DMS-Software einführen: In 4 Schritten zum Erfolg

Mit der nötigen Planung und Strukturierung gelingt Ihnen die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems.

DMS-Software bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Dennoch wird sie bei Weitem noch nicht von allen Unternehmen genutzt.

Warum zögern manche Unternehmen mit der Digitalisierung?

„Einige Betriebsinhaber wissen zwar, dass sich die Strukturen eines Unternehmens digitalisieren lassen. Aber oft fehlt ihnen das Wissen, wie das in der Praxis umzusetzen ist.“ - Andre Nordlohne, Experte für digitales Dokumentenmanagement (vgl. handwerk.com, 08.03.2021).

Zeit und Know-how

Auch mangle es häufig im hektischen Tagesgeschäft an der Zeit, sich Themen wie der Digitalisierung näher anzunehmen, wie handwerk.de aufgreift.

Wer jedoch offen gegenüber einer Digitalisierung der eigenen Dokumentenmanagement-Prozesse sei, bei dem könne die Implementierung einer digitalen Strategie mit passendem DMS schnell gehen.

4 Schritte zur Einführung einer DMS-Software

Im Wesentlichen seien dabei vier grundlegende Schritte zu tätigen, welche im Folgenden näher erörtert werden sollen.

1 – Strukturierung

Bevor ich Unternehmen näher mit der Auswahl und Implementierung einer DMS-Software auseinandersetzen können, sollten sie sich zunächst intensiv mit den eigenen Prozessen beschäftigen.  Welche Prozesse laufen reibungslos – und welche lassen sich ggf. noch optimieren?

Auch können an dieser Stelle Abläufe identifiziert werden, welche sich Schritt-für-Schritt digitalisieren lassen.

2 – DMS-Software-Auswahl

Darauf aufbauend lässt sich eine DMS-Software auswählen, welche den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird und dessen individuelle Geschäftsprozesse abbilden kann.

Bei der Softwareauswahl können DMS-Software-Vergleichswebsites unterstützen, um den Überblick über den breit-gefächerten Markt zu behalten.

3 – Umsetzung: Einführung der DMS-Software

Im Anschluss an die Auswahl einer geeigneten DMS-Software gilt es, die vorab definierten Strukturen und Prozesse nach und nach mit der ausgewählten Lösung zu digitalisieren.

Damit dieser Prozesse möglichst reibungslos abläuft, sollten zu Beginn des Projektes Key User als Teil des Projektteams ernannt werden, welche die Einführung begleiten und an späterer Stelle im Projekt in der Lage sind, Mitarbeiter an die Nutzung der neuen DMS-Software heranzuführen.

4 – Standardisierung schaffen 

Nun gilt es, eine einheitliche Nutzung des Systems zu gewährleisten, indem Regeln und Vorgehensweisen definiert werden. Auch Ausnahmen sollten festgelegt, schriftlich festgehalten und allen Mitarbeitern zentral zugänglich gemacht werden.

Durch feste Strukturen wird eine effiziente, standardisierte Nutzung ermöglicht, welcher es bedarf, um das volle Potenzial einer Unternehmenssoftware ausschöpfen zu können.