalten.

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Produzierende Unternehmen sind mit einer Vielzahl verschiedener Dokumente, wie Produktspezifikationen, Zeichnungen, Bestellungen oder auch Prüfbescheinigungen konfrontiert, und das täglich.

Kundeninformationen sowie Belege und die diversen weiteren Schriftstücke, die in einem Unternehmen anfallen, müssen erstellt, erfasst, verarbeitet und abgelegt werden. Wer hier immer noch auf das gute alte Papier vertraut, wird in Zukunft im Chaos versinken, wenn nicht schon geschehen. 

Papier keine Option in modernen Büros

Die Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagements liegen dabei auf der Hand. Neben einer immensen Ersparnis beim Papier und den Druckkosten, werden auch die physischen Archive obsolet. Zudem verursachen Papierdokumente einen irrational hohen Aufwand in einer digitalisierten Arbeitswelt.

Dies lässt sich an einem Beispiel gut darstellen. Bestellt ein Kunde ein bestimmtes Werkzeug zur Bearbeitung von Metallen, so werden im ersten Schritt zunächst einmal seine Kundendaten erfasst und eine Kundennummer vergeben. Das vom Kunden erstellte Lastenheft, wird dann von vielen verschiedenen Abteilungen verwendet, die darauf hin eine Vielzahl verschiedener Dokumente zum Auftrag anfertigen. 

Ob Zeichnungen, Stücklisten oder Kostenkalkulationen. Viele diese Dokumente sind nur für die jeweilige Abteilung von Relevanz, andere müssen jedoch abteilungsübergreifend zur Verfügung stehen. Will man diesen gesamten Prozess an Hand analoger Dokumente nachhalten, entstehen wohlmöglich verschiedene Versionen desselben Dokumentes oder Unterlagen gehen beim Transfer verloren. 

Kommunikation wird verbessert

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) beugt diesen Gefahren vor und erfüllt darüber hinaus noch viele weitere wichtige Aufgaben. So werden Dokumente, die dem DMS zugefügt werden, mit Metadaten versehen, sodass diese deutlich schneller auffindbar sind.

Dadurch, dass alle Daten und die zugehörigen Dokumente an einem, für alle Beteiligten zugänglichen, Ort gespeichert werden, kann sicher gestellt werden, dass alle mit den gleichen validen Daten arbeiten. Auch müssen Dokumente nicht extra von Abteilung zu Abteilung rumgereicht werden. 

Zugriff auf Daten in Echtzeit

Durch den zentralen Zugriff, kann in Echtzeit auf Dokumente zugegriffen werden. Zudem lassen diese sich einfach bearbeiten und es kann von Allen nachvollzogen werden, wer, wann und zu welchem Zweck ein Dokument zu Letzt bearbeitet hat. Mit Versionierungsfunktionen innerhalb des DMS kann auch auf vorherige Versionen des Dokumentes zurückgegriffen werden, was garantiert, das nichts verloren geht. 

DMS schafft Workflows

Doch ein DMS geht noch weiter. So lassen sich diverse Arbeitsprozesse weitestgehend automatisieren. Beispielsweise kann die Rechnungsstellung und -bearbeitung deutlich beschleunigt werden, indem Daten zusammengeführt werden. Die Freigabe der Rechnung kann dann über das System einfach per Klick erfolgen, ohne dass diese erst umständlich durch die verschiedenen Abteilungen laufen müssen. 

Auf diese Weise lassen sich diverse weitere Workflows erstellen, die über das System gestützt und verfolgt werden können. So weiß jeder beteiligte Akteur immer um den jeweiligen Status eines Prozesses, was zu einer deutlichen Effizienzsteigerung führt. 

Verbesserter Kundenservice

Auch der Kundenservice profitiert von der zentralen Ablage von Dokumenten. Dieser kann bei Anfrage zum Status eines bestimmten Auftrages dem Kunden direkt und unmittelbar Auskunft geben, was zu einer Verbesserung der Kundenbeziehung beiträgt. Ebenso kann durch die zentrale Speicherung der Daten besser auf etwaige Datenschutzbestimmungen Rücksicht genommen werden.

Vielmehr noch helfen DM-Systeme sogar bei der Einhaltung solcher gesetzlichen Vorgaben und machen eine revisionssichere Ablage möglich. Auch erinnern die Systeme beispielsweise an Löschfristen etc. (vgl. Büscher/Krauß, 10.11.2019 auf maschienenmarkt.vogel.de) 

DMS-Trend nicht verpassen

Wer heute noch auf ein DMS verzichtet, wird dies später wohlmöglich bereuen. Je eher man die Digitalisierung der Dokumente angeht, desto weniger Arbeit hat man damit am Ende. Unternehmen der Produktion sollten sich daher unbedingt mit den Möglichkeiten eines modernen Dokumentenmanagementsystems beschäftigen.