Was ist Starke-DMS?

Erfahren Sie mehr über die DMS-Software Starke-DMS: Funktionen, Branchen, Vorteile und vieles mehr.

Der Unternehmenssoftwaremarkt ist überaus vielfältig und ausdifferenziert. Das ist auch DMS-Segment der Fall. Vielen Unternehmen fällt daher die Wahl eines geeigneten Dokumentenmanagementsystems sehr schwer. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen im Folgenden ein beliebtes DMS-System vor: Starke-DMS. Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich bei einer DMS-Software eigentlich handelt.

Inhaltsverzeichnis 

• DMS Definition: Was ist DMS-Software?
• Über Starke-DMS
• Für wen eignet sich Starke-DMS?
• Fazit: Was Sie bei der DMS-Auswahl beachten sollten

DMS Definition: Was ist DMS-Software? 

DMS ist die Abkürzung für „Dokumentenmanagementsystem“; einer Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. Dokumentenmanagementsysteme erfüllen in Unternehmen die Aufgabe der digitalen Abbildung aller Dokumentenmanagementprozesse. Diese lassen sich dann innerhalb des Systems verwalten, optimieren und automatisieren.

DMS und ECM 

DMS-Software kann entweder als eigenständige Lösung oder aber als Teil eines vollumfänglichen ECM-Systems betrieben werden. Unabhängig davon, welcher Ansatz verfolgt wird, lassen sich Dokumente aller Art mittels DMS-Software verwalten.

Dokumentenarten im DMS 

Dazu zählen nicht nur Dokumente aus Textverarbeitung und Tabellenkalkulation, sondern beispielsweise auch

• Grafiken, Bilder,
• Video-Aufnahmen, Audio-Aufnahmen,
• CAD-Dateien,
• Formulare (beispielsweise aus EDI),
• u.v.m.

So fungiert ein DMS auch als zentrale Datenbank für sämtliche im Unternehmen anfallenden Dokumente; unabhängig von der Dokumentenart oder Quelle.

Vorteile einer DMS-Software

Dabei ist das System nicht nur eine bloße digitale Ablage, sondern unterstützt beispielsweise auch die Zusammenarbeit an Dokumenten im Rahmen von abteilungsübergreifenden Workflows. Da alle Mitarbeiter mit denselben Daten im selben System arbeiten, werden Missverständnisse vermeiden und Fehlern wird vorgebeugt.

Darüber hinaus umfasst der Funktionsumfang moderner DMS-Software auch zahlreiche Automatisierungen, die die Belegschaft bei der Ausführung administrativer Tätigkeiten entlastet. Diese Automatisierungen kommen auch bei der Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen zum Tragen, sodass beispielsweise die DSGVO-konforme Dokumenten- und Informationsverarbeitung erleichtert wird.

Über Starke-DMS

Das Unternehmen hinter Starke-DMS ist in Deutschland mit drei Niederlassungen vertreten: Der Starke + Reichert GmbH & Co. KG in Kassel, der Starke Datensysteme GmbH in Eisenach und der Starke Datensysteme Erfurt GmbH in Erfurt (vgl. starke-dms.de, 22.07.2021).

Starke-DMS: Zum System 

Das Unternehmen bietet vielfältige Lösungen für unterschiedliche Zwecke an. Alle wichtigen Module und Funktionen sind dabei Teil der Marke Starke-DMS.

Starke-DMS Funktionen 

Dazu zählen die Eingangsrechnungsverarbeitung, die Prozessoptimierung, Smartmail/ digitaler Postausgang, Belegerkennung, E-Akte, Webviewer/ mobile Anwendungen, E-Mail-Archivierung, Qualitätsmanagement, Sanktionslisten-Prüfung, ERP-Anwendungen, Diamant-Integration (Rechnungsbearbeitung), GoBD, digitale Personalakte, digitale Immobilienverwaltung, Vertragsverwaltung und DocuSign-Integration (digitale Signatur/ e-Signatur) (vgl. starke-dms.de, 22.07.2021). Es wird keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit oder Aktualität erhoben.

Für wen eignet sich Starke-DMS? 

Das Unternehmen wirbt auf der eigenen Internetpräsenz mit der individuellen Anpassbarkeit von Starke-DMS. Sollte eine benötigte Funktion bzw. ein benötigtes Modul nicht standardisiert abgedeckt werden, empfiehlt es sich, den direkten Anbieterkontakt zu suchen, um Möglichkeiten zu besprechen.

Starke-DMS: Branchen 

Der Anbieter hat zahlreiche Referenzen aus unterschiedlichen Branchen vorzuweisen. Dazu zählen: Dienstleistung, Produktion, Logistik, Verwaltung, Handel, Baugewerbe, der Soziale Bereich sowie Individuallösungen (vgl. starke-dms.de, 22.07.2021).

Referenzen oder Case Studies aus Unternehmen der eigenen Branche sind eine wertvolle Orientierungshilfe bei der Suche nach einer geeigneten Unternehmenssoftware. Grundsätzlich gilt dabei: Je ähnlicher der thematisierte Betrieb dem eigenen Unternehmen ist, desto relevanter wird auch die Referenz für das eigene Vorhaben.

Anforderungen variieren 

Dennoch sollte berücksichtigt werden, dass jedes Unternehmen über individuelle Prozesse und Strukturen verfügt. So sind auch zahlreiche Referenzen und Fallstudien noch keine Garantie für einen erfolgreichen Einsatz im eigenen Betrieb. Daher lässt sich nie eine pauschale Empfehlung für ein System aussprechen.

Lastenheft erstellen

Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen vor der Auswahl eines Systems zunächst intensiv mit ihren eigenen Anforderungen befassen und konkrete Ziele definieren, welche durch die Einführung einer DMS-Software erreicht werden sollen. Daraus lassen sich dann wiederum detaillierte Anforderungen ableiten, welche in Form eines Lastenheftes festgehalten werden. Das Lastenheft dient dann als wichtige Entscheidungsgrundlage bei der DMS-Auswahl.

Fazit: Was Sie bei der DMS-Auswahl beachten sollten

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Starke-DMS eine vollumfängliche Dokumentenmanagementlösung mit zahlreichen Integrations- und Einsatzmöglichkeiten ist. Darüber hinaus eignet sich das System für den Einsatz in unterschiedlichen Branchen und lässt sich bei Bedarf auch an die individuellen Geschäftsanforderungen anpassen.

DMS muss Prozesse vollumfänglich abbilden können 

Bei der Auswahl einer DMS-Software sollten Unternehmen in jedem Fall darauf achten, dass das System alle vorliegenden Dokumentenmanagementprozesse digital abbilden kann. Nur so kann ein neues System den höchstmöglichen Mehrwert in den eigenen Betrieb tragen. Ob sich dies mit Starke-DMS realisieren lässt, muss jedes Unternehmen individuell evaluieren.