Papierloses DMS nach wie vor Zukunftsmusik

Multifunktionsdrucker (MFPs) als Schlüsselkomponente des digitalen DMS in unserer digitalen Zeit.

Unternehmen verzichten noch immer nicht auf physische Dokumente. Dies hat die Global Print Study 2025 eindeutig gezeigt. Demnach gehen 64% der beteiligten Unternehmen davon aus, dass das Drucken von Dokumenten auch im Jahr 2025 weiterhin relevant für das laufende Geschäft sein wird (1). Dies ist unter anderem daran zu begründen, dass eine Vielzahl von Kunden oder Lieferanten nach wie vor physische Exemplare vorzieht oder die Notwendigkeit einer physischen Unterschrift gegeben ist. 

Digitales DMS zunehmend relevant 

Doch der Stellenwert physischer Dokumente ändert sich. Die jüngere Generation setzt zunehmend auf digitale Medien. So werden Dokumente nicht länger ausgedruckt, sondern digital bearbeitet. Dies hat auch zur Folge, dass sich in den Unternehmen zunehmend größere Bildschirme finden, welche ein angenehmeres, digitales Lesen ermöglichen.  

Nachhaltiges DMS: Deutschland ist Papiersünder 

Digitales DMS bringt einen weiteren, entscheidenden Vorteil mit sich – die Nachhaltigkeit. Obwohl es sich um ein weit diskutiertes Thema handelt, ist Deutschland aktuell Papiersünder. Nach Angaben der Bundesregierung ist der pro-Kopf Verbrauch an Papier, Pappe und Karton so hoch wie in keinem anderen G-20 Staat. Mit 241,7 Kilogramm pro-Kopf führt Deutschland eindeutig die Liste an. Auf Platz 2 finden sich die Vereinigten Staaten, mit einem pro-Kopf Verbrauch von 211 Kilogramm, wieder (2). 

MFPs als Schnittstelle zwischen analogem und digitalem DMS 

MFPs (Multifunction Printer, dt. Multifunktionsgeräte) sind, wie der Name bereits Preis gibt, Geräte, welche die Funktionen mehrerer Geräte in einem vereinen. Kollektiv betrachtet sinkt die Anzahl verkaufter Drucker bzw. MFPs jedoch. Dies ist jedoch vor allem dem rückläufigen Privatkundengeschäft zuzuschreiben.

Automatisierung von Arbeitsschritten 

Tatsächlich stieg die Gesamthöhe des verzeichneten Umsatzes, da Geschäftskunden meist hochpreisige Modelle beziehen. Um sich im Zeitalter der Digitalisierung bzw. des digitalen DMS behaupten zu können, setzen immer mehr Hersteller von MFPs auf „smarte“ Funktionen. Durch die Integration von Apps, welche in den digitalen Stores der Druckerhersteller erworben werden können, sollen Arbeitsschritte automatisiert werden.

Customization & Automatisierung 

Da zunehmend mehr Kunden mit teilweise spezifischen Anforderungen eine bessere Integration von analogen und digitalen DMS-Workflows erwarten, besteht auch die Möglichkeit, Apps mit bestimmten Funktionen individuell nach Kundenbedarf zu entwickeln (3). Durch die individuelle Anpassbarkeit sowie den hohen Grad an Automatisierung stellen MFPs eine wichtige Schnittstelle für eine bessere Integration von digitalem und analogem DMS dar. 

Quellen 

1. "Global Print 2025", print2025.com, abgerufen: 17.12.2019. 
2. welt.de, abgerufen: 17.12.2019.
3. it-business-de, abgerufen: 17.12.2019.