Workflows mit dem DMS optimieren

Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) lassen sich Workflows besser gestalten. Wie genau solche Systeme dabei helfen, lesen Sie hier.

Mit dem Implementieren eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) bzw. eines Enterprise Content Managementsystem (ECM) ist ein wichtiger Schritt in Richtung Optimierung der betrieblichen Workflows getan. Doch bevor man von den Vorteilen eines solchen Systems hinsichtlich der effizienteren Arbeitsprozesse profitieren kann, müssen die Systeme zunächst einmal angepasst werden. Dies geht einher mit einer vorherigen Beschreibung der eigenen Arbeitsprozesse. Oftmals wird dies erstmals mit der Einführung eines solchen Systems in einem Unternehmen überhaupt niedergeschrieben. Die Arbeit lohnt sich jedoch allemal, wenn das DMS oder ECM-System mit seinen zahlreichen Funktionen zur Workflowgestaltung aufwartet. 

Deutlich effizientere Workflows

Grundsätzlich beschreibt der Begriff Workflow nichts anderes als betriebliche Arbeitsabläufe, oder besser gesagt die räumliche und zeitliche Reihenfolge von funktional, physikalisch oder technisch zusammenhängenden Vorgängen an einem Arbeitsplatz. Ein DMS kann nun dabei helfen die bestehenden Workflows deutlich effizienter zu gestalten, indem Dokumente den jeweiligen verantwortlichen Mitarbeitern automatisch zugewiesen werden können und auch die weitere Bearbeitung im System selbst geregelt ist. Durch Funktionen der Aufgabenverwaltung werden die Tätigkeiten für jedes eingehende Dokument erfasst und zugeordnet. 

Schnellere Verarbeitung durch gemeinsame Plattform

Das auf dies Art und Weise hinterlegte Dokument kann dann innerhalb des Systems geöffnet und bearbeitet werden. Zudem lassen sich einzelne Dokumente für bestimmte Mitarbeiter freigeben oder verschlüsseln, es können Kommentare beigefügt werden und Änderungen nachverfolgt werden. Neben dem großen Vorteil, dass auf dies Art und Weise immer allen Beteiligten der Zugriff auf alle nötigen Informationen zu jeder Zeit gewährleistet wird, werden diese über Änderungen an Dokumenten informiert, werden an Fristen zu diesen erinnert und können deutlich schneller einzelne Abläufe abhaken. Gerade die Zeitersparnis ist durch automatisierte Workflows enorm. Dadurch, dass alle an demselben Dokument arbeiten und nicht zig verschiedene Versionen existieren, kann der jeweilig zuständige Mitarbeiter immer von der Validität des Dokumentes ausgehen und dieses ohne weitere Rückfragen einfach und unkompliziert bearbeiten. 

Zugriffsrechte und Freigaben

Das sorgt letztlich auch dafür, dass deutlich weniger Fehler im Verlauf eines Arbeitsprozesses entstehen. Durch zuvor festgelegte Zugriffsrechte wird geregelt, wer wann an welchem Dokument arbeiten muss. Es lässt sich zu jedem Zeitpunkt einsehen, wer gerade an welchem Dokument arbeitet und wo es eventuell ins Stocken gerät. Ist ein Mitarbeiter beispielsweise krank und ein Dokument liegt länger unbearbeitet rum, so werden die übrigen Parteien informiert und können sich fristgerecht um dieses kümmern. Nutzt man zudem die Cloud und schafft die Basis für mobiles Arbeiten, lassen sich noch mehr Vorteile zur Automatisierung diverser Arbeitsprozesse finden. Muss beispielsweise ein Dokument von einem Vorgesetzten erst freigegeben werden, kann dies oft deutlich länger dauern, wenn dieser Außentermine wahrnehmen muss. Er kann dann bequem von unterwegs aus, ein bestimmtes Dokument freigeben, sodass dieses schnellstmöglich weiterbearbeitet werden kann. 

Visualisierung von Workflows

Auch lassen sich Prozesse anschaulich visualisieren. Solche Darstellungen machen selbst komplexe Vorgänge nachvollziehbar und sind individuell anpassbar. Die Möglichkeiten, die ein DMS bietet um Workflows zu automatisieren sind noch deutlich umfangreicher. Es lohnt sich für Unternehmen allemal sich mit diesen auseinanderzusetzten. Schon allein auf Grund der Tatsache, dass massiv Zeit eingespart werden kann, lohnt eine solche Investition.