Der Definition nach ist DMS ein Dokumentenmanagementsystem welches bei der Verwaltung und Organisation von Dokumenten aller Art unterstützt. Ziel von DMS ist es, alle Dokumente in einem Unternehmen zu digitalisieren und so zu archivieren, dass diese zu jeder Zeit und einfach auffindbar sind.
Darüber hinaus bietet DMS-Software zahlreiche Funktionen zur Koordination und Entwicklung von Dokumenten, zur Bearbeitung, wie auch zur Kontrolle und Weiterleitung. Dadurch werden unternehmerische Arbeitsprozesse deutlich vereinfacht und optimiert. Über detaillierte Suchfunktionen können Anwender Dokumente jeder Art zu jeder Zeit einfach finden, da Dokumenten mit einem eindeutigen Tag versehen und gespeichert werden. Und dies bereits beim Eingang oder Erstellen eines jeweiligen Dokumentes. Ob Rechnungen, E-Mails oder deren Anhänge, alles lässt sich zentral verwalten und archivieren. Zudem verfügen DMS-Systeme über Funktionen zur Nachverfolgung von Dokumenten. Damit weiß jeder zugriffsberechtigte Mitarbeiter immer um den jeweiligen Status bspw. einer Rechnung, wer diese bearbeitet und zu wann diese fällig wird.
Ein DMS-System hat diverse Vorteile, die eindeutig für die Nutzung einer solchen Software sprechen. Hier einige Vorteile, die DMS-Systeme in der Regel mit sich bringen.
Wie jede Software haben DMS-System auch Schwachstellen. Grundsätzlich überwiegen die Vorteile solcher Systeme jedoch deutlich, andernfalls gäbe es sie schlichtweg gar nicht. Hier einige Nachteile, die solche Systeme haben könnten:
Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl verschiedener DMS-Systeme und viele verschiedene Anbieter dieser. Vieler dieser Systeme decken die Standardanwendungen des Dokumentenmanagement ab, verfügen darüber hinaus jedoch auch über diverse andere Funktionen, die zum Teil auf bestimmte Branchen oder auch Unternehmensformen spezialisiert sind. Grundsätzlich sollte man sich bei der Suche nach einem geeigneten DMS-System bereits im Vorfeld einige Fragen stellen:
Klar formulierte Ziele, die sie mit dem Dokumentenmanagementsystem erreichen wollen, helfen Ihnen bei der Auswahl eines geeigneten Systems und eines Anbieters. Zudem helfen die Unternehmensziele auch dem Anbieter zu verstehen, worum es Ihnen bei der Implementation geht. Es gilt zu jedem Zeitpunkt des Auswahl- und Einführungsprozesses, diese zuvor gesteckten Ziele im Auge zu behalten, damit Sie am Ende das Produkt bekommen, das Sie auch wirklich benötigen.
Haben Sie nun die zuvor genannten Fragen beantwortet und die konkreten Ziele formuliert, können Sie sich auf die Suche nach einem geeigneten System und Anbieter begeben. Da die DMS-Landschaft durchaus vielfältig ist und viele verschiedene Anbieter mit ihren Lösungen aufwarten, können Sie an Hand einiger Parameter Ihre Suche weiter einschränken. Hier geht es vor Allem um die von Ihnen gewünschten Funktionen, die das System abdecken muss, um die bevorzugte Plattform auf der Sie dieses einrichten wollen und natürlich auch um ihr Budget.
Neben den Standardfunktionen, die fast jedes DMS abdeckt, gibt es noch spezifischer Funktionen, die von einem DMS abgedeckt werden können. Man denke beispielsweise an digitale Patientenakten im Gesundheitssektor oder auch an wichtige Dokumente für Behörden bei der Einführung eines neuen Medikaments in der Pharmaindustrie. Ein DMS kann helfen, die diversen Vorschriften in den verschiedenen Branchen zu erfüllen. Gerade in der Lebensmittelindustrie gibt es zahlreiche Gesetze und Regelungen, die befolgt und natürlich auch dokumentiert werden müssen.
Eine der wichtigsten Überlegungen am Anfang ist jene nach der Plattform auf der das neue System implementiert werden soll. Hier kommen grundsätzlich vier verschiedene Formen in Frage. Cloud, lokal, auf gehosteten Servern oder eine hybride Form. Jeder hat seine ganz eigenen Vor- und Nachteile und es ist an Ihnen abzuwägen, wie Sie ihr DMS aufziehen wollen.
Letztlich entscheidet auch ihr Budget über den Umfang und die Implementierungsart ihrer DMS. Sie sollten ihre Erwartungen und die damit verbunden Ziele jedoch nicht nur dem Budget unterordnen. Überlegen Sie zusammen mit ihrem ausgewählten Lieferanten, wie ihre Ziele unter Berücksichtigung ihres Budgets erreicht werden können. Durch diverse Anpassungen hinsichtlich beispielsweise der Implementierungsart oder auch den Funktionen, können Einsparungen an der einen oder anderen Stelle gemacht werden, ohne dass Sie dabei von Ihren Zielen abweichen müssen.
Sie können sich auch jederzeit an unseren Support wenden: +49(0)541-20079681 oder eine E-Mail an info@dmssoftware.de schicken.
Ein DMS besteht aus verschiedenen Funktionen die dabei helfen können, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Durch die Verknüpfung dieser Funktionen können erhebliche Mehrwerte innerhalb und außerhalb ihrer verschiedenen Abteilungen geschaffen werden. Wir wollen im Folgenden auf die wesentlichsten Funktionen eingehen und erläutern, wie ein DMS auch Ihrem Unternehmen helfen kann.
Mit einem DMS-System lassen sich Dateien und Dokumente über eine integrierte Suchfunktion einfacher und deutlich schneller wiederfinden. Durch die Speicherung aller Dateien in einer zentralen Datenbank wird die Suche nach diesen massiv vereinfacht. Bereits bei der Speicherung der Dokumente werden eindeutige Namen, Bezeichnungen und Ursprünge an diese gebunden, sodass einfach und gezielt über ein Suchfeld nach verschiedenen Kategorien gesucht werden kann. So kann nach bestimmten Namen, Autoren, Abteilungen, Datum, oder auch nach jeweiligen Status gesucht werden. Man muss sich also nicht mehr durch einen Wirrwarr an Dateien arbeiten um gewünschtes Dokument auffindbar zu machen.
Die Genauigkeit und die Konsistenz Ihrer Daten wird durch den Einsatz eines DMS deutlich steigen. Mit einer Funktion zur Rechnungseingang- und ausgangsverarbeitung werden alle Rechnungen und Belege zentral und einheitlich gespeichert. Dies garantiert zum einen, dass jeder bearbeitende Mitarbeiter mit denselben Ausgangsdaten mit einheitlichem und nachvollziehbarem Design arbeitet und zum anderen, dass keine doppelten Dokumente zu Fehlern in den Arbeitsprozessen führen. Auch können von einem DMS verschiedene Datei-Typen verarbeitet und passend gespeichert werden. Es lassen sich also nicht nur reine Textdateien archivieren und benennen, sondern auch sämtliche andere Formate wie Audio-Dateien, Videos, Quellcodes oder auch eingescannte Rechnungen. Das DMS kann all diese verschiedenen Format so konvertieren, dass sie für jeden nutzbar und sichtbar werden. Oftmals gibt es Dateien und Dokumente in Unternehmen, die nur für eine bestimmte Abteilung oder nur von bestimmten Mitarbeitenden zugänglich sein dürfen. Auch hierfür kann über das DMS eine Zugangsberechtigung für sämtliche Dateien eingerichtet werden, sodass beispielsweise Personalakten nur vom jeweilig zuständigen Mitarbeiter einsehbar sind. Ebenso kann bei der Speicherung Rücksicht auf eine revisionssichere Ablage genommen werden. Dabei werden gesetzliche, wie auch betriebliche Speicherfristen oder auch Löschungen durch das System vorgenommen.
Durch die Funktion der Zugriffsvergabe für einzelne Dokumente können diese deutlich besser geschützt werden. So können beispielsweise Personalakten nur für die zuständigen Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden, sodass Unbefugte keinerlei Möglichkeiten mehr haben, diese einzusehen. Zudem können Dokumentenmanagementsysteme durch umfassende „audit trails“ nachvollziehen, wenn extern versucht wird auf Daten im Unternehmen zuzugreifen. Wenn beispielsweise auf ein bestimmtes Dokument außerhalb des Arbeitsplatzes und der Arbeitszeit zuzugreifen, kann dies ohne menschliche Eingriffe erkannt werden und das System kann eigenständig Maßnahmen ergreifen, wie den Benutzer sperren und eine Nachricht an die Administration versenden.
Durch eine detaillierte Versionsverwaltung lässt sich immer erkennen, wie es um den Status eines bestimmten Dokumentes bestellt ist. Es lässt sich für jeden zugriffberechtigten Mitarbeiter nachvollziehen, wer zu welchem Zeitpunkt ein bestimmtes Dokument bearbeitet und geändert hat. So sind immer alle auf dem neusten Stand. Auch lässt sich durch eine Versionsverwaltung der Originalzustand eines Dokumentes wiederherstellen. Ebenso können Dokumentenmanagementsysteme bestimmten Dokumenten verschiedene Freigabestufen zu weisen. Wenn beispielsweise ein Dokument erst zur Genehmigung an einer Stelle gehen muss, wird es für den anderen Mitarbeiter erst nach dieser Bearbeitungsstufe sichtbar und kann weiterbearbeitet werden. Dies sorgt dafür, dass es immer nur eine valide Version eines Dokumentes gibt.
Für viele Unternehmen kann es wichtig werden, den so genannten ISO-Normen zu entsprechen, weshalb sie sich überhaupt erst mit einem DMS auseinandersetzen. Doch nicht jede ISO-Norm ist für jedes Unternehmen gleichbedeutend. Daher ist es im Vorfeld wichtig herauszufinden, welchen ISO Normen und Richtlinien Ihr Unternehmen entsprechen sollte. Auch haben sich nicht alle DMS-Systeme auf jede einzelne Norm spezialisiert, weshalb man unbedingt im Vorfeld darauf achten sollten, ob das gewählte System den jeweiligen Anforderungen der ISO entspricht. Die meisten DMS-Systeme zeigen ihre Zertifizierungen unmittelbar mit an und es wird ersichtlich, welche Lösung nach welchen Richtlinien zertifiziert ist. Aber DMS-System können auch bei der Einhaltung weiterer Richtlinien und Gesetze helfen, die beispielsweise bei der DSGVO.
Darüber hinaus verfügen DMS-Systeme noch über zahlreiche weitere Funktionen, die mal mehr mal weniger häufig in Unternehmen Anwendung finden. Hier eine Auswahl:
Selbstverständlich spielt der Preis eines DMS-Systems eine entscheidende Rolle und um es gleich vorweg zu nehmen, kann die Frage, wie hoch die Kosten eines DMS-Systems sind, an dieser Stelle nicht final beantwortet werden. Zu sehr hängen die Kosten von verschiedenen Faktoren, wie z.B. der Art der Implementierung ab.
Zunächst muss also klar sein, was genau Sie überhaupt für Anforderungen an das System stellen. Folgende Faktoren entscheiden darüber hinaus über die finalen Kosten eines DMS-Systems:
Doch wie können Sie nun abschätzen, wie teuer eine Implementierung eines DMS letztlich werden kann? Dazu bleibt Ihnen meist nur der Blick auf ähnliche DMS-Einführungen in ähnlichen Unternehmen übrig. Dort können Sie einen Eindruck darüber gewinnen, wie teuer ein System in ihrem Bereich letztlich werden kann.
Mit unserem handlichen und benutzerfreundlichen DMS-Vergleichsportal können Sie über die Auswahl verschiedener Parameter ihre Suche nach einem passenden Anbieter ganz einfach starten. Geben Sie einfach dazu die Branche in der Ihr Unternehmen ansässig ist, die Anzahl der Benutzer, das Budget oder auch die gewünschten Funktionen an und lassen sich passende Anbieter anzeigen. Zudem können Sie über die praktische Vergleichsfunktion in unserem Portal, die einzelnen System gegenüberstellen und sehen so, die Vor- und Nachteile der einzelnen Lösungen.
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