Wie gelingt die DMS Einführung?

Beim Einführungsprozess eines Dokumentenmanagementsystems in ein Unternehmen kann einiges schief gehen. Wie dies vermieden wird, hier.

Ein Dokumentenmanagementsystem bildet die Grundlage für das papierlose Büro. Doch darüber hinaus ist es zu weit mehr im Stande. Letztlich kann ein DMS dazu beitragen Arbeitsprozesse zu optimieren, Zeit einzusparen und auch Kosten zu reduzieren. Dabei wird die Arbeitsweise der Anwender maßgeblich berührt, was letztlich zu Spannungen führen kann. Daher sollte man sich im Vorfeld darüber im Klaren sein, dass ein DMS-Projekt mehr mit sich bringt als nur die Digitalisierung der Zettelwirtschaft. Was alles schief gehen kann und wie man ein DMS erfolgreich in ein Unternehmen implementiert, wollen wir an dieser Stelle einmal durchleuchten. 

Projektmanagement für das DMS-Projekt

Eines der gravierendsten Probleme bei der Einführung eines DMS ist es, diese quasi nebenbei laufen zu lassen und sich darauf zu verlassen, es wird schon alles gut gehen. Ein fehlendes Projektmanagement an dieser Stelle führt oftmals zu vielen Fehlern und sorgt auch im Nachgang für Probleme. Ein DMS solle als langfristiges Team-Projekt verstanden werden. Dabei sollten bereits im Vorfeld klare Ziele verfasst werden, Ressourcen evaluiert und Risiken abgewogen werden. In der Planungsphase hilft es daher sehr, neben funktionalen und technischen Zielen auch eindeutige Ziele, wie die Steigerung der Prozesseffizienz oder die Kostenersparnis zu formulieren. Oftmals scheitern Projekte nämlich an ungenauen Anforderungen und unscharfen Zielen. Um von einem DMS in Gänze profitieren zu können, sollten Unternehmen genau wissen, was sie von einem solchen System erwarten. 

Zeitaufwand nicht unterschätzen

Ebenso sollte man sich ausreichend Zeit von der Idee bis zur Anschaffung und von dieser bis zum ROI einräumen. Viele Unternehmen übernehmen sich bereits bei der Erstellung des Zeitplans erheblich und schätzen den Aufwand als viel zu gering ein. Das System muss ausreichend in die Struktur des Unternehmens eingearbeitet werden und auch in den Köpfen der Mitarbeiter ankommen. Inhalt der Planung sollte auch immer sein, welche Dokumente in das neue System umziehen müssen und welche nicht. Nicht alle Daten und Dokumente werden zwangsläufig im System benötigt, wichtig ist jedoch, dass man sich im Vorfeld darüber klar wird, welche Daten unbedingt in das neue System eingepflegt werden müssen. 

Schnittstellen zu anderen Systemen

Ein weiterer gern gemachter Fehler bei der Umsetzung eines DMS-Projektes betrifft die anderen Softwaresysteme in einem Unternehmen. Wählt man ein DM-System aus, ohne dabei auf entsprechende Schnittstellen oder Migrationsmöglichkeiten in andere Systeme zu achte, läuft man Gefahr, die Potentiale der Anwendungen nicht ausreichend auszuschöpfen, oder dass diese sich gar gegenseitig behindern. Daher sollte man unbedingt darauf achten, dass das gewählte System mit den bestehenden Anwendungen kompatible ist. 

Annahmewahrscheinlichkeit erhöhen

Einer der wichtigsten Punkte bei der Einführung betrifft jedoch, wie am Anfang schon kurz angesprochen, die Einbindung der Mitarbeiter beziehungsweise der Benutzer. Diejenigen die das System am Ende benutzen müssen, sollten sich auch ausreichend mit diesem auskennen. Daher sollte man bei der Auswahl eines geeigneten System letztlich auch immer auf eine gute Benutzerfreundlichkeit setzen. Das macht nicht nur die Annahme wahrscheinlicher, es garantiert auch, dass die Mitarbeiter weniger dazu verleitet werden in alte Arbeitsweisen zurück zu verfallen. (vgl. Florian Schwitzgebel vom 04.02.2019)