Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung

Seit dem 01.01.2022 besteht in Baden-Württemberg, Hamburg und dem Saarland die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung.

Auftragnehmer für die öffentliche Verwaltung müssen für Aufträge aus Baden-Württemberg, Hamburg und dem Saarland seit dem Neujahrsmorgen 2022 auf elektronische Rechnungsprozesse umstellen. Ein aktueller Beitrag des DMS-Experten crossinx nimmt sich der Thematik näher an. 

Umstellung auf digitale Rechnungsverarbeitung 

Für Unternehmer, die Aufträge der öffentlichen Verwaltung aus Bremen annehmen, besteht bereits seit 2020 die Pflicht, Rechnungen in elektronischer Ausführung  zu verschicken. Im Detail bedeutet dies für Betriebe, dass Rechnungen an die Stadt Bremen und Bremerhaven der europäischen Norm EN16931, bzw. dem daraus abgeleiteten Standard XRechnung, entsprechen müssen.

Pflicht in Baden-Württemberg, Hamburg und dem Saarland

Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für Auftragnehmer der öffentlichen Verwaltung besteht seit dem 1. Januar nun auch in drei weiteren Bundesländern. Sollten es Unternehmen jedoch bislang versäumt haben, die hauseigenen Systeme auf eine digitale Rechnungsverarbeitung umzustellen, laufen sie Gefahr, dass die ausgehenden analogen Rechnungen abgelehnt bzw. nicht bezahlt werden.

Versand digitaler Rechnungen

Dies gilt nicht nur für Rechnungen in Papierform, sondern auch für PDF-Dokumente. Denn obgleich es sich hierbei auf den ersten Blick um eine vollumfänglich digitalisierte Rechnung handelt, genügen PDF-Rechnungen den Vorgaben für elektronische Rechnungen nicht. Denn für die Rechnung an die Behörden ist die sogenannte X-Rechnung vorgeschrieben. Eine spezielle maschinenlesbare Dateiform speziell für die Behörden in Deutschland.

Mögliche Kanäle für den Versand

Um dieses Datenformat dann auch an die Behörden zu übermitteln, stehen Unternehmen, die Aufträge der öffentlichen Verwaltung aus Baden-Württemberg, Hamburg und dem Saarland annehmen, drei Kanäle zur Verfügung, um ihre E-Rechnungen zu versenden. Diese sollen im Folgenden einmal aufgegriffen werden:

1. PEPPOL-Netzwerk: Die Rechnungsempfänger der öffentlichen Verwaltung sind an das sogenannte PEPPOL-Netzwerk angeschlossen. Darüber lassen sich Rechnungen und sogar Bestellungen, Kataloge und Lieferscheine sicher und zuverlässig austauschen. Nähere Informationen zum PEPPOL-Netzwerk sind auch einem aktuellen crossinx-Blogbeitrag zu entnehmen. 
2. Spezielle Portale der Länder: Die Bundesländer bieten gesonderte Portale an, über welche sich nach kurzer Anmeldung E-Rechnungen manuell hochladen lassen; beispielsweise die zentrale Rechungseingangsplattform des Bundes: Das ZRE. Für diese Portale bietet crossinx die automatisierte Anbindung, um Rechnungen dort einfach einliefern zu können.
3. E-Mail: Zu guter Letzt lassen sich E-Rechnungen auch altbewährt per E-Mail an die entsprechende zentrale Eingangsadresse schicken. Generell wird von diesem Weg wegen der Unsicherheit von Emails aber abgeraten, da sind die Wege Nr. 1 und 2 wesentlich zukunftsfähiger und sicherer (vgl. crossinx.com, 21.01.22).

Über crossinx

Die crossinx GmbH mit Sitz in Frankfurt am Main bietet ihren Kunden modulare, skalierbare und KI-basierte Softwarelösungen für die Automatisierung der gesamten P2P-Prozesskette.

Dienstleister wie crossinx könnnen Unternehmen sowohl bei der Erstellung als auch beim Versand von E-Rechnungen behilflich sein. Mehr Informationen finden Sie im aktuellen Beitrag zur Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung in Baden-Württemberg, Hamburg und dem Saarland.