Workflows und Zusammenarbeit mit dem DMS

Eine der wesentlichsten Funktionen eines DMS: digitale Workflows und damit verbunden eine bessere Zusammenarbeit.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verfügt über eine Reihe verschiedenster Funktionen. In dieser Reihe wollen wir Ihnen die wesentlichsten Funktionen einmal etwas näherbringen. An dieser Stelle werfen wir einen etwas intensiveren Blick auf die digitalen Workflows und die verbesserte Zusammenarbeit, die mit dem Einsatz eines DMS einher gehen. 

Siehe dazu auch: Gezieltes Workflow-Management mittels DMS-Software.

Was sind Workflows überhaupt? 

Workflows sind im ersten Moment nichts anderes als Arbeitsabläufe. Mit diesen werden im Allgemeinen die räumliche und zeitliche Reihenfolge von funktional, physikalisch oder technisch zusammenhängenden einzelnen Arbeitsschritten an einem Arbeitsplatz bezeichnet. Im Kontext eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) werden diese einzelnen Abläufe abgebildet und zeitlich hintereinandergeschaltet. Geht ein Dokument nun ein Dokument, beispielsweise via Mail in ein Unternehmen ein, so kann dieses direkt in einen bestimmten Arbeitsablauf eingeordnet werden. 

Schneller, transparenter und sicherer

Angenommen es handelt sich bei dem Dokument um eine Rechnung eines Lieferanten, so erkennt das DMS diese zunächst als Rechnung des entsprechenden Lieferanten und kann diese an die zuständige Stelle zur Prüfung weiterleiten. Ist diese geprüft kann diese via Knopfdruck an die Buchhaltung weitergeleitet und bezahlt werden. 

Sind dann auch diese Schritte erledigt, kann die Rechnung weiterverarbeitet beziehungsweise entsprechend abgelegt werden. Dies war nur ein Beispiel für derartige Workflows, die durch ein DMS unterstützt werden. Neben der Rechnungslegung können so an vielen verschiedenen Stellen derartige Workflows entstehen, auch an den Stellen, an denen ein Unternehmen zuvor eine solche Verbindung gar nicht vermutet hatte. 

Verwandt: Dank Workflow- Schritt für Schritt zum reibungslosen Ablauf.

Vorteile von Workflows

Dokumentenmanagementsysteme bieten mit den diversen Funktionen zur Gestaltung von Workflows viele verschiedene Vorteile. Neben den schnellen umlaufenden Dokumenten, birgt die neue Arbeitsweise den entscheidenden Vorteil in sich, dass alle Stellen mit demselben Dokument arbeiten. Das sorgt dafür, dass Fehler durch verschiedene Versionen nahezu ausgeschlossen werden, der Informationsfluss deutlich besser ist und keine Daten mehr versehentlich gelöscht oder vergessen werden. 

Letztlich machen die digitalen Workflows also die gesamten Arbeitsabläufe deutlich transparenter und sorgen zudem dafür, dass schneller gearbeitet werden kann. Dies birgt wiederum weiter Vorteile in sich. Beispielsweise kann der Cashflow verbessert werde oder die Anfragen von Kunden schneller und besser verarbeitet werden.