Fallstudie: Stadtverwaltung Landeshauptstadt Erfurt

Lesen Sie hier, wie die Stadt Erfurt wichtige Meilensteine auf dem Weg zur digitalen Verwaltung mit nscale erreichen konnte.

Es ist Zeit, die Digitalisierung anzugehen: Diese Erkenntnis war bei den Verantwortlichen der Stadtverwaltung Erfurt bereits gereift, als das E-Government-Gesetz beschlossen wurde und diese Entwicklung beschleunigte. Sowohl interne als auch externe Anforderungen hatten zuvor des Öfteren den Wunsch nach einer elektronische Aktenführung geweckt. Also machte man sich an die Umsetzung und schrieb im Jahr 2014 ein Dokumentenmanagementsystem aus. Den Zuschlag erhielt die Ceyoniq Technology mit ihrer E-Akte-Lösung nscale. Heute hat die Behörde der Thüringer Landeshauptstadt wichtige Meilensteine auf dem Weg zur digitalen Verwaltung erreicht.

Mit positivem Nebeneffekt: Welchen großen Wert digitale Prozesse haben, wurde nicht zuletzt durch die Corona-Krise deutlich.

„Ganz klar: Durch die Pandemie und die damit verbundene Notwendigkeit, im Homeoffice zu arbeiten, hat sich die Aufgeschlossenheit für unser Digitalisierungsprojekt noch einmal erhöht“, sagt Tarek Unger.

Er ist Sachgebietsleiter DV-Organisation und verantwortlich für Fachverfahren und den technologischen Part der Digitalisierung der Stadtverwaltung. Gemeinsam mit Cliff Hering, der die Fachverfahren technologisch sowie organisatorisch betreut, ist er für die Einführung der E-Akte-Lösung in seiner Behörde zuständig.

„Diesen Schub haben wir deutlich gespürt.“

Die Einführung der E-Akte-Lösung nscale realisierte die Behörde zunächst schrittweise. So wurden zunächst Fachbereiche ausgerüstet, in denen aufgrund von technologischen Voraussetzungen und einer großen Offenheit der Anwender eine einfachere Implementierung möglich war. Diese Fachbereiche konnten in der Krise praktisch normal aus dem Homeoffice heraus arbeiten, denn dank E-Akte waren alle nötigen Informationen verfügbar. Fachbereiche, die zu diesem Zeitpunkt noch analog arbeiteten, durften zum Teil aus Datenschutzgründen die physischen Akten nicht zwischen Homeoffice und dem Sitz des jeweiligen Amtes hin- und hertransportieren.

„Spätestens da wurde vielen klar: Auch mein Fachbereich muss die Digitalisierung nun angehen“.

Schnittstellenoffenheit und Anpassbarkeit als Auswahlkriterien

Beim Start des Projektes war die Krise jedoch kein Thema. Vielmehr ging es darum, Bürgern und Mitarbeitern der Behörde die Vorteile digitaler Prozesse bieten zu können.

„Zudem konnte man ja davon ausgehen, dass die Einhaltung des E-Government-Gesetztes künftig auch Anforderung an die Kommunen sein würde“, so Unger.

Ziel der Stadt Erfurt war die Einführung einer standardisierten verwaltungsübergreifenden Lösung zur Aktenablage mit digitaler Ablaufsteuerung vom Posteingang über die Schriftgutverwaltung und Sachbearbeitung bis hin zur gesetzeskonformen Archivierung.

„Wir haben eine Lösung gesucht, die eine große Schnittstellenoffenheit besitzt. Sie sollte einfach erweiterbar und an die Anforderungen anpassbar sein, die in der Behörde gegeben sind.“

Diese Möglichkeiten wurden durch nscale erfüllt, die Informationsmanagement-Lösung der Ceyoniq Technology. Eingeführt wurden zunächst die Basisdienste E-Akte, Umlaufmappe und Postbücher. Die Verknüpfung der Basisdienste ist der Grundstein für eine medienbruchfreie Verwaltungsarbeit. Mit dem Basisdienst können viele standardmäßige Vorgänge in den einzelnen Ämtern ausgeführt werden.

„Das ist sozusagen die Quintessenz der Verwaltungsarbeit, die wir jedem zur Verfügung stellen müssen.“

Herausforderung individuelle Anforderungen

Als eine der größten Herausforderungen bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen bezeichnet Unger den Individualisierungsbedarf der jeweiligen Anwender.

„Man kann nicht davon ausgehen, dass jedes Amt mit der Standardlösung arbeiten kann. Es geht aber andererseits auch nicht, dass für jedes Amt individuelle Programmierungen vorgenommen werden. Das ist zu aufwendig und behindert zudem die Interoperabilität.“

Deshalb wird jeweils geprüft, ob eine bestimmte Anforderung generalisiert und in allen oder vielen Fachbereichen eingesetzt werden kann. Ist das der Fall, wird die Funktion als sogenannter Zusatzdienst für die einzelnen Fachbereiche als Konfiguration zur Verfügung gestellt. Eine neue Programmierung ist also nicht nötig. Ein einfaches Beispiel ist der Aktenzeichengenerator, der in einigen Ämtern eingesetzt wird. Nicht jeder Fachbereich nutzt Aktenzeichen, somit schalten nur die Fachbereiche diese Funktion frei, die sie benötigen.

Für nscale sprach bei der Lösungswahl nicht nur die Möglichkeit zur einfachen Anpassung an spezifische Bedürfnisse, sondern auch die große Schnittstellenoffenheit zur Anbindung von Fachanwendungen und Drittsystemen. Um den Bürgern die Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern, können bestimmte Anliegen online über dafür vorgesehene Formulare erledigt werden. Der dafür benötigte Formular-Server ist per Schnittstelle an nscale angebunden, sodass die Dokumente medienbruchfrei digital veraktet werden können.

Gleiches gilt für die von der Stadt Erfurt genutzte Cloud-Lösung, die ebenfalls verknüpft ist. So können Dokumente, die in nscale verwaltet werden, öffentlich zugänglich gemacht werden, ohne den externen Zugriff auf das System zu erlauben. Sie werden automatisiert in die Cloud hochgeladen und können dann nach Bedarf abgerufen werden.

Schlankes digitales Archiv

Einen schon heute deutlich sichtbaren Effekt hat die Anbindung an das rechtssichere Langzeitarchiv. Das macht sich speziell im Bauamt bemerkbar, in dem das ersetzende Scannen nach TR-Resiscan bereits genutzt wird. Hier hat man damit begonnen, die papierbasierten Akten zu digitalisieren. Im Baubereich fallen viele Dokumente an, die archiviert werden müssen. Deshalb existieren im Erfurter Bauamt fünf Räume allein für die Aufbewahrung der papierbasierten Aktenordner.

Das ändert sich aktuell: Die Unterlagen zu einem großen Möbelhaus beispielsweise füllten zuvor rund 90 Papierordner, die nun digitalisiert sind.

„Das ist im Prinzip ein ganzer Aktenschrank, den man mal eben so einspart und den entsprechenden Platz generiert“, erklärt Hering.

Beim Scannen wird ein Behördensiegel, eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur, aufgebracht, bevor das Dokument veraktet und archiviert wird. 

Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung: den Anwender im Blick

Eine andere Art Herausforderung stellt das Change Management dar. Hierbei ist die Unterstützung der Führungskräfte von großer Bedeutung.

„In den Fachbereichen, in denen die Bereitschaft zum Digitalisieren besonders hoch war, standen die Vorgesetzten von Anfang an hinter dem Projekt“, betont Hering.

Wichtig sei es in jedem Fall, die Betroffenen mit ins Boot zu holen.

„Meldet ein Fachbereich einen Bedarf an, vereinbaren wir zunächst einen Beratungsterminen, bei dem die Vorgesetzten, die IT-Verantwortlichen und die Key-User des Fachbereichs teilnehmen.“

Im Gespräch wird geklärt, was es braucht, um den Bedarf zu decken und wie die Einführung ablaufen wird.

Im Zuge der Einführung werden die Key-User gesondert geschult, sodass sie anschließend eigenständig die Kollegen anleiten können. Ergänzend gibt es digitale Einführungskurse, die teils ausführlich das Programm von A bis Z erklären und teils nur kurze Vorgänge zeigen. Letztere dienen vor allem dazu, noch nicht eingewiesenen Mitarbeitern einen schnellen Überblick über die Verwendung der Software zu verschaffen und mögliche Ängste und Vorbehalte abzubauen.

„Um von Anfang an eine möglichst hohe Akzeptanz zu erreichen, haben wir viele Begriffe aus den analogen papierbasierten Prozessen ins Digitale übertragen. Wir wollten ein Produkt, das wir möglichst einfach anpassen können, wo es notwendig ist. Und das ist mit nscale möglich, das ist ein großer Vorteil. Heute können wir sagen, dass gut funktioniert, was wir bisher umgesetzt haben.“

Fazit

Die Einführung einer E-Akte-Lösung in der Stadtverwaltung Erfurt war von Anfang an als langfristiges Projekt geplant. Die Ergebnisse zeigen, dass das schrittweise Vorgehen die richtige Herangehensweise ist. Von zentraler Bedeutung für das Gelingen eines Digitalisierungsprojektes ist, neben der Wahl einer geeigneten leistungsstarken Lösung, die Akzeptanz der Anwender. Diese kann durch umfassende Beratung, die Unterstützung von Führungskräften und durch eine einfache, intuitive Handhabung der Software erreicht werden.

Podcast: Landeshauptstadt Erfurt setzt auf E-Akte nscale

Wie die Stadtverwaltung Erfurt bei der Implementierung der digitalen Akten vorgeht, welchen Herausforderungen sich die Akteure stellen müssen und welche weiteren Digitalisierungsvorhaben von Bedeutung sind, darüber spricht Caroline Illhardt mit Tarek Unger und Cliff Hering in einer Episode des Ceyoniq Podcasts „schon digital?“.