Webinar: Transparente Bearbeitung von Eingangsrechnungen

Ein aktuelles Anbieter-Webinar befasst sich mit der transparenten Eingangsrechnungsbearbeitung sowie der steuersicheren Archivierung. Weiterführende Informationen und den Link zur kostenlosen Anmeldung finden Sie hier.

Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen kann viel Zeit in Anspruch nehmen und zudem Personalressourcen binden. Je mehr Eingangsrechnungen täglich eingehen und verarbeitet werden müssen, desto höher auch der Aufwand.

DMS für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen

Im Zeitalter der Digitalisierung haben Unternehmen jedoch die Möglichkeit, sich in diesen Abläufen softwareseitige Unterstützung einzuholen und sie so effizienter zu gestalten. Auch werden regelbasierte Workflows unterstützt, sodass alle Abläufe klar definiert und somit besonders effizient sind.

Digitale Optimierung von Prozessen und Abläufen

Dafür lassen sich in modernen Softwarelösungen wie Dokumentenmanagementsystemen (DMS) auch automatisierte Prozessschritte vorgeben. Diese Systeme ermöglichen durch schnell konfigurierbare Workflows auch eine zeitnahe Prüfung (sowohl rechnerisch als auch sachlich) inklusive Freigabe und Buchungsvorbereitung für das Finanzbuchhaltungs-System (FiBu) (vgl. iquadrat.de, 23.06.2023).

Gesetzliche Anforderungen

Darüber hinaus gilt es im Bereich des Dokumentenmanagements, gesetzliche Rahmenbedingungen und Anforderungen zu beachten; wie beispielsweise der "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD). In diesem Zusammenhang ist einerseits die Aufbewahrungspflicht zu nennen.

Rollen- und Rechteverwaltung

Diese kann durch die Einsatz einer geeigneten DMS-Lösung automatisch eingehalten werden. Darüber hinaus unterstützen moderne DMS-Systeme auch eine Rollenverwaltung sowie die damit verbundene Rechteverwaltung. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nur Nutzer, die Zugang zu bestimmten Dokumenten benötigen, um ihrer Arbeit nachzugehen, diesen auch erhalten.

Auch gilt es bei der Archivierung von E-Mai-Rechnungen erweiterte Anforderungen zu beachten. Moderne DMS-Lösungen können diesen ebenfalls gerecht werden. Die Lösungen INVOICE und PHOENIX des Anbieters IQUADRAT werden gemeinsam all diesen Anforderungen und Einsatzbereichen gerecht. Im Webinar am 8. August 2023 werden die oben aufgeführten Einsatzmöglichkeiten näher thematisiert.