Die Bedeutung von OCR für das DMS

Wir werfen einen Blick auf die aktuelle Rolle von Optical Character Recognition (OCR) in Dokumentenmanagementsystemen.

Bei OCR handelt es sich um eine Abkürzung aus dem Englischen. Optical Character Recognition (dt. Optische Zeichenerkennung bzw. Texterkennung) kommt im Alltag in vielen Bereichen zum Einsatz. So nutzen die meisten Unternehmen beispielsweise optische Eingabegeräte wie Scanner oder Faxgeräte, die Dateien auf Basis von Texterkennung lesen.

Wie funktioniert die Texterkennung im DMS? 

Diese Eingabegeräte nutzen jedoch nicht das „Bild“ selbst, sondern verwenden es, um es zur weiteren Verarbeitung in eine aus Pixeln bestehende Rastergrafik umzuwandeln.

Erleichterte Informationsverarbeitung

Dabei geht es darum, den Buchstaben oder die Zahl als solche zu erkennen und ihr dementsprechend den nach Textcodierung korrekten Zahlenwert zuzuordnen.  Dies reduziert das Datenvolumen des ursprünglich erfassten Bildes auf einen Bruchteil und erleichtert zudem die weitere Verarbeitung der erfassten Informationen in der DMS-Lösung.

OCR und DMS: Ein gutes Team 

Doch wo findet die Texterkennung innerhalb der DMS-Software im Detail Anwendung? OCR ermöglicht eine Erweiterung der Volltextsuche in DMS-Lösungen. So können beispielsweise auch eingescannte PDF Dateien oder Bilder nach den benötigten Informationen durchsucht werden.

Suchfunktionen im DMS vollumfänglich nutzen

Dabei bedarf es lediglich der Eingabe einiger weniger Buchstaben bzw. Zahlen (beispielsweise der Rechnungs- oder Vertragsnummer oder des Kundennamen), um die DMS Software nach relevanten Dokumenten zu durchsuchen. Ohne OCR wäre es nicht möglich, große Dateien wie Bilder gezielt nach bestimmten Informationen zu durchsuchen. 

Zahlreiche Vorteile

Wichtig ist, dass leistungsstarke OCR-Software den Inhalt des ursprünglichen Dokumentes keineswegs verändert (Xerox-Skandal). Die Dokumente sehen nach Verarbeitung exakt so aus wie ihr Original – mit dem feinen Unterschied, dass sie nun ein für die Verwaltung mittels DMS-Software besser lesbares Format besitzen. 

Massive Zeiteinsparungen 

So erspart Texterkennung im Bereich DMS Unternehmen den immensen Arbeitsaufwand, der aus einer manuellen Datenabtragung resultieren würde. Der gesamte Prozess der Texterkennung – vom physischen, auf Papier gedruckten Dokument über den Scan bis hin zum Dokument, welches von der DMS-Lösung gelesen werden kann – dauert meist weniger als eine Minute.