E-Rechnung: Was Unternehmen 2025 erwartet

Wie digitale Rechnungen Chancen und Herausforderungen mit sich bringen.

Seit dem 1. Januar 2025 ist es ernst: Unternehmen in Deutschland sind gesetzlich verpflichtet, E‑Rechnungen empfangen zu können. Die Umstellung auf E‑Rechnungen ist nicht nur eine gesetzliche Vorgabe, sondern auch eine große Chance, vor allem für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die mit optimierten Prozessen und mehr Effizienz im Wettbewerb bestehen wollen.

Was viele noch nicht wissen

Während der Empfang von E‑Rechnungen bereits Pflicht ist, gelten für den Versand Übergangsfristen:

• Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin klassische Rechnungen (z. B. als PDF) versenden, sofern der Empfänger zustimmt.
• Ab 2027 gilt diese Ausnahme nur noch für Betriebe mit einem Jahresumsatz unter 800.000 €.
• Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen E‑Rechnungen auch versenden, ohne Ausnahmen.

Wer also nicht nur empfangen, sondern auch rechtzeitig versenden will, sollte sich jetzt vorbereiten. Denn auch wenn noch Zeit bleibt, die Umstellung ist absehbar Pflicht.

Doch wie genau funktioniert die E‑Rechnung, welche Vorteile bringt sie mit sich und wo liegen die Herausforderungen?

Vorteile der E‑Rechnung

Die Digitalisierung von Rechnungen bringt spürbare Vorteile für viele Unternehmen. Klassische Papierrechnungen oder PDF-Dokumente müssen oft manuell geprüft werden. Ein Prozess, der Zeit kostet und fehleranfällig ist. E-Rechnungen hingegen werden in standardisierten XML-Formaten verschickt, was bedeutet: Die Rechnungsdaten werden direkt erkannt, automatisch validiert und können ohne manuelle Eingaben in bestehende Einkaufs- oder Buchhaltungssysteme übernommen werden.

Das beschleunigt nicht nur die Abläufe, sondern sorgt auch für eine höhere Genauigkeit. Fehlerhafte Beträge, fehlende Angaben oder Zahlendreher werden automatisch vermieden. Für KMU bedeutet das: weniger Aufwand, geringere Fehlerquote und deutlich schnellere Durchlaufzeiten.

Ein weiterer Vorteil: Das Forderungsmanagement verbessert sich erheblich. Automatisierte Zahlungserinnerungen und Mahnungen können ohne manuelle Nachverfolgung angestoßen werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Kommunikation mit Lieferanten und Kunden. Gleichzeitig lassen sich auf Basis der strukturierten Rechnungsdaten präzise Prognosen zum Cashflow erstellen.

Künstliche Intelligenz als Ergänzung

Moderne E-Rechnungssysteme setzen zunehmend auf Künstliche Intelligenz (KI). Diese erkennt, ordnet und analysiert Rechnungsdaten automatisch, ganz ohne menschlichen Eingriff. Auffälligkeiten wie ungewöhnlich hohe Beträge, doppelte Rechnungen oder fehlende Angaben werden direkt erkannt, noch bevor sie zu Problemen führen können.

Für Unternehmen bedeutet das: weniger Verwaltungsaufwand, mehr Kontrolle und eine deutlich schlankere Buchhaltung. Zeit und Geld, die bislang in manuelle Prüfprozesse geflossen sind, können nun in strategisch wichtigere Aufgaben investiert werden.

Herausforderungen und Nachteile

Trotz aller Vorteile bringt die Umstellung auf digitale Rechnungen auch Herausforderungen mit sich. Die Anforderungen sind komplex. Vor allem für kleinere Betriebe ohne IT-Abteilung kann das schnell überfordernd sein. Neue Systeme müssen eingeführt, Mitarbeiter geschult und Prozesse angepasst werden. Das birgt nicht nur ein gewisses Fehlerpotenzial, sondern auch zusätzliche Kosten, die für manche Unternehmen anfangs zur finanziellen Belastung werden können.

Ein weiteres Problem: Nicht alle vorhandenen Systeme sind kompatibel mit den neuen Formaten. Die technische Umstellung erfordert deshalb oft zusätzliche Investitionen in Software oder Infrastruktur.

Hinzu kommt die Unsicherheit rund um Übergangsfristen. Zwar sind diese vorgesehen, doch es ist noch nicht vollständig klar, wie lange sie gelten und ob sie in jedem Fall ausreichen. Unternehmen stehen also unter Zugzwang, ohne zu wissen, wie viel Zeit ihnen tatsächlich bleibt.

Warum sich ein zeitiger Umstieg trotzdem lohnt

Trotz der Risiken überwiegen langfristig die Vorteile der E‑Rechnung. Wer frühzeitig umstellt, profitiert von einem geringeren Verwaltungsaufwand und kann sich stärker auf den Kernbereich konzentrieren. Durch KI-gestützte Auswertungen erhalten Unternehmen bessere Einblicke in ihre Finanzsituation, können Investitionen präziser planen und vermeiden Engpässe.

Auch in Sachen Sicherheit bringt die E‑Rechnung einen deutlichen Fortschritt: Fehlerfreie, standardisierte Prozesse sorgen für zuverlässige Abläufe. Und nicht zuletzt: Rechnungen, Zahlungen und Mahnungen laufen automatisch, was die internen Workflows stark entlastet.

Quellen

Aktefix: „E-Rechnung ab 2025 Pflicht”

Digital Business: „Mit der E‑Rechnung die Digitalisierung vorantreiben“ – 31. März 2025

Handwerksblatt: „Interview zur E‑Rechnung: Kompliziert und fehleranfällig“ – April 2025